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RPAツールを選ぶポイントとは?おすすめRPAツールも紹介します

労働人口の減少や脱残業など効率的な働き方を求める社会背景から、業務を自動化するRPAに注目が集まっています。ただRPAに関するツールは複数あり、どんなポイントで選べば良いかわからない人もいると思います。そこで、おすすめのRPAツールを紹介します。
世界の多くの国々で少子高齢化が進行していますが、なかでも日本は世界トップクラスに高い高齢化率となっています。現在の日本の総人口は1億2577万人(令和2年11月1日現在)で、2008年の1億2808万人をピークに減少に転じており、2048年に1億人を割り込むと予想されています。さらに2060年には国民のおよそ2.5人に1人が65歳以上の高齢者になるという予想もあります。高齢化が進むことで、労働力の中心である生産年齢人口(15歳から64歳まで)も減少しており、企業にとって人材の確保は大きな問題となっています。また、日本の労働生産性はOECD加盟国の34か国のうち21番目。先進国の中では最低水準で、労働生産性の低い国です。このような労働人口が減少し、労働生産性も低い日本では、それを補う手法としてRPAに注目が集まっています。ただRPAに関するツールは複数あり、どんなポイントで選べば良いかわからない人もいると思います。そこで、おすすめのRPAツールを紹介していきます。

そもそもRPAとは?

RPAはRobotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)の略で、「ロボットによる業務の自動化」と訳されています。ロボットを使って、業務を効率化させる試みは、いまにはじまったことではありません。とくに大量に製品を製造する大規模工場では、1950年代から工場のオートメーション化がスタートしています。現在は自動車の製造ラインや電気製品の組み立て工程でロボットが活用されていますが、事務作業などのオフィスワークでは長らく人力に頼っていました。手間も時間もかかる単純作業(ルーティンワーク)をソフトウェアを使って、自動化しようというのがRPAです。人手不足や働き方改革が叫ばれる中、ひとつの解決策としてRPAに注目が集まっています。

RPAツールを導入するメリット

RPAはソフトウェアを使って、単純作業を自動化する手法ですが、導入することで具体的にはどんなメリットを享受できるのでしょうか? オフィスにRPAツールを導入するメリットを整理しておきましょう。

業務の効率化につながる

事務作業の中に、PCでのデータ入力作業など、一定程度ルーティンワークがあるのではないでしょうか? 難易度は高くないけれど、作業量が膨大で時間がかかるため、人や時間を割く必要がある業務です。こうした業務をRPAツールで自動化すれば、人や時間を別の作業に振り分けることができます。よりクリエイティブな業務に集中できるため、効果的に使えば、業務の効率化につながります。

仕事のミスを抑えられる

人間はミスをすることがありますが、指示されたルールにしたがって機械的に動くロボットは作業を正確かつ素早く実施してくれます。集中力が切れることもなく、一定のスピードで完了まで続けてくれるため、これまで発生していた仕事上のミスが抑えられるようになります。

人材不足の解消につながる

従来はマンパワーが必要だった業務も、自動化することで少ない人員で最大のパフォーマンスを出せるようになります。その分のマンパワーを不足している部署・作業に分配することができるため、人材不足の解消につながります。

コストを抑えた業務運営ができる

マンパワーを使って行っていた作業をRPAツールで自動化できれば、その分の人件費を抑えることができます。また、ツールは24時間365日稼働させることもできるため、コストが大幅に下がっていきます。

RPAツールを導入するデメリット

上手に活用すれば、メリットの多いRPAツールですが、万能というわけではありません。いくつかデメリットもあり、事前に理解しておかなければ、思わぬ失敗をしてしまい、余計な時間やマンパワーがかかってしまう危険もあります。RPAツールを導入するデメリットも知っておきましょう。

システム障害が起こると業務が停止する

RPAはシステム障害やバグが発生すると、作業が止まってしまう危険性があります。通信障害など外部のサーバーにトラブルが発生するケースもあれば、パソコンやサーバーの能力を超えるような負荷の高い動作を実行することで、パソコンやサーバーがダウンしてしまうこともあります。もし、予期せぬ形でサーバーがダウンすると、保存データや作業中のデータが消失してしまうリスクもあります。人力による業務では発生しないトラブルだと言えます。

