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Zoomの基本的な使い方|基本機能や知っておくと便利な機能・応用編まで徹底解説

リモートワークが普及していますが、その際に欠かせないウェブ会議ツールがZoomです。音声と映像によるコミュニケーションだけでなく、画面共有やホワイトボードといった機能も搭載されています。そんなZoomの基本的な使い方から便利な機能まで解説します。
日本国内で新型コロナウイルスの感染者がはじめて確認されたのが、2020年1月のことです。それ以来、じりじりと感染者が増え、2020年4月に一度目の緊急事態宣言、そして2021年1月にも再び緊急事態宣言が発令されました。オフィスでの集団業務や通勤電車での密を避けるため、リモートワークに切り替える企業が多く見られました。パソコンとインターネット環境があれば、どこでも仕事ができるという人は、通勤時間がなくなったことでゆったりと仕事をすることができるようになったのではないでしょうか? 

対面での人との接触がなくなったことで、困るのは会議や打ち合わせくらいです。複数のスタッフと話し合うときに、電話やメールでは難しいでしょう。そこで広まったのが、ウェブ会議ツールのZoomです。以前から、海外に取引先や支店のある企業では活用されてきましたが、テレワークの広がりによって一気に普及しました。すでに使ったことのある人も多いと思いますが、さまざまな機能を使いこなせば、より会議がしやすくなります。そこで、Zoomの基本的な使い方から、知っておくと便利な機能まで解説します。

Zoomの基本的な使い方

まずはZoomの基本的な使い方をおさらいしておきましょう。

Step1|Zoomをインストールする

Zoomはミーティングに参加するだけなら、インストールせずにブラウザからアクセスすることもできます。ただ、ミーティングの主催者になったり、機能を十分に使うためにはインストールが必要です。Zoomの公式サイトから簡単にインストールができるので、会社から支給されたパソコンでインストール制限があるという場合を除き、試してみると良いでしょう。

Step2|サインアップする

インストールしたZoomを立ち上げ、アカウントを作成します。すでにアカウントを持っている場合には、事前に登録したメールアドレスとパスワードを入力すると、ログインできます。はじめてアカウントを作る場合には、メールアドレスを登録すると、そのメールアドレス宛に確認用のメールが届きます。届かない場合には、「迷惑メールフォルダ」に誤って収納されていることもあります。届いたメールを開封すると、「アカウントをアクティベート」というボタンが表示されているはずです。そのボタンをクリックすると、アカウント情報を入力するページにジャンプします。そこで、氏名とパスワードを登録すれば準備完了です。

Step3|サインインする

登録が完了したら、サインインします。サインインには登録したメールアドレスとパスワードが必要になります。サインインが終われば、ミーティングを主催できるようになります。

Step4|ミーティングを開催する

すぐにミーティングを開催したいなら、「新規ミーティング」というボタンをクリックします。最初にどのマイクやスピーカーを使ってミーティングを行うか設定ができますが、「コンピューターオーディオに参加する」を選択すると、パソコンに搭載されているマイクやスピーカーが使用できます。きちんと音が出るのか、マイクがオンになっているのか、確認するためのテストもこのときにできます。もし、カメラに自分の姿を映したくないときには、ビデオのオフにすることもできます。

URLやパスワードを共有することで招待できる

新規ミーティングをクリックして、はじまったミーティングルームはあなた専用のもので、9桁のID番号で管理されています。ここに参加者を招待することで、みんなでミーティングを行うことが可能になります。誰かを招待したいときには、下部にある参加者というアイコンをクリックすると、現在の参加者の一覧が表示されますが、そこに「招待」というボタンも表れます。「招待」を押すと、メールを使って招待先のURLをゲストに送ることができます。

Zoomの使用前に最低限知っておきたい基本機能

続いて、最低限は知っておきたいZoomの基本的な機能について解説します。まずは一般的に使用することが多い機能をご紹介します。

基本機能1|新規ミーティング

まずはミーティングを開始するときに使用する「新規ミーティング」です。アプリを立ち上げるとホーム画面が表示されますが、オレンジ色をしたひと際目立ボタンが「新規ミーティング」です。これを押すだけですぐにミーティングがオープンします。

基本機能2|ビデオオフ・音声ミュート

Zoomにはビデオをオフにして、自分の姿をカメラに映さずミーティングに参加することもできます。もしアイコン画像を設定していれば、他の参加者のZoom画面には、それが映ることになります。また、マイクをオフにして、音声をミュートにすることもできます。周囲が騒がしいときに音声をミュートにすると、他の会話を邪魔せずに、会議を進行することができます。

基本機能3|ミーティングのスケジュール機能

いますぐミーティングをする場合には、新規ミーティングのボタンをクリックしますが、日時を指定してミーティングを開催する場合には、スケジュール機能を使います。ホーム画面にある「スケジュール」をクリックすると、日時を指定でき、Googleカレンダーなどにそのまま予定を書き込むこともできます。そのためうっかり設定したミーティングの開催を忘れてしまうこともありません。

