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テレワークに必要なものは何?これがあれば自宅が職場になる!

コロナウイルスの影響もあり、テレワークに切り替えて働く人が増えてきました。自宅で仕事ができるのはとても便利ですが、「テレワークを始める時に必要なものは何か」「準備しておいた方がいいものは?」など、初めてテレワークをする前は何をすべきかわかりませんよね。テレワークで用意するべきものや、良く利用されているツールなどを紹介します。

テレワークとは

テレワークは「tele:離れた所」と「work:働く」をあわせた言葉。英語ではなく造語です。インターネットやパソコンなどの通信技術を使って、自宅やコワーキングスペース、カフェなどオフィス以外の場所で仕事をすることを言います。

テレワークが増えてきた理由

コロナウイルスの感染が拡大する前から、「テレワーク」という言葉を耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。政府が働き方改革の一つの取り組みとしてテレワークを推奨してきたこともあり、少しずつテレワークという言葉が浸透し、実際の働き方をリモートワークに変える企業も増えてきました。

テレワークを導入することで、通勤時間帯の交通機関の混雑を緩和したり、働く人も通勤時間がなくなり働き方にゆとりが出たりといったメリットがあります。

また企業側も交通費を支給する必要がなくなったり、光熱費が節約できたりと、経費削減が期待できます。テレワークが増えてきたきっかけについて考えてみましょう。

オリンピック

1年の延期が決まった東京オリンピック。本来は2020年7月に開催される予定でした。政府は東京オリンピックが開催される時期は世界中から多くの観光客が日本に集まることを考えて、東京の朝と夕方の通勤時間帯のラッシュを減らすため、テレワークを推奨してきました。

他にもフレックス勤務の導入で、早朝から働いたり出勤を遅くしたりという時差通勤も勧めています。多くの企業がテレワークやフレックス制を取り入れることができれば、出勤と帰宅時間の公共交通機関の混雑が緩和されるという目論見があったのです。

コロナウイルス

オリンピックは延期になりましたが、別の理由で多くの企業が社員をテレワークに切り替えることになりました。新型コロナウイルスの感染が拡大してきたからです。

日本政府は2020年4月7日に「緊急事態宣言」を発令。不要不急の外出を控えるのはもちろん、企業に出勤して働く人の70%〜80%をテレワークに切り替えるよう要請しています。テレワークで働くことで、社員が通勤時や勤務時間内にコロナウイルスに感染する危険を回避することができます。

社員がウイルスに感染した場合、その人だけではなく周囲の一緒に仕事をしていた人や取引先などの濃厚接触者も自宅で待機しなければいけません。テレワークの実施でこれらのリスクが減らせるため、多くの企業がテレワークを導入しています。

テレワークで揃えておきたいもの

自宅でテレワークを始める際に、まず揃えておいたほうがいいものを見ていきましょう。最低限以下の基本的な3つのものがあれば、いつでもテレワークを始めることができます。ないものがあれば、ぜひ準備をしてからテレワークを始めてください。

パソコン

パソコンはテレワークには必須のアイテムです。会社で働いていた人ならば、会社で支給されるパソコンを自宅に持って帰って使うようになります。貸し出されているパソコンがノートパソコンならば問題ありませんが、デスクトップの大型の場合は、会社からテレワーク用のノートパソコンを準備してもらいましょう。

新しいパソコンを使う場合には、テレワークに切り替える前に仕事に必要なファイルやデータにアクセスできるか、共有フォルダが開けるかなどを確認してから自宅に持ち帰るようにしてください。また自分が所有しているパソコンを使用する場合にも、必要な資料やデータにアクセスできるかの確認と、セキュリティに関する対策もしっかり行っておきましょう。

Wi-Fi環境

Wi-Fiも必要アイテムです。有線のインターネット回線を使用している人は、テレワークでパソコンをつなぐと他の電子機器が使えなくなってしまうので、無線のWi-Fi環境にする方が便利です。

スマートフォンやタブレットにもインターネットをつないでおくことができますし、家族もそれぞれの端末を使うことができます。また仕事をする時に動作が問題なく快適に行えるように、インターネットの速度が早い光回線だとより安心です。

イヤホン

テレワークでは、オンラインで会議を行うこともあります。定期的なミーティングはもちろん、特定のプロジェクトの進捗状況や議題の検討など、実際に顔を見て話をしたい場面も多くあるでしょう。仕事を遠隔で進めていく上で、他の社員と話し合い、情報を共有することは大切です。

1人で仕事ができる個室を確保できるならいいですが、家族と一緒にいる場合や外出先でのオンライン会議の時にイヤホンが必要になります。企業の機密情報や発売前の商品情報など家族といえども聞かれたくない内容の話も出てくることもあるので、会議用のイヤホンがあると安心です。

テレワークで良く使う便利ツール

オンラインのミーティングで良く利用されているツールを紹介しましょう。

メールのやりとりよりも素早く話ができるチャットや、顔を見て会話ができるツールなどさまざまあります。基本的に会社や所属する部署で使っているツールに登録して、チャットやミーティングに参加します。どのツールも使い方は簡単で、すぐに利用することができます。

ChatWork

ChatWork(チャットワーク)は、ビジネス向けのチャットツールです。登録をしてアカウントを作れば利用できます。1対1のチャットはもちろん、プロジェクトやセクションごとにチャットのグループを作って全員でやりとりしたり、ファイルや画像を添付したり、タスクを管理したりすることができます。

やるべき仕事や業務をタスクにあげておくと、自分が忘れないだけではなく、完了報告をして管理者に知らせることも可能です。

自分宛てのメッセージがきた場合は、チャットワークのタブのところにカッコでメッセージ数が表示されるのですぐにわかります。スマートフォンにアプリを入れておけば、パソコンを開いていない時でも、メッセージがあれば見たり返信したりできて便利です。

zoom

zoom(ズーム)を使用すると、オンラインで複数の人とミーティングができます。無料でも100人同時に会議に参加することができ、有料にすれば最大1,000人まで参加することが可能です。

ホワイトボード機能や、会議の自動保存機能などがあるので便利に使えるでしょう。画質がきれいで安定しているので、会議だけではなくセミナーや研修など幅広くビジネスに利用されています。

Slack

Slack(スラック)もビジネス用のチャットツールです。チャンネルを作成したり、メッセージのやり取りやファイルを共有したりできます。

またリマインダー機能やbotの作成など、仕事を進める上で便利な機能も多くあります。日本語に対応しているので、すでに多くの企業で使われているツールです。



しっかり準備して快適にテレワークしよう!

すべての業務、または一部をテレワークにしている人は、2020年4月現在ですでに70%以上にのぼると言われています。
今はまだ通勤してい業務を行う形を取っている企業でも、テレワークに必要なIT環境が整えば導入するところも増えてくるでしょう。オリンピックやコロナウイルスの感染拡大がきっかけで広まってきているテレワークですが、企業と働く人それぞれにメリットも大きく、これからも増えていくと思われます。

テレワークのために個人が準備する必要があるものはそんなにありません。快適なインターネット環境とパソコンさえあれば、多くのことがテレワークで行えます。ぜひ自分のペースで仕事ができるテレワークを活用していきましょう。

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