SFAとはどのようなシステム？機能やメリットデメリットを紹介

インターネットやスマートフォンの普及と同時に魅力的なシステムが多数開発されている中で、営業の仕事にも大きな変化が訪れようとしています。中でも、営業活動を支援して効果的に成績を伸ばせると期待されている「SFA」が注目を集めており、さまざまな企業で導入が進んでいるようです。

しかし、SFAはまだ幅広い企業で導入されているわけではないので、「SFAがどのようなシステムなのかよく分からない」や「スムーズにSFAを導入するためにはどうすれば良いのか？」など疑問を抱える人も多いかもしれません。今回は、SFAの概要やCRMとの違い、SFAを導入するメリットデメリットやSFAを導入する際に意識すべきポイントを詳しく説明します。

そもそもSFAとは？

まずはSFAの概要を知ることから始めましょう。SFAと似たようなシステムに「CRM」もあるため、システムの違いを知っておきたいところです。以下では、SFAの概要やCRMとの違いについて詳しく説明します。

営業を支援するシステムのこと

SFAは、「Sales Force Automation」を省略したもので、直訳すると「営業を自動化する」という意味になります。

SFAは、顧客情報の管理や案件の整理など、営業プロセスの幅広い部分を自動化してくれるのが特徴です。営業スタッフにしかできない仕事に注力できるようになるので、より効率的に営業成績を伸ばせると期待されています。

SFAとCRMとの違い

営業スタッフの仕事を支援してくれるSFAですが、似たようなシステムに「CRM」があります。

CRMは、「Customer Relationship Management」を省略したもので、顧客情報の管理やITを活用した情報活用などの業務を効率化してくれるのが特徴です。顧客情報を管理するという点ではSFAと共通していますが、CRMはマーケティングやカスタマーサポートなど、顧客管理に関係する部門との情報共有や、効果的な顧客アプローチの提案を目的としているため、営業活動の効率化を主な目的としているSFAとは違いがあります。

ただし、CRMシステムの中にSFAの機能を搭載したサービス多く出回っていることから、導入しているシステムによっては、違いを区別しにくいものがあるかもしれません。

SFAで利用できる5つの機能とは？

SFAで利用できる機能には、主に次の5つがあります。

・顧客情報の管理
・案件の整理
・営業スタッフの行動管理
・売上予測と実績の可視化
・レポートの管理

これらの機能が具体的にどのようなものかを知っておけば、企業にSFA導入後の仕事の進め方をイメージしやすくなるでしょう。以下では、SFAで利用できる機能を詳しく説明します。

顧客情報の管理

1つ目は、顧客情報の管理です。

SFAでは、企業名や顧客の情報などの基本的なものから、取引担当者の氏名や役職、商談で話した内容まで、幅広い情報を分かりやすく管理することが可能です。多くなるほど管理が難しくなる名刺も、同一システム内に保存できることから、より効率的に顧客情報を管理できるようになります。

案件の整理

2つ目は、案件の整理です。

事業規模が大きくなるほど企業の取扱案件の数は増えやすく、案件の進捗や対策が必要な案件はどれなのか、など情報を整理する作業に大きな手間がかかる恐れがあります。SFAを導入すれば、案件ごとの進捗管理が手軽に把握できるようになります。プロジェクトの全体像を確認しやすいだけでなく、案件ごとの詳細情報も簡単にチェック可能です。

また、それぞれの案件の営業担当者や受注見込み確度、見積金額や販売金額などの情報を一元管理することもできます。注力すべき部分や改善すべき部分を見つけやすいので、効率的な営業活動につなげられるでしょう。

営業スタッフの行動管理

3つ目は、営業スタッフの行動管理です。

管理者からは目が届きにくい営業スタッフの行動は、報告を受けるまで全体像が把握できないことが多いのではないでしょうか。また、営業スタッフが多くなるほどそれぞれの行動を把握するのが難しくなるので、効果的な指示も出しにくくなります。

SFAを利用すれば、案件ごとの営業担当者や各営業スタッフの訪問回数、商品・サービスの提案回数や受注率などの情報を1つの画面で把握することが可能です。社外からリアルタイムで情報共有できるので、タイムリーな報告・連絡・相談を実現できます。

売上予測と実績の可視化

4つ目は、売上予測と実績の可視化です。

売上予測や実績などを数値化している企業がほとんどだと思われますが、実際にこれらを可視化して目標と照らし合わせられるようなシステムを構築しているところは少ないでしょう。

