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Google Meetとはどんなサービス?使いこなすコツも徹底解説

新型コロナウイルスの広がりによって、リモートワークを推奨する企業が増えましたが、会議や打ち合わせの必要性はなくなりません。そんなとき、利用されているのがウェブ会議ツールです。代表的なツールのひとつであるGoogle Meetの特徴や使いこなすコツについて解説します。
新型コロナウイルスの広がりによって、リモートワークを推奨する企業が増えましたが、会議や打ち合わせの必要性はなくなりません。そんなとき、利用されているのがウェブ会議ツールです。代表的なツールのひとつであるGoogle Meetの特徴や使いこなすコツについて解説します。

そもそもGoogle Meetとはどんなサービス?

Google Meet(グーグル ミート)は、Google社が提供しているウェブ会議ツールです。従来は有料で利用できるGoogleのビジネス向けのクラウド型グループウェアサービス「G Suite」のひとつとして提供されていました。

G Suiteにはメールサービスの「Gmail」のほか、メンバーと共有ができる「Google カレンダー」や、表計算作成ツールの「Googleスプレッドシート」、文書作成ツールの「Googleドキュメント」、さらにクラウドストレージの「Googleドライブ」などがあり、有料版ではドライブの容量が無料の個人向けプランよりも多く設定されているなど、ビジネス利用しやすいように設計されていました。このG Suiteで利用できるウェブ会議ツールとして「Hangouts Meet」と、チャットツールの「Hangouts Chat」というサービスがあったのですが、2020年5月に名称が「Google Meet」に変更され、さらに誰でも利用できる一般向けのサービスとして無料開放されました。

そんなGoogle Meetはさまざまな機能を持ったウェブ会議ツールで、Googleアカウントがあれば、無料プランでも100人まで参加できるオンライン会議を作成して(有料であれば、プランに応じて100人以上の参加も可能)、最長60分間の会議を開催することができます。またセキュリティの高い通信が確保されているため、多くの企業や自治体、あるいは学校などの教育現場で利用が進んでいます。

Google Meetで利用できる機能とは?

ウェブ会議ツールのGoogle Meetでは、ウェブカメラやノートパソコン内蔵のカメラで映像を表示し、マイクで音声をやりとりしますが、こうした音声と映像を表示するだけではなく、さまざまな機能が搭載されています。その一部をご紹介します。

チャット機能

Google Meetにはビデオ会議中に参加している他のメンバーに対して、使用しているスマートフォンやパソコンからチャットメッセージを送信することができます。全員で共有したいウェブサイトのURLを送ったり、打ち合わせしたいアジェンダを送信すれば、スムーズに会議を進行することができるはずです。なお、送信したチャットメッセージはすべての参加者に表示され、会議中のみ閲覧することができます。

マルチデバイス対応

Google Meetの利用の仕方はいたって簡単です。パソコンで利用する場合には、ブラウザ上で会議を行うことができるため、ソフトウェアを追加でインストールする必要がありません。マルチデバイスに対応しているため、スマートフォンやタブレットからも利用が可能です。その際には専用のGoogle Meetモバイルアプリをダウンロードしてインストールすることで参加ができます。Google PlayもしくはApp Storeからダウンロードしましょう。

画面録画機能

会議中の内容を記録しておきたい人には便利な画面録画機能も搭載されています。会議に参加できなかったメンバーがあとから視聴したり、会議を見直したり、あるいはプレゼンや営業のシミュレーションを録画して、研修やスキルアップに活用するといった用途が考えられます。こちらは無料プランでは利用できないため、有料版となるG Suite Enterprise Esseintialsなどに加入する必要があります。

スケジューリング機能

前もって決定したウェブ会議の日程や、立て続けにウェブ会議の予定があると、スケジュールを把握するのも大変です。うっかり忘れてしまう参加者がいたり、時間になっても現れないメンバーがいることも起こってきます。その点、Google Meetではウェブ会議の日時指定をし、さらにそれをGoogleカレンダーと連携させることで簡単にスケジュールを把握することができるようになります。Googleカレンダーでは事前にリマインドのアラートを通知することができるため、忘れてしまうようなミスも減らせるでしょう。

ダイヤルイン機能

Google Meetにはウェブ会議がG Suiteのアカウントで開催されている場合に、電話からダイヤルインできる機能が搭載されています。これはたとえば、重要な会議中にネットワークが不安定になってしまったときなどに、急遽、電話の音声機能を利用することによって、会議を継続するような使い方ができます。

ゲスト招待機能

Google Meetではウェブ会議をスタートさせる前はもちろんですが、会議中でもユーザーを招待することができます。事前に招待する場合には、たとえばGoogleカレンダーの予定作成画面からGoogle Meetの会議を設定し、そのままメールアドレスを追加することで参加者に「招待状」としてメールを送って、招待することもできます。

Google Meetを利用するメリットとは?