使えると便利なZoomの便利機能

ほかにも便利に使える機能が実装されています。覚えておくと良いでしょう。

便利機能1|画面の共有

会議や打ち合わせをしているときに、資料を見せながら、説明したいこともあるでしょう。事前にメールで配布しても良いのですが、各自が同じページを見てくれるとは限りません。そこで通常のプレゼンと同じように、参加者全員で同じ画面を見ながら、会議をすることができます。それが「画面の共有」という機能です。主催者だけではなく、参加者も画面の共有ができますが、参加者にも画面の共有を認めるのか、それとも認めないのか、主催者が設定することができます。

便利機能2|ファイルの共有

画面共有では、パソコンで開いているファイルや、閲覧中のウェブページなどを他の参加者に共有することができますが、もし、DropboxやGoogleドライブといったファイル共有サービスを利用しているなら、Zoomと連携させることでよりスムーズに画面を共有することができます。ミーティング中の画面の下にメニューが表示されますが、そのなかに「画面の共有」というボタンがあります。このボタンをクリックすると、何を共有するのか、選択できる画面が登場します。そこにあるファイルというタブを選択することで、Dropbox、Microsoft OneDrive、Google Drive、Box、Microsoft SharePointといったファイル共有サービスと連携させることができます。

便利機能3|ホワイトボード機能

ホワイトボードはフリーハンドで書き込みができる白いボードをミーティングの参加者と共有できる機能です。プレゼンテーションを行う際や書きながら説明をするときに便利です。使い方も簡単で、「画面共有」のメニューから「ホワイトボード」を選択するだけです。これを選択すると真っ白な画面と操作メニューが登場し、他の参加者が見ている前で、書き込みをしながら説明を行うことができます。

便利機能4|バーチャル背景

Zoomではマイクとカメラを使って、お互いの顔を見ながら、ミーティングできますが、自宅で接続すると、生活感あふれる背景を映すことに抵抗を感じる人もいるでしょう。とはいえ、片づけている時間はない。そんなこともあるでしょう。そこでおすすめしたいのが、バーチャル背景という機能です。カメラに写る背景を任意の画像に置き換えることができる機能で、もともと入っている画像を使うほか、自分で用意したお気に入りの画像をバーチャル背景として使用することもできます。ただ、パソコンのスペックが一定水準に満たない場合には、動作や通信が遅延してしまうこともあります。

スマホやタブレットでもZoomは便利に使える

最近のノートパソコンはカメラが標準装備されているので、インターネットにつながる環境であれば、簡単にZoomができますが、もし使っているパソコンにカメラが搭載されていなければ、スマホやタブレットでZoomを使用することもできます。

アプリからサインインしておくことが必要

スマホやタブレットでZoomを使用する場合には、専用のアプリをインストールします。iPhoneでもAndroidスマホでも利用できるため、App StoreもしくはGoogle Playからダウンロードしましょう。インストール後はパソコンでの利用と同じように、メールアドレスとパスワードを入力し、サインインします。

画面共有やファイル共有なども可能

スマホ版のZoomでも使用できる機能に差はありません。画面共有やDropboxやGoogleドライブなどと連携したファイル共有も利用できます。

応用編|Zoomのウェビナー機能の使い方

仕事でZoomを利用する場合、用途の大半は少人数での打ち合わせや会議だと思います。Zoomにはさらに大人数での会議にも利用できるウェビナーと呼ばれる機能も搭載されています。「ウェビナー」とはウェブとセミナーを合わせた造語でオンラインセミナーのことを表します。最大100人〜10,000人まで参加が可能なため、もし必要になった場合には、利用してみましょう。ただ、ウェビナーはプロ、ビジネス、エンタープライズといった有料ライセンスの利用者もしくはZoom Roomsを利用しているアカウントでのみ申し込みができます。無料の基本ライセンスのユーザーは申し込みできないので、注意が必要です。

最大1万人までが参加できるセミナー機能

ウェビナーは最大1万人までが参加できるセミナー機能ですが、主催者(パネラー)と視聴者に分かれます。そのため、たとえば会社説明会や社内の研修、あるいは商品説明会や講義といった用途が考えられます。ある程度、参加者が自由に発言したり、書き込みができるミーティングとは異なり、主催者の操作によって、進行していきます。参加者から質問を受け付けたり、アンケートを行うことも可能で、参加者はチャットや挙手機能を使って発言することができます。基本的には主催者の音声と映像のみが共有されます。

有料のライセンス契約が必要

ウェビナーはプロ、ビジネス、エンタープライズといった有料ライセンスの利用者もしくはZoom Roomsを利用しているアカウントでのみ申し込みができますが、有料契約が必要なのは主催者のみで、参加者は無料のままウェビナーに参加することが可能です。

Youtubeライブなど他のツールとの連携も可能

ウェビナーはZoomで視聴ができますが、YouTubeやFacebookなどと連携させることによって、ライブ配信することもできます。他のプラットフォームで配信することによって、より多くの視聴者が簡単に閲覧することができるようになります。

Zoomを使いこなしてテレワークを快適に!

音声や映像によるコミュニケーションだけなら他にも利用できるツールはありますが、Zoomは会議や打ち合わせといったビジネスコミュニケーションに活用しやすい機能がたくさん搭載されています。そのためZoomを使いこなせば、よりテレワークが快適になるはずです。いずれの機能もボタン操作で簡単に使うことができるため、一度、試してみてはいかがでしょうか?

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