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Zoomの使い方とは?インストールから背景変更まで使い方を解説!

Zoom会議やZoomミーティングという言葉をよく聞くようになりました。ですが中には実際の利用方法や、機能、またはどのような面で活用できるのか分からない方もまだいるでしょう。この記事ではZoomの基本的な機能から使い方から、背景変更まで解説していきます。

Zoomとは?

Zoomとは、パソコンやスマートフォンを通じて複数人でのビデオ通話ができる、Web会議アプリです。主に、テレワークやリモートワークなどで、社内外にいる際のミーティングや商談などで使われております。近年では、2020年に発生したコロナウイルスの関係で、テレワークやリモートワークが急増したこともあり、多くの企業で導入されております。

連絡先の登録なしにWeb会議を可能にするサービス

Zoomでは、連絡先の登録や交換をすることなく、Web会議を利用することができます。例えば、主催者の方がZoomのアカウントを作成しミーティング用のアカウントを発行して参加者に共有すれば、参加者はその発行されてURLに入ればすぐにミーティングが可能です。そのため、事前に連絡先やIDの交換などをする手間が省けます。

Zoomの基本的な機能とは

Zoomで利用できる基本的な機能は、以下の通りです。

・ZoomでWebミーティングが出来る
・ZoomでWebセミナーが出来る

それぞれ詳しく紹介します。

ZoomでWebミーティングが出来る

Zoomでは、最大1,000人までWebミーティングを行うことができます。その他のWeb会議ツールの場合、最大100人や200人などと決まっておりますが、Zoomは最大1,000人と他のツールとは桁違いの複数人同時接続が可能です。また、無料版でも最大100人まで複数人同時接続をすることができます。小規模なミーティングから大規模なミーティングまで、幅広く利用することが可能です。

ZoomでWebセミナーが出来る

Zoomでは、上記でも紹介したように、有料アカウントの場合最大1,000人まで複数人同時接続が可能なため、大規模なWebセミナーを行うことが可能です。主催者がセミナーを開催する際には、リンクの発行とパスワードの共有で簡単に開催することができます。そのため、参加者側も事前の準備が必要ないため、ストレスなくWebセミナーを受講することが可能です。

Web会議に役立つ機能も

Zoomには、通話以外にも以下のような便利な機能が揃っております。

・録画や録音が可能
・ホワイトボード機能
・チャット機能
・画面共有機能
・バーチャル背景機能
・ミーティングの予約機能

それぞれ詳しく紹介します。

録画や録音が可能

Zoomには、録画や録音機能が備わっているため、会議やセミナーの記録を残しておくことが可能です。そのため、ミーティングの内容を後日共有したり振り返ったりをすることができます。

ホワイトボード機能

Zoomには、ホワイトボード機能がついているため、視覚的に情報を共有することも可能です。会話では伝わらない内容の場合、ホワイトボード機能を使い図やテキストで説明することにより、参加者の理解度もより深まります。

チャット機能

Zoomには、チャット機能が付いているため、ミーティング中に参加者とテキストで情報を共有することも可能です。例えば、ミーティング中に共有したい記事やサイトがある場合、URLを送り参加者にクリックしてもらえば共有しながらミーティングを行うことができます。また、チャットから簡単にミーティングをすることもできます。

画面共有でよりわかりやすく

Zoomには、画面共有機能が備わっているため、ファイルやホワイトボードの共有をすることが可能です。パソコンはもちろん、スマホやタブレットでも共有することができます。画面共有機能があれば、主催者だけではなく参加者も操作することができるため、お互いのアイデアや考え方などを簡単に共有することも可能です。

バーチャル背景で変化も

Zoomには、バーチャル背景機能が備わっているため、自分の姿以外を隠すこともできます。例えば、部屋の片づけができていなかったりプライベート空間を見せたくなかったりと、感じることがあると思います。そういった際にバーチャル背景を利用することにより、背景をみられずに安心してミーティングやセミナーを行うことが可能です。

ミーティングを先にスケジュールも可能

Zoomには、スケジュール機能が備わっているため、社内でミーティングの時間を先に決めて自動的にミーティングを開始することも可能です。あらかじめミーティングの日程を決めておけば、忙しくて忘れてしまうということを防ぐことができます。

