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RPAの2つの種類とは?種類ごとの特徴や選ぶ際のポイントを紹介

オフィスの事務作業の中で、時間や人手のかかる処理を自動化するツールとして導入が広がっているのがRPAです。人件費の削減やミスの少ない処理が実現できますが、RPAといってもサービスによって特徴が異なります。そこでRPAを選ぶときのポイントを解説します。
現在の日本の総人口は1億2577万人(令和2年11月1日現在)で、2008年の1億2808万人をピークに減少に転じており、2048年に1億人を割り込むと予想されています。また2060年には国民のおよそ2.5人に1人が65歳以上の高齢者になるという予想もあり、働き手の中心である労働生産年齢人口(15歳から64歳まで)が今後も減少し続けると考えられます。そのため企業にとって人材の確保がますます課題となっていきます。

あわせて日本の労働生産性はOECD加盟国の34か国のうち21番目と、労働生産性が低い国として知られています。長時間労働が美徳とされる価値観や、有給消化率の低迷など、労働生産性が上がらない要因はいくつも挙げられます。こうした問題を解決する手法のひとつとして事務作業をロボット型ソフトウェアで自動処理するRPAに注目が集まっています。とはいえ、RPAに関するツールは複数あり、それぞれ特徴を持っています。どんな視点で製品を選ぶべきか、解説していきます。

そもそもRPAとは?

RPAはRobotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)の略で、「ロボットによる業務の自動化」を意味します。生産ラインでのロボットの活用が珍しくない工場とは異なり、ホワイトカラーの事務作業では長らく人の力に頼っていました。コンピュータが普及し、書類や情報が紙からデジタルに変わっても、それを扱うのはあくまで人です。しかし、労働者人口の減少や残業の廃止など働き方改革が推奨される中で、単純作業をロボットが代わりに行うという発想が広がりはじめました。そのひとつがサーバーやデスクトップに専用の自動化ツールをインストールし、人が行なっているオフィス業務の手順をソフトウェア型ロボットに覚えさせることで、自動的に実行させるというRPAです。RPAは人間による作業とは異なり、正確でミスがなく、なおかつ大量の処理をスピーディに行うことができ、人件費の削減や業務の効率化が期待できます。そのため「デジタルレイバー(Digital Labor)」や「仮想知的労働者」とも呼ばれることもあります。

RPAを導入して得られる効果とは?

RPAはロボット型のソフトウェアを使って、人と時間をかけて行っていた単純作業を自動化するという手法ですが、導入することでどんな効果が得られるのでしょうか? オフィスにRPAツールを導入することで得られる効果を整理しておきましょう。

効率的に業務を遂行できる

事務作業の中に、PCでのデータ入力作業など、一定程度のルーティンワークがあるのではないでしょうか? 毎日、毎週、あるいは毎月、それらの作業は発生し、難易度は高くないけれど、作業量が膨大で人や時間を割く必要がある業務のことです。こうした業務をRPAツールで自動化すれば、人や時間を別の作業に振り分けることができます。よりクリエイティブな業務に集中できるため、効果的に使えば、業務の効率化につながります。

ミスを抑えながら仕事を進められる

「人はミスをする生き物だ」と言われますが、とくに単純な作業を繰り返し行っていると、集中力が切れ、誤入力や手違いなど、ミスが多発するようになります。ミスや漏れがないかチェックするにも、人と時間がかかり、非効率です。一方、機械的に動作するソフトウェアのRPAは事前に設定したルールに沿って処理を行います。ルールから外れた処理をすることはなく、設定が正しい限り、常に正確な処理をしてくれます。処理する量が多かったとしても、スピードを落とすことなく業務を遂行してくれます。

より付加価値の高い仕事に労力を割ける

RPAが人間の仕事を奪うのでは?と危惧する声を聞きますが、そんなことはありません。RPAはロボットでもできるような単純な作業を代わりに行ってくれます。ロボットにできることはロボットに任せて、空いた人材や時間をより付加価値の高い仕事をするために割くことができるようになります。

人材不足の解消につながる

事務作業の多くをRPAに任せることで、多くの人手が必要だった仕事も、少ない人員で成果を出すことができるようになります。人材不足を解消できるだけではなく、その分の人件費の削減にもつながり、コスト面でも導入するメリットがあります。

RPAの3つの段階とは?

ロボットによる業務の自動化を意味するRPAには、3段階の自動化レベルがあります。初期段階がRPAで、次の2段階目がEPA、そして最終段階がCAになります。自動化レベルが上がるに従って、人間が細かな修正指示を出さなくても、自らデータ分析を行い、修正を施すなど、より複雑な処理ができるようになります。

第1段階:RPA

RPAは自動化の初期段階で、現在普及しているRPAツールのほとんどがこの段階にあります。情報取得や入力作業、あるいは検証作業といった、定型的な業務を自動で処理してくれます。人間が行なっている操作と同様の作業をロボットに記憶させると、忠実に再現し、しかも大量な処理が可能になるため、作業が飛躍的に効率化します。あらかじめ決められた方法にしたがって処理するため、自ら判断や分析を行うことはありません。

第2段階:EPA

自動化の次のステージがEPA (Enhanced Process Automation)です。初期レベルのRPAにAIを組み合わせることで、定型ではない作業の自動化を実現できます。たとえば、既存の画像をもとに新たな画像をカテゴリ分けするといった画像解析や、人間の曖昧な言語から内容を抽出するような自然言語解析、あるいはビッグデータを取り込みながら、どんな傾向があるか分析する、といった用途が考えられます。大量のデータを処理するだけではなく、AIによる分析が加わることで、RPAから一歩、自動化のレベルが上がります。