プログラム変更すると誤作動を起こす危険性がある

プログラムや設定を変更するときには注意が必要です。それまでは正常に動作していたとしても、小さな変更をきっかけに誤作動を起こしてしまう危険性があります。RPAツールには学習機能がないため、自ら学び、処理方法を修正してくれることはありません。変更後の指示が正しいのか事前に検証することはもちろん、動作確認テストを行うことも重要です。システムやアプリケーションのヴァージョンアップがRPAツールの動作に悪影響を及ぼす危険もあります。

情報漏洩のリスクが高くなる

ネットワークにつながったサーバでRPAツールを使うなら、外部からの不正アクセスなどによって情報が漏洩するリスクにとくに注意する必要があります。機密情報を取り扱っているなら、なおさらです。情報セキュリティの対策が万全なのか、プロの意見も取り入れながら、事前に検証しておきましょう。

RPAツールが必要な事例とは?

RPAツールは万能な自動化ツールではありません。RPAツールでの処理に適した事例・要件があり、もし要件があわなければ、他の自動化ツールを探る必要があります。

大量のデータ処理が必要

RPAツールと似た自動化のツールとして、マクロがあります。コンピュータの操作を自動化する技術のことで、たとえばマイクロソフト社の表計算ソフトのExcelやAdobe社のソフトウェア、Googleのスプレッドシートなどに搭載されています。中でもExcelマクロが知られていますが、複数の手順を記録させて、ワンクリックで実行させることが可能になります。そのためExcelマクロとRPAは重なる面がありますが、大量のデータを安定して処理したい場合は、RPAが適していると言われています。Excelで大量のデータを処理しようとすると、動作が重くなり、最悪の場合にはフリーズしてしまいます。効率化するための自動化がかえって、時間のロスにつながるため、大量のデータを処理するなら、RPAを選んだほうが良いでしょう。

プログラミング技術が不足している

またExcelマクロを扱うなら、VBAというプログラミングの知識・スキルが必須となります。とくに複雑な処理をさせるなら、ある程度の時間をかけて、プログラミングを習得する必要があります。一方でRPAの多くのツールでは、管理画面などで自動化させたい操作を組み合わせていくだけで、作業内容を構築していくことができます。プログラミングの技術・知識が不足していると感じる人はExcelマクロよりもRPAが選択肢になります。

既存システムと連携させる必要がある

Excel内で完結するような作業をさせるならExcelマクロでも構いませんが、既存のシステムと連携させるなら、RPAツールのほうが対応できるカバー範囲が広く、優れています。たとえば、WEBアプリケーションからデータを収集して、Excelで集計やグラフ作成を行い、それを定期的にメールで報告する、といった既存システムとの連携作業を自動化させたい場合はRPAツールのほうが適していると言えるでしょう。

RPAツールを選ぶ際のポイント

RPAのメリットやデメリットを理解した上で、RPAをぜひ試してみたい。そんなふうに思ったら、次はRPAのツール選びになりますが、その前にどんなポイントでRPAを選定すれば良いのか、要点を整理しておきましょう。

社内の業務に適合するか

まずはどんな業務を自動化したいのか、明確にする必要があります。なぜなら単純作業に向いているRPAツールや、機能やシステムが豊富に用意されており、使いこなせば便利な複雑なRPAツールもあります。単純な作業しか要求しないのに、多機能なRPAツールを選んでしまうと、設定やマニュアルの学習に時間がかかってしまう可能性があります。まずは社内のどんな業務に適合させたいのか、明確にしておきましょう。

汎用性と特化性のどちらを優先するか

RPAツールにはあらゆる操作を自動化できる汎用型タイプと、特定の分野の自動化に強い特化型タイプがあります。汎用型はカスタマイズもでき、自由度が高い一方で、設定に時間がかかる恐れがあります。また仕様変更の際にはメンテナンスが必要になるなど、RPAに関する知識や技術が要求される可能性もあります。対する特化型のRPAツールでは人事や経理などそれぞれの業務に特化して設計されています。一連の業務がパッケージ化されているため、細かな設定をせずとも使えます。ただ、社内全体で利用したいときには部署ごとにRPAツールを用意する必要があり、かえってコストが高くなってしまう可能性もあります。汎用性を重視するのか、それとも特化性でツールを選ぶのか、判断する必要があります。

