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テレワーク促進の強い味方!Web会議ツール「Zoom」とは?

政府の働き方改革の推進や新型コロナウィルス感染拡大による外出自粛の影響で、急速に需要が増つつあるテレワーク。

テレワークを円滑に進めるためのツールは多々ありますが、その中でも高い注目を集めているのが「Zoom(ズーム)」です。今回はそんなZoomの、特徴や便利な機能、使い方、利用時の注意点などについて解説します。

Zoomとは?

テレワークの必須アイテムとして、多くの人が名前をあげるほど日本でもメジャーになったZoom。

あなたはZoomについて詳しく理解していますか?ここでは、そもそもZoomとはどんなツールなのかという点からZoomでできること、なぜビジネスの場でZoomが選ばれるのかまでを詳しくご紹介します。

ZoomはWeb会議ツール

Zoomとは、米Zoomビデオコミュニケーションズ社の提供するWeb会議システムです。Web会議システムとはその名の通り、離れた場所にいる相手ともオンライン上でコミュニケーションが取れるシステムで、テレワーク需要の高まりとともに急速にユーザー数を伸ばしています。

2013年1月にサービスリリースをした「Zoomミーティング」は、全世界で100万社以上の企業や組織で採用され、利用者は2億人以上とも言われています。

Zoomでできること

利用者が急増しているZoomですが、具体的にはどのようなことができるのでしょうか。ビジネスでは主にミーティング、研修、セミナーの3つのシーンでZoomが利用されています。

ミーティング
商談や面談など1対1での打ち合わせから、複数人が参加する会議まで、様々なミーティングをオンラインで行いことができます。

研修
Zoomを利用することで、社員への研修も行うことができます。1箇所に集まることなく研修の開催ができるため、支店の多い大企業や、内定者研修などに活用する企業も増えています。「ブレイクアウトルーム」という機能を使うことで、オンライン上でグループワークを行うことも可能。研修内容を記録しておくこともできるので、研修参加者の反復学習や研修に参加できない人の学習にも役立ちます。

セミナー
「Zoom Webinar(ズーム ウェビナー)」というプランを利用することで、オンライン上でセミナーを開催することができます。こちらのプランでは、最大100名のユーザーと双方向でのやりとりが可能で、参加者からの質問なども受け付けることができます。また、視聴のみであれば最大10,000人のユーザーの参加が可能で、オンラインでありながら大規模なセミナー開催を実現することができます。

上記の他にも、近年ではZoomを利用したオンライン授業や、オンライン飲み会など幅広い分野で活用されています。

Zoomが選ばれる理由

数多くのWeb会議システムツールが存在する中で、Zoomが特にビジネスシーンで選ばれているのは、下記のような機能や特徴を備えているからです。

ワンクリックで簡単に参加できる
ゲストとしてZoomを利用する場合、会員登録の必要がなく、主催者から送られる招待URLをクリックするだけでミーティング等へ参加することができます。

対応OSが幅広く、様々なデバイスで利用できる
WindowsやMac OSをはじめ、iOS、Android、Linuxなど幅広いOSに対応しています。PCからの利用はもちろん、タブレットやスマホなどのモバイル端末からでも快適に利用できます。

安定した通信品質
独自のデータ圧縮技術を採用しているので、他ツールと比較しても通信の安定性が高いのが特徴です。

Zoomの便利な機能

Zoomにはビジネスに役立つ便利な機能が多数搭載されています。ここでは特に知っておきたい機能を3つご紹介します。

画面共有機能

Zoomではミーティング中にお互いのPCやスマホ、タブレットに表示された画面を共有することが可能です。ホスト、ゲストどちらの画面も共有可能で、コメントや注釈なども入れることができます。

パワーポイントやPDFなどの資料の他に画像や動画データなども共有可能。ホワイトボードの機能も備わっており、図形やテキストなどの入力や、タブレット等であれば直接ペンで書き込むこともできます。