第3段階:CA

さらにもうひとつ上の自動化レベルを指すのが、CA (Cognitive Automation)です。高度に自律化されており、結果だけではなくプロセスも分析し、改善や意思決定までを自動で行うことができます。ディープラーニングや、翻訳などのより高度な自然言語解析が可能となります。より自立的に判断し、その結果を出力できる点からEPAよりも高度な自動化だと言えます。

RPAには2つの種類がある

RPAの国内市場は400億円を突破しており、2022年度には800億円を超えると予想されています。そのため、多くの事業者が開発にしのぎを削っています。RPAといっても各社違いがありますが、まずはサーバー型とデスクトップ型の大きく2種類があることを覚えておきましょう。

サーバー型RPAの特徴

サーバー型RPAはサーバーにRPAをインストールして利用します。RPA事業者が提供する共用サーバーもしくは専用サーバーにアクセスしてロボットを一元管理したり、部署をまたいだ横断的な情報処理にも適しています。デスクトップ型と比べ、大量のデータを処理できるというメリットがあります。

大量のデータを処理できる

個々人が業務に使用しているデスクトップと比べ、サーバーのほうが容量は圧倒的に多いため、大量のデータを扱うことができます。ときには100体以上のロボットをサーバー内で稼働させ、一気に事務処理をさせることも可能です。どこからでもアクセスできるため、全社レベルで導入を検討している事業者にとって、扱いやすいRPAだと言えます。

複数のロボットを一元管理できる

RPAはより多くのデータを処理するほうが、費用対効果が高くなります。ただ、処理するデータや自動化された業務の作業手順といった情報が膨大になり、デスクトップでは処理能力を超えてしまいます。その点、サーバー型なら大容量のデータにも対応しやすく、ロボットを一括管理できるというメリットもあります。ロボットの稼働状況を把握することも容易になります。

RPAを幅広く導入することが可能

サーバー型は組織的にRPAを導入する場合に向いています。サーバーに情報を集めることで、部門ごとに管理していたデータや他の部署と連携して処理する業務が自動化しやすいからです。またロボットを既存ソフトウェアとサーバー上で統合させて使うこともできます。ただデスクトップ型に比べてサーバー型は初期費用が高くなりがちで、費用に見合った自動化したい作業があるのか、精査する必要があります。

デスクトップ型RPAの特徴

デスクトップ型RPAでは、RPAツールを個人のPCにインストールします。自動処理もそのPC内での行うため、スケールの小さい単純作業の自動化に向いています。また、デスクトップ型はRDA(Robotic Desktop Automation)と呼ばれることもあります。

RPAの担当者ごとにツールを管理できる

サーバー型は全社で事務処理の自動化をする際に利用しやすいのですが、その反面、管理が煩雑になる可能性もあります。一方、デスクトップ型では各PCにロボットが導入されるため、担当者レベルで自動化を行い、RPAツールの管理も個人できます。なお、それぞれのPCに入っているデータであれば、複数の自動化作業を連携させて行うことも可能です。

RPAを導入するパソコンごとに業務を自動化できる

デスクトップ型のRPAを導入した場合、複数のデスクトップにインストールし、パソコンごとに自動化したい業務を決め、個別に運用することができます。また、そのPCを利用する個人個人が管理できれば、組織的な管理体制を構築する必要がなくなります。予算もサーバー型と比べ安価で、自動化のスモールスタートに最適です。そのほか、セキュリティを保てば、外部や他のパソコンにロボットや機密情報が流出しづらいと言えます。

サーバー型よりもスムーズにRPAツールを導入できる

デスクトップ型はPCの台数単位で導入できるため、部門ごと、チームごとなど、小規模からRPAをはじめることができます。初期費用や保守にかかるコストも安価で、会社の規模に見合った導入がスピーディに実現します。

RPAツールの種類を選ぶ際のポイント

ルーティンワークが多く、事務処理をRPAで効率化したい。そんなふうに思ったら、RPAツールを吟味しましょう。そのとき考慮すべきポイントを解説します。

RPAツールの運用方法を明確にしておく

まずはどんな業務を自動化したいのか、なぜRPAを導入したいのか? そして、どうやって運用していくのかなどを明確にしておく必要があります。運用方法が明確でなければ、導入したとしても、コストや労力に見合った効果が得られないでしょう。

自動化したい業務内容にRPAツールが適しているか

どんな業務を自動化するか、吟味する必要があります。なぜなら、自動化に向く事務作業と、向かない業務があるからです。たとえば、毎時、毎日、毎月など決まった時間・月日に繰り返す業務はRPAの得意領域です。また、RPAに処理をさせるためには、シナリオと呼ばれる作業手順を記憶させる必要があり、作業フローが固定されているものや厳格なルールに基づいて行われる業務が自動化に適しています。

パソコンだけで完結する業務

RPAはソフトウェアのため、パソコン内で処理されるルーティンワークに適しています。紙の情報をOCRなどで読み込むことで、オンラインデータ化するような用途も考えられますが、人間が担当する作業が残ってしまうため、あまり効率的とは言えません。

サポート体制がしっかりしているか

RPAはVBAとは異なりプログラミングの知識が不要な点が評価されています。ただ、導入時には不明な点が多く発生し、その都度、運用元に確認する必要があるでしょう。運用中にトラブルがあった時に対応してもらえるか、サポート体制を確認し、業務がスムーズに進むかどうか判断しましょう。

RPAの種類を理解してツールを導入しよう

オフィスの事務作業の中で、時間や人手のかかる処理を自動化するツールとして導入が広がっているのがRPAです。人材不足の解消や人件費の削減などメリットが多いため、関心を持っている企業も多いでしょう。ただRPAに関するツールは複数あり、それぞれ特徴を持っています。しっかりとRPAを理解してから、ツールを導入しましょう。

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