ウェブ会議のツールには、zoomやSkypeなど他社からも同様のサービスが登場していますが、Google Meetを利用するメリットとしてどんな点が挙げられるでしょうか。

ブラウザ上で利用できる

zoomやSkypeでは専用のアプリケーションでウェブ会議を開催するのに対して、Google MeetではWebブラウザ上で行う点が大きな違いです。専用のアプリケーションの場合、あらかじめダウンロードし、パソコンにインストールしておく必要がありますが、Google Meetの場合、該当するアドレスを開くだけですぐに会議に参加できます。しかも、ChromeやFirefox、Microsoft Edge、Apple Safariなど各ブラウザに対応しているので、誰でも気軽にウェブ会議が行えます。また、GmailやGoogleカレンダーと連携した会議日程の設定もスムーズです。

ほかのGoogleサービスと連携しやすい

スケジュールの共有ができるGoogleカレンダーや、メールサービスのGmail、作成したリストを簡単にメンバーと共有できるGoogleスプレッドシートなど、最近はビジネス現場でもGoogleの各種サービスが利用されています。そのため、これらを日頃から利用している人なら、とくにGoogle Meetは使いやすいと感じられるはずです。

Gmailの画面にはGoogle Meet用のメニューもあり、会議を新規ではじめたり、会議に参加する場合もクリックひとつで行えます。Googleカレンダーでもグループを指定して会議の予定を入力すると、そのまますぐにメンバー全員に招待状を送ることもできるなど、他のGoogleサービスとの連携しやすさは大きなアドバンテージになっています。

セキュリティ機能は優れている

ウェブ会議ツールのzoomは、一時期、急速にユーザー数を伸ばしましたが、脆弱性やセキュリティホールが見つかるなど、ビジネス用途での利用に疑問符が付けられたことがありました。一方でビジネスユーザー向けの有料サービスとしてスタートしたGoogle Meetでは、もともと外部からの不正侵入や情報流出に神経を尖らせていました。そのため、プライバシーやデータの保護については、最大限の配慮がされています。ウェブ会議を安全に利用できるよう、乗っ取り防止機能やセキュアな会議管理機能など、さまざまな不正使用対策がデフォルトで備わっています。セキュリティキーを含む2段階の認証プロセスにも対応しているなど、優れたセキュリティ機能はGoogle Meetを利用する際の大きなメリットです。なお、Google Meetのウェブ会議はクライアント側とGoogle側との通信時に暗号化されるなど、IETFのセキュリティ基準を遵守しています。

無料で利用できる

従来は有料プランであるG Suiteの機能のひとつでしたが、現在は無料で利用することができます。1対1の会議なら24時間無料で開催でき、参加者が3名以上の場合には、60分まで無料で行うことができます。

有料版ではさらに充実した機能を利用できる

無料でも十分に活用できるGoogle Meetですが、有料プランではさらに活用の幅が広がります。Google Meetの有料プランとしては、アクティブユーザーあたり月8ドルでチームでの運用に適したGoogle Workspace Essentialsと、より上位のGoogle Workspace Enterprise(料金は要問い合わせ)が用意されています。

有料プランの大きなメリットは3人以上の会議でも、60分の時間制限がなく、最長24時間まで開催できる点にあります。また、会議を録画し、Googleドライブに保存できる機能も利便性が高いと言えるでしょう。そのほかの機能には、アンケートを取ったり、ドメイン内でライブ配信をする機能もあります。

Google Meetでビデオ会議を開始する方法とは?

こうした多くのメリットを持つGoogle Meetですが、どのように利用すれば良いのかわからない人もいるはずです。一度、使えばすぐに理解できるような簡単なツールですが、あらためて利用方法を説明しましょう。

アカウントを登録して会議を作成する

個人でGoogle Meetを利用する場合には、まずGoogleアカウントを登録します。アカウントは無料で登録できます。もし、すでにアカウントを持っているなら、ログインするだけですぐに利用が開始できます。もし、ビジネス利用でGoogle Workspaceのアカウントを持っている場合も同様です。

アカウントを登録したら、新しい会議を作成します。

ユーザーを招待する

会議を作成したら、参加するユーザーのメールアドレスに会議のリンクもしくは会議コードを送信します。無料プランのGoogle Meetの場合には、招待されたユーザーは参加する前に、Googleアカウントを作成するか、すでに持っているアカウントにログインすることで会議に参加できるようになります。

実際に会議に参加する

誰かが作成した会議に参加する場合には、招待状に記載されている会議のリンクをタップ・クリックするか、主催者から受け取った会議コードを入力することで会議に参加できるようになります。

Google Meetをより便利に使いこなすコツ

シンプルな操作で誰でも会議を主催したり、会議に参加することができるGoogle Meetですが、より便利に使うためのTipsがあります。

タイルビューを利用する

Google Meetの画面は、会話の中心になっている参加者が大きく表示されるよう自動で切り替わる仕様になっていますが、レイアウトというメニューからそれを切り替えることができます。そのひとつがタイルビュー(タイル表示)という画面表示です。これは最大49人を同時に画面に表示できるもので、デフォルトでは16枚のタイルに設定されています。参加者の顔を見ながら、会議を行うことができる設定です。

強制ミュート機能を利用する

また通信環境やマイクの状態によって、参加の音声に雑音が入ったり、ハウリングと呼ばれる共鳴音が発生してしまうことがあります。そんなとき会議の主催者はその参加者のマイクを強制的にミュート状態にすることができます。もし、会議中に耳障りな音が発生してしまった場合には、強制ミュートを使い、その間にマイクを調整してもらうことで、参加者に不快な思いをさせることを防ぐことができます。

仮想背景でプライバシーを守る

ウェブ会議ツールを使ったリモート打ち合わせでは、会社の会議室などではなく、自宅などで接続することになります。その際に、背景に部屋が映ることに抵抗を感じる人も多いのではないでしょうか? そんなときに便利な機能として、背景を持っている画像に差し替えたり、デジタル処理でぼかすことでプライバシーを保護する機能も備わっています。

ウェブ会議ツールはGoogle Meetが使いやすい

以前よりもウェブ会議を行う機会が格段に増えたのではないでしょうか? そのため、いろいろなツールを比較し、試してみた人も多いと思いますが、専用のアプリをインストールする必要がなく、Googleの各種サービスとの連携面でも優れたGoogle Meetは会議ツールのスタンダードになりつつあります。まだ使ったことがないという人は、メリットを理解して、Google Meetを一度、使ってみてはいかがでしょうか?

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