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Slackはビジネスに使える?設定の仕方や便利機能について紹介

最近、ビジネスに使えるチャットやビデオ通話などの便利なツールが増えてきました。テレワークが増えてきた背景もあり、無料ビデオ通話のパイオニアともいえる存在のSkypeをはじめ、さまざまな特徴を備えたツールがたくさん利用されています。

そのようなツールをすでにオンラインミーティングに取り入れてる企業も多くあるようです。今回はSlackについて詳しく紹介します。

テレワークで普及してきたSlack

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐ目的もあり、急速に導入が進んでいるテレワーク。約70%以上の人がすべてもしくは一部をテレワークに切り替えているそうです。

他の社員との連絡やコミュニケーションには、チャットができるツールを利用している企業が多くあります。なかでもSlackは、テレワークが普及して、急速に利用者が増えているツールです。

Slackとは

テレワークで重要なことは、上司や同僚とのコミュニケーション。円滑にそして緊密な連携が取れていないと、業務がうまく進行しない場合もあります。1対1だけではなくプロジェクトチームや部内でのコミュニケーションに役立つのがチャット系のツール。

ビデオ通話、データや資料の共有、仕事のスケジュール管理など、ビジネスシーンで便利な機能がいろいろあります。Slackは特にビジネス向けに便利な機能がたくさんあり、テレワーク社員のコミュニケーションツールとして取り入れている企業も増えてきています。Slackの便利機能や使い方について説明しましょう。

Slackの機能

Slackでは部内のメンバーやプロジェクトチームごとにチャンネルを作り、メンバーとメッセージをやりとりしたり、ファイルや情報の共有を行ったりします。チームにはオーナーと管理者メンバーなどの役割があり、オーナーはチャンネルを作成し管理し、管理者はオーナーから任命されてチーム管理を行います。

オンライン上のチャンネルごとが部署やプロジェクトとして機能できるようになっているのです。またプライベートチャンネルを設定すれば他のメンバーに知られたくない情報などのやりとりもできます。音声やビデオ通話はもちろん、画面を共有してその画面に書き込みをすることも可能です。また検索機能があるので、必要なメッセージやファイルなどを後から検索して素早く見つけることもできます。

Slackの使い方

Slackをすでに誰かが利用している場合は、招待を受ければそのままチャンネルに参加することができますが、初めて使う場合にはメールアドレスを登録する必要があります。

自分でアカウントを作成し、ワークスペースを作り参加して欲しい人のメールアドレスと名前を入力すると招待が届きます、相手が受諾するとメンバーになり、グループでのやりとりが可能になります。招待を受諾していない段階でも、チャンネルに追加することは可能です。

Slackの便利機能

Slackにはビジネスで使える便利な機能がたくさんあります。すべてを使いこなせなくても、便利な機能だけ覚えていれば、使っていくうちに他の使い方を徐々に覚えて、さらに便利に使いこなせるようになります。基本的な便利機能をいくつか紹介しましょう。

引用返信

メッセージに返信するときに引用で返信することができます。問いかけに対しての回答や他の人の発言に返したいときに便利です。引用する場合には、「>」を引用したいメッセージの前に付ければOKです。さらに改行も含めてすべての文章を引用したい場合には、「>>>」と前に付けましょう。他にもメッセージの文字を斜めの書体にしたり取り消し線を引いたり、太字にしたり、色を赤色に変えたりと、メールと同じように装飾することもできます。メッセージ内の単語にリンクを貼れば、クリックでサイトや情報に飛ばすこともできます。

コピーリンク

引用したい文章などをメッセージに入れるには「Copy Link」を使います。メッセージの右上のリンクのマークをクリックするとメッセージ全体がコピーできるので、そのURLを貼り付けて、メッセージを書いて送ることができます。

URLをクリックすると引用したメッセージのところに飛ぶこともできます。チャットで会話をしているとどんどん流れて行ってしまうので、過去のメッセージをつけて返信するとより、何に対してのメッセージかがはっきりします。

スラッシュコマンド

スラッシュ「/」とコマンドの後にさまざまな単語を入れることで、検索やビデオチャットの開始などの動作ができます。他にもグループ内にいる誰かを検索する時には「/who」、またビデオ通話を始めたい時には、「/hangout」「/appear」「/room」などを入力するとスタートできます。

スラッシュを最初に入れることでたくさんの操作ができるのですが、メッセージ欄にスラッシュを入力するだけで次の単語の候補を出してくれるので、そこから選択して使用できます。どんなことができるのか、より早く理解できるでしょう。

Slackをビジネスで使うメリット

Slackを取り入れている企業もすでに増えてきていますが、ビジネスでSlackが使われている主な理由と機能について紹介しましょう。今までの個人が持っているメールの受信ボックスよりもはるかに便利にスマートに仕事を進めることができます。

リモートワークに便利

それぞれの仕事や案件に対してチャンネルを作ってチャンネル内の仲間や上司と情報を共有するので、必要な人だけが関わり、仕事を進めていけて無駄がありません。またチャンネル内の一つの仕事に関わっている人全員で現状を共有できるので、離れていてもそれぞれの役割や仕事の割り振りなどが理解できます。

リモートワークでのコミュニケーションツールとしても役立つでしょう。必要な情報を必要な人たちで管理し、進捗状況を全員で把握して仕事を進めていけるので、リモートワークで起こりやすい「孤独感を感じる」「管理者が仕事の進捗状況を把握しにくい」といったデメリットを解消してくれるツールと言えます。


優先順位をつけて取り組める

チャンネル内のメッセージに優先順位をつけることができます。重要な会話と優先順位の低いものを分別してタスク化し、効率よく進めていけるので、効率よく仕事がはかどるでしょう。

またリマインドを設定しておけば、納期や締め切りの前に気づくことができます。保存データとや送信中のデータは暗号化されているので、セキュリティについても安心して仕事に取り組めるでしょう。

チャンネルを整理する

セクションやプロジェクト、トピックなどでチャンネルを作成でき、2つの別の組織やプロジェクト同士がSlack上で作業を行うことも可能。仕事が整理できて、より進めやすくなります。

個人のメールアドレス宛にさまざまな仕事のメッセージが届く今までのやり方では、メールの見逃しや返信し忘れが発生する可能性がありました。また、仕事の優先順位を的確に判断できず、納期ぎりぎりに残業して仕上げるということもあったでしょう。Slackを活用すれば、こういったことがなくなります。またチャンネルごとに必要なファイルやメッセージを検索して参考にしながら仕事を進められるので、生産性も上がります。



Slackを使いこなしてビジネスをスマートに

Slackの機能はまだまだたくさんあります。基本的にはチャットのツールですが、ビデオ通話も可能です。仕事や情報の機密度に合わせて、プライベートなチャンネルとパブリックチャンネルとの使い分けもできます。

チャンネルごとに必要なメンバーや資料が集まっているので、ひとつひとつの仕事を効率良く、全員が協力して進めていけるツールです。料金も安く、大規模な企業での利用や重要な情報管理が必要な場合でも。月1,600円で利用できます。ビジネスの新しいコミュニケーションツールとして、ぜひSlackを取り入れてみてはいかがでしょうか。

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