SFAを利用すれば、スマートフォンやパソコンをつかって、どこからでも情報を入力・確認することが可能になります。目標の達成状況もリアルタイムで可視化できるので、精度の高い案件情報を参照しながら今後の戦略を考えられます。

レポートの管理

5つ目は、レポート管理です。

入力にある程度の時間がかかるレポート作成は営業スタッフにとって手間がかかるだけでなく、業務の時間を圧迫しやすい部分といえます。SFAを利用すれば、スマートフォンやパソコンから事前に用意されているフォーマットに入力するだけでレポートを完成させられるため、手間を省けるようになります。

通知システムがあるので、管理者は営業スタッフの成果をリアルタイムで確認することが可能です。タイムリーにレポートを確認できれば次のアクションを考えやすくなるので、より効率的にプロジェクトを進められるでしょう。

SFAのメリットを知っておこう

営業活動をスムーズにするための機能が多く設けられたSFAですが、SFAを導入することで次のようなメリットが生じます。

・営業活動に集中できるようになる
・営業部門全体の動きが改善する
・能力の高いセールススタッフを育成できる

以下では、SFAを利用するメリットを詳しく説明します。

営業活動に集中できるようになる

SFAを利用すれば、商談のスケジュール調整やレポート作成など、営業活動のさまざまな部分を自動化できます。入力した情報はタイムラインや顧客・人脈情報、商談リストや実績管理表などあらゆるツールに自動反映されるので、営業スタッフの業務負担を大幅に軽減できるかもしれません。

自動化によって削減できた時間を、顧客対応や打ち合わせなど営業スタッフにしかできない業務に充てれば、より生産性の高い事業運営が可能になるでしょう。

営業部門全体の動きが改善する

SFAの導入によって、営業スタッフ個人だけでなく、営業部門全体の動きも改善させられます。SFAが業務の進捗や顧客の反応などをリアルタイムで可視化してくれるためです。

営業活動の進捗にあわせてマネージャーがタイムリーに指示を出せば、わざわざオフィスに戻ることなく現地で次のアクションを起こすことも可能なため、プロジェクトを効率的に進められるようになります。

能力の高いセールススタッフを育成できる

SFAを利用すれば、顧客管理業務や営業活動を効率化できるだけでなく、営業スタッフごとのノウハウを共有することもできます。高い営業成績を出しているセールススタッフがどのような行動特性を持っているのか、どのような考え方をしているのかを分析すれば、社員の育成にも役立ちます。

個人の能力に依存している企業では、その営業スタッフがいなくなっただけで戦力が大幅に下がってしまう可能性もあります。SFAで営業ノウハウを蓄積・共有すれば、安定的な営業成績を出せる企業へと成長できるでしょう。

SFAを導入するデメリットとは？

SFAを導入するメリットは大きいですが、その反面デメリットもあります。SFAを導入するデメリットとして、次の4つが挙げられます。

・導入コストがかかりやすい
・営業スタッフに受け入れてもらえない危険性がある
・システムが現場に適用しないことがある
・機能をつかいこなせない場合がある

これらのデメリットに注意してSFAを導入すれば、企業の売上アップにつながる営業活動を実践しやすくなるでしょう。以下では、SFAを導入するデメリットを詳しく説明します。

導入コストがかかりやすい

SFAには無料で利用できるものもありますが、サービスによっては利用できる機能が限定されていたり、つかい勝手が悪くて定着しづらいかもしれません。パッケージ型のSFAやクラウド型のSFAを選べば、幅広いサービスから企業に適したものを導入できるので企業に定着しやすくなると考えられます。

しかし、パッケージ型のSFAは、自社サーバーの設置やインストールなどでそれなりの費用がかかってしまいます。システムの保守管理の維持費用もかかるため、将来的なコストを考えた上で導入を検討しましょう。

また、クラウド型のSFAは、パッケージ型のものよりも初期費用がかかりにくいですが、ユーザー数に応じて月額利用料が増えるなど、場合によっては多くの費用がかかるケースがあります。パッケージ型のSFAと比較しながら、長期的に利用できそうなサービスを選びましょう。

