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Slackでダイレクトメッセージは使用しないほうがいい?上手く機能を活用するコツを紹介

近年、新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響でテレワークが主流になり、ビジネスコミュニケーションツールが目立ってきています。数多くツールがある中でも注目されているSlack。
チームやプロジェクト単位でのコミュニケーションだけでなく、1対1でやり取りができるダイレクトメッセージ機能もあります。

一見、便利に思えるダイレクトメッセージ機能ですが、Slackにおいては使用しないほうが良い場合もあります。
本記事では、Slackダイレクトメッセージ機能の活用方法と機能を使うシーン、使用しないことで得られるメリットも合わせてご紹介いたします。

Slackはダイレクトメッセージで1対1のやりとりを行うことができる

新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響を受けて、テレワークを推進している企業も少なくありません。そんな中、課題のひとつにコミュニケーションが不足してしまうことが上げられます。
そこで手助けをしてくれるツールに、Slackがあります。
Slackは、便利なビジネスコミュニケーション用のチャットツールです。

チームでプロジェクトを遂行するために、数人以上でやり取りをする機会の多いSlackですが、1対1のダイレクトメッセージのやり取りも行うことができます。

本記事では、Slackのダイレクトメッセージ機能の活用方法と、あえて使用しないことで得られるメリットを解説し、Slackを有効に使えるノウハウをご紹介します。

Slackでダイレクトメッセージを送る方法

Slackでダイレクトメッセージを送るためにはどのような手順が必要なのでしょうか?
ここからは、手順を段階ごとに解説いたします。

手順1|左側の「ダイレクトメッセージ」横の+をクリック

「ダイレクトメッセージ」横の+をクリックします。
※アプリ左上にある作成ボタン(✎マーク)からも始めることもできます。

手順2|送信先に相手の名前を入力する

メッセージを送信したい相手のユーザー名を入力することで、いくつか候補が出てきます。

手順3|メッセージフィールドにメッセージを入力

送信したい内容をメッセージフィールドに入力します。
メッセージフィールド内では、書式設定で文字の装飾も可能です。

手順4|紙飛行機アイコンをクリックして送信する

メッセージを入力すると、「紙飛行機アイコン」が緑色になります。
こちらをクリックすることで、メッセージが送信されます。

初期設定ではショートカットキーの活用も可能で、Shift+Enterを押すことで送信することもできます。

ダイレクトメッセージ機能を使うシーン

ここまでダイレクトメッセージ機能の活用方法を解説しました。
ここからは、主にSlackのダイレクトメッセージを利用するシーンを2つほどご紹介します。

チーム全体に見せたくない非公開なやりとりを行う

1つ目は、チーム全体に見せたくない情報のやり取りを行うときです。

個人情報や採用情報、雇用契約に関する話など、オープンな場で話をするべきでないことはダイレクトメッセージの活用が便利です。

メンバー間の個人的なやり取りを行う

2つ目は、メンバー間の個人的なやり取りを行うときです。

業務内容に直接関係のない話をする、いわゆる「雑談」は、普段の業務上のコミュニケーションを円滑に行うために重要な要素になります。
飲み会の約束やプライベートなやり取りなどを行うときは、ダイレクトメッセージを使用する場合があります。

Slackのダイレクトメッセージを利用しないことにはメリットがある

ここまでSlack ダイレクトメッセージ機能の活用方法や、シーンをご紹介しました。
非常に便利なダイレクトメッセージですが、チームで業務を遂行していくにあたり、あえてダイレクトメッセージを使わないことで得られるメリットがあります。

ここからは、そのメリットについて4つほど解説していきます。

チームに対して情報を蓄積できる

メリット1つ目は、チームに対して情報を蓄積できることです。

ダイレクトメッセージ機能には人数制限があり、最大9名でのやり取りでしか行うことができません。そのため、チーム単位で稼働しているプロジェクトの場合は、同じ質問が重複されないためにも、過去のやり取りやデータを蓄積していくことが重要になります。

新しくアサインする人材がログから探し出すことができるため、チャンネルでのメッセージのやり取りのほうが効率的になるのです。

情報の平等性を保つことができる

メリット2つ目は、情報の平等性を保つことができることです。

オープンな場でやりとりをすることで、メンバー間で「〇〇は知っているのに、〇〇は知らない」という状態を作らずに済みます。そのため、メンバー間に情報の齟齬が生じなくなり、普段のコミュニケーションもとりやすくなるのです。

チーム内のコミュニケーションが活発になる

メリット3つ目は、コミュニケーションが活発になることです。

誰か1人にコミュニケーションをとるのではなく、チーム全体に対して投げかけることによって、ひとつのテーマへの議論が活発化します。より広い視野でプロジェクトを進めることができるので、自然とアウトプットの質も高くなり企業に良い影響を与えます。

業務効率を改善できる

メリット4つ目は、業務効率を改善できることです。

例えば、チームリーダーに1人1人が同じ質問をしてしまうと、何度も同じやりとりが発生し、必然的に工数が増えてしまいます。質問を投げかけている側も、すぐに着手したいのに、相手から返信がこずに進められないという可能性もあります。

また、一度完成した内容が、後から違う意見が出てきて振り出しに戻ってしまうことも考えられます。
これらの非効率的なことを発生しないよう、スピード感をもってプロジェクトを進行するためにも、オープンな場でメンバーの目に触れるようなコミュニケーションをとることが望ましいのです。

便利なダイレクトメッセージ機能は使用しないことでメリットもある

Slack ダイレクトメッセージ機能の活用方法や使用するシーン、あえて使用しないことで起こるメリットをご紹介しました。本記事を参考にして、シーン別に合わせてダイレクトメッセージ機能を使い分け、業務改善にお役立てできれば幸いです。

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