サーバー型とインストール型どちらを選ぶか

RPAツールには、サーバー型(あるいはクライド型)とインストール型の大きく2種類があります。サーバー型はサーバーにRPAをインストールするタイプで、部署や担当者が複数いても、全体を集中管理できるというメリットがあります。専門的な知識があればカスタマイズすることも可能なため、自動化する業務が幅広い場合には向いています。一方で必要な設備を用意するため、コストが高くなるというデメリットもあります。またデスクトップPCなどにインストールするタイプの場合には、小規模な作業を前提としているため、費用が安く済みます。ただ、複数のシステムを横断するような作業を自動化するのは難しく、自由度も低くなります。

複数のRPAツールを比較してから選ぶ

RPAツールに限らないことですが、新しいシステムを導入してから変更することはコストや時間もかかり無駄となってしまいます。目的や自動化したい業務内容、予算、セキュリティ対策、操作の難易度など、必要な要件を整理したら、複数のRPAツールを比較して選ぶと良いでしょう。RPAツールごとの特徴や違いを知っておくと適切なシステムを導入することができるはずです。

日本でシェア率の高いRPAツールを紹介

具体的などんなRPAツールが利用されているのでしょうか? 日本でシェア率の高い代表的なRPAツールをいくつか紹介します。

サーバー型RPAツールなら「BizRobo!」

BizRobo!(ビズロボ)は、RPAテクノロジーズ社が提供しているRPAツールです。これはアメリカのソフトウェア・サプライヤーのKofax(コファックス)が提供している「Kofax Kapow 10」というRPAツールを日本向けにアレンジしたものです。RPAテクノロジーズ社はこれまで100,000件以上のロボットの開発・運用を提案してきた実績とノウハウを持っており、RPAを検討している段階から導入後の体制構築まで幅広くサーポートしています。BizRobo!は規模や利用料などの異なる5種類の商品群がラインナップされています。代表的な製品がBizRobo! BasicでこちらはBizRobo!の専用サーバーを稼働させてロボットの実行を行う月額課金制のレンタルサーバー型RPAツールになります。

BizRobo!の特徴はバックグラウンド型と呼ばれ、専用のブラウザ上で処理を行い、複数のロボットを同時に実行できる点にあります。通常のRPAツールはロボットごとに実行する端末が必要で、複数のロボットを動かしたいなら、その数だけ端末が必要になります。ですが、BizRobo!ではロボットをサーバーで管理するため、より多くの処理を行うことができます。

専門知識が不要な「WinActor」

WinActorは2010年にNTTの研究所で生まれた国産のRPAツールで、すべて日本語対応という点が特徴です。また、シナリオを作成すれば、あとはそのシナリオを実行するだけで、自動化できるため、とくに専門的な知識は必要としません。シナリオの作成方法も簡単です。WinActorを導入したパソコンで一度、通常の業務を行うと、WinActorが操作を録画して自動的にシナリオを作成してくれます。そのままシナリオを実行させることもできますが、動作の条件を編集して、カスタマイズすることも可能です。シナリオが決まったら、あとは実行させると操作を自動で再現してくれます。操作画面も直感的なため、初心者でも扱いやすいと言います。Windows端末であれば、あらゆるアプリケーションの操作が自動化の対象になります。

導入実績が多い「UiPath」

UiPathはMM総研が発表した「RPA国内利用動向調査 2020」で、大手企業における浸透率で45%を記録し、調査対象のRPAツール17製品の中で最も高い評価を獲得しました。2005年にルーマニアで生まれたDeskOver社が発祥で、2013年からデスクトップ型の自動化製品を販売しています。UiPathでは、ロボットに実行させる業務の流れをドラッグ&ドロップで指定してきます。また同時にチームのメンバーで共同作業をしたいときにも、複数のメンバーが同時にデータにアクセスできます。またUiPath Orchestratorというツールで社内のロボット処理を一元管理したり、多くのアプリに対応している点も特徴です。

RPAフリーソフト「UiPath Community Edition」

UiPathには個人ユーザーや導入を検討しているユーザー向けに、無償で利用できるUiPath Community Editionというランセンスがあります。管理機能に制限があったり、サポートを受けられないというデメリットはありますが、どんなものが触れてみたいという人にとっては十分な製品です。

適切なRPAを選べるようにしておくことが大切

RPAツールで業務を自動化する仕組みを構築できれば、いままで時間や人をかけて行っていたルーティーンワークをすべてロボットに任せてしまうことができます。導入でつまづかないように、情報を集めて、適切なRPA選びができるよう心がけることが第一歩です。

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