営業スタッフに受け入れてもらえない危険性がある

SFAを定着させるためには、営業に関するさまざまな情報をシステムに入力する必要があります。そのため、「今までよりも業務負担が増えてしまうのではないか」と受け入れに難色を示す営業スタッフが出てくるかもしれません。

SFAがなぜ企業にとって必要なシステムなのか、本当に業務の効率化するのか、人事評価にどのような影響を与えるのか、など幅広い情報を営業スタッフに分かりやすく伝える工夫が求められます。必要に応じてトライアル期間を設けるなど、実際にシステムに触れる機会をつくると、営業スタッフに受け入れてもらいやすくなるでしょう。

システムが現場に適用しないことがある

実際にSFAを導入する際は、経営陣と情報システム担当者が連携して業務のシステム化を進めることになるでしょう。しかし、SFAを利用するのが現場の営業スタッフであることを意識しておかなければ、システムが現場に合わないという事態になりかねません。

企業によっては、SFAの導入を決めてから現場の声を聴くケースもあるかもしれませんが、本当に現場の営業スタッフがつかいやすい仕組みを構築したいのであれば、SFAの導入を検討する段階から現場の声に耳を傾けておくことが大切です。

機能をつかいこなせない場合がある

導入するSFAの機能が多すぎると、営業スタッフがうまくつかいこなせない場合があります。特に、ITスキルが高くない従業員ほどSFAをつかいこなすまでに時間がかかりやすいため、プロジェクトの進行に支障をきたしてしまうことも考えられます

そのため、アナログな手法で営業成績を伸ばし続けてきた営業スタッフがいる場合は、SFAを導入することで大きく事業の成果を落としてしまう可能性もあります。一度に多くの業務をシステム化させるのではなく、状況に応じて部分的にSFAを導入する方法も選択肢に入れておきましょう。

SFAを導入する際に意識すべきポイント

SFAの導入によって企業の営業成績を伸ばすためには、次のポイントを押さえておくことが大切です。

・SFAを導入する目的を明確にする
・営業スタッフがつかいやすいシステムを選ぶ
・データを活用できる体制を整える

これらのポイントを意識してSFAを導入すれば、営業活動をスムーズにシステム化しやすくなります。以下では、SFAを導入する際に意識すべきポイントについて詳しく説明します。

SFAを導入する目的を明確にする

「SFAを導入すれば業務が効率化する」や「SFAで売上アップにつなげられた」といった情報はよく見かけますが、SFAを導入しただけで企業の業績が上がるわけではありません。SFAはあくまで目標を達成するためのツールだという認識のもとで活用することが大切です。

「メンバーの動きを可視化してチーム全体の動きを改善させたい」や「能力の高い営業スタッフの動きを参考にして新人を育成したい」など、SFAを導入する目的を明確にしておけば、システムを導入してからも一貫性のある事業運営を続けやすくなるでしょう。

営業スタッフがつかいやすいシステムを選ぶ

SFAシステムを直接的に利用するのは営業スタッフなので、いかに営業スタッフがつかいやすいシステムを選ぶかということも大切です。直感的につかえるシステムか、簡単にデータ入力できるか、見やすい画面になっているかなど、使用者の立場を考えて導入するSFAを決めましょう。

特にカスタマイズ性は、企業の方針や時代の変化に適応できるかどうかに大きく影響する部分です。変化に柔軟に対応できるシステムであれば、企業の営業活動を長期的にサポートしてくれるでしょう。

データを活用できる体制を整える

豊富にデータを集めても、データを活用できる体制が整っていなければ、より良い営業活動へとつなげることはできません。SFAを導入したことに満足するのではなく、収集・分析したデータに基づいて事業の運営方法を柔軟に変えられる仕組みを事前に整えておきましょう。

仕組みを変える際は、経営者だけでは対処できないケースがほとんどです。必要に応じてマーケティング部門や広報部門、人事部門などと連携し、情報を共有しながらタイムリーに方針を転換できるような組織づくりをしておくことも重要です。

まとめ

SFAの概要や導入するメリットデメリット、SFAを導入する際のポイントなどを説明しました。

SFAにもさまざまな製品がラインナップされていますが、大切なのはSFAを導入して何を改善させたいのか、どのような事業運営をしていきたいのかをはっきりさせておくことです。SFAを導入してから効果が得られるまではある程度時間がかかるケースが多いです。導入時期の目安が決まっているなら、なるべく早い段階から準備を進めるようにしていきましょう。