Zoomの始め方

Zoomで使える機能は、一通り分かったのではありませんか。ここでは実際に、Zoomを始める際の手順を解説していきます。

Zoomにアカウントを登録

Zoomはアカウントなしでも会議に参加することはできますが、簡単なステップでアカウントを作成することができます。アカウント作成手順は、以下の通りです。

手順①:Zoomのサイトへ行く
手順②:「サインアップは無料です」を選択
手順③:生年月日を入力し「続ける」を選択
手順④:自分のメールアドレスを入力し「サインアップ」を選択
手順⑤:メールの受信後、「アクティブなアカウント」を選択
手順⑥:学校に変わってサインアップしていますか?と聞かれるので、「はい」か「いいえ」を選択
手順⑦:名前とパスワードを入力し、「続ける」を選択
手順⑧:他の人もZoomの参加をするのか聞かれるため、該当する場合はアドレスを入力し「招待」を選択、該当しない場合は「手順をスキップ」を選択
手順⑨:「Zoomミーティングを今すぐ開始」を選択すれば完了です。

Zoomのアカウント登録は、こちらから⇒https://zoom.us/

Zoomの料金プランとは

Zoomには、無料プランと有料プランがあります。以下の表で、それぞれを比較してみました。
機能 無料版 有料版
画面共有機能
録音・録画機能
ホワイドボード機能
チャットワーク機能
バーチャル背景機能
ミーティングの予約機能
通話時間 最大40分まで 無制限
最大同時接続人数 100人以下 1,000人以下
無料版でも一通りの機能を利用することができますが、有料版との大きな違いは、通話時間と最大同時接続人数です。そのため、大規模なミーティングやWebセミナーなどを頻繁に長時間行うのであれば、無料版よりも有料版をおすすめします。

PCでZoomを利用する方法

ここでは、PCでZoomを利用する方法を紹介します。

PCにZoomをダウンロード

PCにZoomをダウンロードする手順は、以下の通りです。

手順①:Zoomのサイトへ行く
手順②:ホーム画面下のダウンロードからミーティングクライアントを選択
手順③:ミーティング用Zoomクライアントのダウンロードを選択
手順④:ダウンロードしたインストーラーを起動し、インストールを開始
手順⑤:サインインをし、ミーティングに参加を選択すれば完了

Zoomのダウンロードは、こちらから⇒https://zoom.us/

PCで会議を開催する方法

Zoomのダウンロードが完了したら、早速開催してみましょう。PCでZoom会議の主催者になる方法は、以下の通りです。

手順①:Zoomアプリにサインインする
手順②:「新規ミーティング」を選択
手順③:ミーティングには主催者しかいないため、「招待」を選択
手順④:「招待のコピー」を選択し、URLを参加者に送付
手順⑤:参加者から要求があれば、「許可する」を選択で完了

PCで会議に参加する方法

続いて、参加者がPCで会議に参加する方法も見ていきましょう。PCからZoom会議に参加する方法は、以下の通りです。

手順①:メールやメッセージ出来た参加URLを選択

手順②:「ビデオ付き参加」か「ビデオなし参加」のダイアログが表示されるため、どちらかを選択で完了

スマホでZoomを利用する方法

上記ではPCでの利用方法を紹介しましたが、ここではスマホでZoomを利用する方法を紹介します。

Zoomアプリをダウンロード

スマホで、Zoomアプリをダウンロードする方法は、以下の通りです。ここでは、iPhoneのダウンロードを説明していきます。

手順①:「App Store」へ行く
手順②:「Zoom Cloud Meeting」をダウンロード
手順③:アプリを起動し、サインインをすれば完了

スマホで会議を開催する方法

スマホでZoomアプリをダウンロードしたら、実際に開催してみましょう。開催する方法は、以下の通りです。

手順①:「Zoom Cloud Meeting」を起動
手順②:新規ミーティングを選択
手順③:ビデオ付きかビデオなしかを選択
手順④:他のユーザーの音声を聞くにはオーディオに接続してください表示されるので、「インターネットを使用した通話」を選択
手順⑤:ミーティングが開催できたため、続いては参加者を招待する
手順⑥:「参加者」を選択
手順⑦:「招待」を選択
手順⑧:「メールの送信」「メッセージの送信」「連絡先の招待」「招待リンクをコピー」の中かから該当するものを選択
手順⑨:参加者に送信し完了

スマホで会議に参加する方法

続いて、参加者がスマホで会議に参加する方法も見ていきましょう。スマホからZoom会議に参加する方法は、以下の通りです。

手順①:主催者から送信されたURLを選択
手順②:送られてきたミーティングIDや会議室名を入力参加

注意点として、バーチャル画面機能は、androidスマホでは利用できません。

まとめ

Zoomを使いこなすことでリモートワークの環境でも快適にオンライン会議ができます。特に、大規模なミーティングやWebセミナーを行うには、最適なツールです。簡単に使い始めることができるので導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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