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Zoomの会議は録画することで議事録になる|クラウドに保存するメリットや録画の注意点を解説

Zoomでは会議中に「レコーディング」というボタンを押すだけで録画が可能です。議事録を作成したり、会議に参加できなかったメンバーと共有することもできるため、録画データをクラウドに保存するメリットや録画の注意点について解説します。
新型コロナウイルスの感染拡大によって、リモートワークを推奨する企業が増えました。自宅にインターネット回線を引いている家庭も多いため、業務用のPCがあれば問題なく業務ができるという人も多いでしょう。また、オフィスで集まって業務する際には可能な雑談や簡単な報告・連絡もビジネスチャットツールを活用すれば、それで補うことができます。打ち合わせや商談であれば、Zoomビデオコミュニケーションズが提供しているZoom(ズーム)です。カメラやマイクを標準装備しているノートパソコンも多く、すぐに利用できるウェブ会議ツールとしてZoomは一気に普及しました。

そんなZoomの便利な機能として、録画機能が挙げられます。録画を見返して議事録を作成したり、会議に参加できなかったメンバーと共有することもできます。対面での打ち合わせならスマートフォンやレコーダーを準備して録音するケースも見られますが、Zoomでは会議中に「レコーディング」というボタンを押すだけで録画が開始されるため、とても簡単です。ここでは録画データをクラウドに保存するメリットや録画の注意点について解説します。

Zoomの録画データの保存先は2つある

対面での打ち合わせでビデオカメラを用意して録画することもできますが、あとから見返すのが手間になります。また、他のメンバーと共有するのも面倒でしょう。対して、Zoomでは会議中に「レコーディング」というボタンを押すだけで録画できますが、そのデータはどこに保存されるのでしょうか? ひとつは会議に使用したパソコンのローカル(空きスペース)で、もうひとつはクラウド上に保存されます。

ローカル保存

Zoomには無料プランとPro、Business、そしてEnterpriseという3つの有料プランがありますが、無料版では録画データをローカルにしか保存できません。そのため、録画データが溜まっていくとパソコンの空き容量を圧迫することになりかねません。ただ、頻度が少なく一定期間で消去するような利用の仕方なら、問題ないと言えます。なお、ローカルに保存する場合、フォルダの指定など、通常のデータ保存と同じ扱いが可能です。

クラウド保存

Zoomのクラウドに録画データを保存できるのは、Pro、Business、そしてEnterpriseという3つの有料プランのみとなっています。またProとBusinessには最大容量が設けられており、1GBまでとなっています。最上位のEnterpriseになると無制限でデータを保存することが可能です。ローカルに保存するケースとは異なり、ハードディスクなどの空き容量を圧迫することもありません。他のスタッフと録画データを共有したい場合も、取り扱いしやすいと言えます。

Zoomの録画をクラウドに保存するメリット

無料版でも録画したデータを保存することはできますが、有料プランではクラウドに保存できます。ローカルへの保存と比べてどんなメリットがあるのでしょうか?有料版ならではの使い勝手について解説します。

メリット1|他の人へ共有しやすい

クラウドで録画データを管理するメリットとして、他人と共有しやすい点があげられます。ローカルに保存したデータも他人と共有することはできるのですが、録画データは音声データなどとは異なり容量が大きくなりがちです。そのため転送も容易ではなく、圧縮したり、ファイルサーバーやYouTubeのような動画配信サービスにアップロードする際も手間や時間がかかってしまいます。これに対して、クラウドに保存したデータであれば、URLを送ることで簡単に共有することができます。閲覧する場合もそこにアクセスするだけなので、扱いやすいと言えます。

メリット2|PCの容量を圧迫しないで済む

クラウドで保存するメリットの二つ目が、PCの空き容量に関する問題です。動画の録画データは容量が大きくなりがちで、ローカルに保存しておくとすぐにPCの空き容量を圧迫します。スムーズなPC操作ができなくなる可能性もあり、Zoomでオンライン会議を行う際にも支障が出る可能性があります。どうしてもローカルに保存したい人は記録用の外付けのHDDなどを用意して、そこに保管していくという手段を選んだほうが得策です。

使用するデバイスの機能を使用して録画する方法

Zoom内の録画機能はボタン一つで録画がスタートできるため、とても使いやすいのですが、使用しているPCやスマホの機能を使って会議の様子を録画することも不可能ではありません。何らかの理由でZoom内の録画機能を使いたくない人は覚えておくと良いでしょう。

WindowsやMac|画面キャプチャツールを使用する

たとえば、Zoom会議中の様子を撮影・録画して保存したいのなら、画面キャプチャツール(スクリーンショット)を使用すると良いでしょう。Windows10のPCを使用している人は、「Windows」+「G」を押すと、キャプチャに使うコントロール画面が出てきます。ゲームバーと言われていますが、キャプチャコントーラーの録画のボタンをクリックすると、録画がスタートします。終了したい場合には録画コントローラーの青いボタンをクリックします。また、「Windows」+「ALT」+「R」はショートカットキーでゲームバーを表示させることなく、すぐに録画を開始することができます。ちなみに終了させたいときには、再度、「Windows」+「ALT」+「R」を押します。

Macの場合には、「shift」+「command」+「5」を押すと、スクリーンショット用のツールバーが出てきます。画面全体を収録するのか、選択した部分だけ収録するのか選び、収録したいときにはオンスクリーンコントロールの「収録」というボタンをクリックします。あるいはQuickTime Playerを使う方法もあり、アプリケーションフォルダからQuickTime Playerを起動させ、メニューバーからファイル→新規画面収録を選択します。すると、オンスクリーンコントールか、画面収録のウィンドウが開くため、赤いボタンから収録を開始できます。

iPhoneやスマホ|画面収録機能を活用する

iPhoneなどスマホにも画面を収録する機能が搭載されています。iPhoneを例に説明すると、まず設定メニューからコントロールセンターを選択し、「画面収録」を追加します。コントロールセンターはiPhoneの画面の下端から上に向かって指をスワイプすると出てくる画面で、ディスプレイの明るさなどを調整することができます。コントロールをカスタマイズして、「画面収録」を追加すると、コントロールセンターに二重丸型のアイコンが表示されるようになります。これをタッチすると、画面を録画できるようになります。

Zoomの会議で録画を使用するときの注意点

Zoom会議を録画することで振り返りや参加できなかったメンバーと会議の共有ができるというメリットがある一方で、賢く利用するためには、事前に知っておきたい注意事項もあります。

録画の可否はホストにしか決められない

会議の録画ができるのは、その会議を設定したホストのみです。参加者はZoomの録画機能を使って録画することはできません。そのため、録画したいときにはホストに依頼するか、自分がホストになって会議を開催する必要があります。

自身が会議のホストの場合も録画していることを共有する

とくに取引先との打ち合わせや会議の場合には、ホストであっても勝手に録画しないほうが良いでしょう。万が一、会議の内容が外部に漏れてしまったときには、重大なトラブルに発展する可能性があります。録画したいなら、事前にメンバーにことわってから録画を開始したほうが良いでしょう。

議事録代わりにもなる録画機能を活用してWeb会議を充実したものにする

Zoomの録画機能はボタン一つで開始できるため、とても便利です。メモなどに議事録を取りながら会議をするのは意外と難しく、Zoomが録画してくれているのなら、会議に集中することができます。有料プランになるとクラウド保存もできるため、さらに利便性が高くなります。もし毎回議事録をとる必要があるのなら、有料プランへの切り替えを検討すべきかもしれません。

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