録音・録画機能

Zoomではミーティングの動画や音声をボタン1つで簡単に記録することができます。(ゲストとして参加しているミーティングを録音録画する場合はホストの承認が必要です。)そのため、特別な機器や機材を用意しなくても会議の様子や、研修、セミナーの内容をデータとして残すことが可能です。また、議事録の作成、打ち合わせや研修に参加できなかった人へ共有もスムーズに行うことができます。

録画の方法には、「ローカルレコーディング」と「クラウドレコーディング」の2種類があります。クラウドレコーティングは有料プランのみのサービスですが、データをZoom Cloudに保存することができ、URLで動画共有が気軽にできるというメリットがあります。

カレンダー、Slackなど他ツールとの連携

ZoomはGoogleカレンダーなどのスケジュール管理ツールや、ビジネスチャットツール「Slack」、クラウドストレージサービス「Dropbox」をはじめとした様々な外部ツールと連携が可能です。

例えば、お使いのカレンダーツールと連携すれば、会議中のスケジュール調整が容易になったり、打ち合わせ前に参加者へアラートが届いたりします。

また、Slackと連携すればチャット画面から簡単にZoomミーティングを開始できます。

Zoomの使い方

多彩な機能と手軽な操作性が魅力のZoom。実際にはどのような手順で利用すればよいのでしょうか?

ここでは、ホスト(主催者)としてミーティングを行う場合とゲスト(参加者)としてミーティングに参加する際の具体的な利用手順についてご紹介します。

ホスト(主催者)として参加する

ホストとしてZoomを利用する場合の手順をご紹介します。

①ユーザー登録
ホストとしてZoomを利用する場合は、まずユーザー登録が必要です。

②Zoomアプリをダウンロード
使用するデバイスにZoomアプリをダウンロードします。
(PCの場合はマイアカウント画面右上の「ミーティングを開始する」ボタンをクリックすると自動的にアプリのダウンロードが始まります。)

③アプリへサインイン
アプリを立ち上げ、サインインします。

④新規ミーティングを選択
メニュー画面の「新規ミーティング」を選択すればホストとしてミーティングを開始することができます。

⑤ゲストを招待する
ミーティング画面にある招待ボタンから「招待のコピー」もしくは「URLのコピー」をクリックし、参加してほしい相手に共有します。

ゲスト(参加者)として参加する

ゲストとしてZoomを利用する場合の手順をご紹介します。ゲスト参加の場合は、Zoomへのユーザー登録やアプリへのサインインは不要です。

①招待URLへアクセスする
ホストからミーティングの招待URLを受け取り、アクセスします。

②Zoomアプリを起動(ダウンロード)
URLをクリックするとZoomアプリ起動のポップアップが表示されます。(Zoomアプリがダウンロードされていない場合は、ダウンロードを行います。)アプリ起動することで自動的にミーティングへ参加できます。

PCの場合は、アプリをダウンロードしなくてもブラウザからミーティングへ参加することも可能です。

Zoom利用時の注意点

テレワーク需要の高まりによりユーザー数が増えつつあるZoomですが、「Zoom爆撃」と呼ばれるミーティングへの不正侵入やチャット機能の脆弱性をついたサイバー攻撃など、複数のセキュリティリスクも報告されています。

2020年4月にZoomビデオコミュニケーションズ社はセキュリティに関するリスクを認め、約90日間新規サービスのリリースを停止し、セキュリティ問題解決へ注力する旨を発表しました。

対策が講じられれば安全性は向上すると思われますが、情報漏洩などのリスクをより減らすため、私たち個人も下記のような点に注意してZoomを利用するとよいでしょう。

・ミーティングIDやURLは参加者のみに配布し、SNS投稿など第三者の目には触れないように徹底する
・ミーティングにはパスワードを設定する
・Zoomアプリは常に最新のものを利用する"
Zoomを活用してテレワークを快適に
"OSやデバイスを問わず、どんな場所でも気軽にコミュニケーションを図ることができるZoom。

テレワーク中に起こりがちな、情報伝達の齟齬や煩わしさといった様々なストレスや問題点を解決するツールとしても注目されています。

Zoomをうまく活用し、快適なテレワーク生活を実現してみてはいかがでしょうか。

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