アコーディア・ゴルフ、毎月7,000件の請求書の99％超をデジタル化

アコーディア・ゴルフは、全国に173コースのゴルフ場と26カ所のゴルフ練習場を有する、運営数国内第一位のゴルフ場運営会社である。アコーディア・ゴルフでは、ゴルフ場運営を中心に、ゴルフ練習場やショップ運営等、ゴルフライフを網羅する総合サービスを提供している。
その会計業務全般を担う経理部は、25名ほどで業務にあたっている。請求書に関しては、ゴルフ場運営が主事業のため、発行はほぼなく、受取業務がほとんどである。ゴルフ場で必要な肥料や農薬、ゴルフボールといった消耗品、併設のレストランで利用する食材等まとまった品目は、各事業所が購買システムを通じて購入している。
それ以外の、管理棟の修繕費や清掃費、コースの整備費や、地域特有の食材等、購買システムの対象ではない請求書はほぼ「BtoBプラットフォーム 請求書」で受け取っている。毎月約2,500社、処理件数は7,000件である。

導入の背景にあったのは、受け取った請求書の入力業務の負担軽減対策である。請求書は本社で一元管理する方針のため、当時は毎月およそ3,700社分、8,000枚の請求書がすべて紙で届いていた。明細が非常に多く、その入力作業を月初4日ほど毎日、数時間かけて行っていた。他に重要な業務があってもこの単純作業にリソースをとられてしまい、モチベーションの低下や離職にもつながりかねない深刻な事態であった。
科目ごとの仕訳は、ある程度経験則が必要で、担当者でないとわからない属人的な作業になっていた。月初に集中する煩雑な作業をどうにか標準化できないかと、2017年から電子請求書の検討をはじめた。
「BtoBプラットフォーム 請求書」は、その時点ですでに取引先の40％ほどが導入しており、スムーズに導入へ賛同いただけるだろうという安心感があった。また、導入コストが低いのもポイントであった。

①業務時間を年間約2,400時間削減し、約200万円のコストを削減
課題だった業務の標準化や業務負担の軽減は、もちろん解消された。試算してみると業務時間は年間約2,400時間、45％削減され、金額にすると約200万円のコスト削減効果が出ている。
さらなる取り組みとして、「BtoBプラットフォーム 請求書」の請求データを活用した業務効率化も図っている。請求データをCSVでダウンロードして、業務効率化ツールに取り込み、簡単な操作で受取請求書を開くことなく、明細等の不備チェックができる仕組みである。同様に、未承認チェックや二重払い等の支払チェックも、専門的な知識がなくとも行えている。
②「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入で、99.7％のデジタル化を達成
導入当初のデジタル化率は40％程度であった。半年後には70％に至り、約1年後の年度末には、86％を達成していた。
取引先の賛同率を高めるために、「BtoBプラットフォーム 請求書」の招待をお送りする前に、必ず電話をする体制を整えている。事前の架電によって、招待を送るべき担当者がわかる。請求書に関する大事なお話だと先に伝え、先方に心の準備をしていただき、いつ・何を・誰に届けるかを明確にすることで、“やらなきゃ”という気持ちを持っていただける。
2022年4月からグループ会社にも「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入したが、稼働初月は約64％だった賛同率を1ヵ月で約72％に引き上げ、ノウハウが役に立ったと実感している。
賛同率があがり、紙の請求書は1％以下の状態だが、それらすべてをAI-OCRサービス「BP Storage for 請求書」で取り込んでデータ化し、デジタル化率99.7％を実現している。

今はAPI連携を構築中である。現状の会計連携は月に4回、ダウンロードの日を決めてそれまでにチェックと承認を行っている。API連携が実現すれば、日々自動で連携でき、さらに効率化につながると考えている。業務自動化は今後も目指していきたい。
ゴルフ場の請求書はほぼ対応が完了しているが、本社の各部署で受け取る請求書に関してはまだ紙の状態で残っている。グループ会社の請求書をまとめてアコーディア・ゴルフグループとして受け取っている特殊な事情があり、どのようにデジタル化していくか検討している。技術のさらなる発達、デジタル化のますますの広がりを期待している。ゴルフ市場を牽引するリーディングカンパニーを支えるべく、今後もDXに取り組んでまいる。
（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0316.asp）