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Slackチャンネルとは?有効活用するコツを初心者向けに解説

近年、新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響でテレワークが主流になり、ビジネスコミュニケーションツールが目立ってきています。数多くツールがある中でも注目されているSlack。
チャンネル機能を有効に活用することで、業務効率の改善も期待できます。

本記事では、Slackチャンネルの特徴と種類、有効活用する際のポイントを作成手順も合わせて解説いたします。

Slackは業務効率の改善に役立つツール

新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響を受けて、テレワークを推進している企業も少なくありません。
そんな中、課題のひとつにコミュニケーションが不足してしまうことがあげられます。そこで手助けをしてくれるツールの1つに、Slackがあります。

Slackは、便利なビジネスコミュニケーション用のチャットツールです。
(参考:Slack help center
メッセージのやり取りだけでなくファイルの共有や通話もできます。
チャンネルで構成されているので、チーム別、プロジェクト別など組織に適したスタイルでコミュニケーションを取ることができます。

チャンネルの特徴と種類、有効活用するポイント作成方法と合わせて解説します。

Slackを活用するメリット

業務にSlackを活用すると、どんなメリットがあるでしょうか?

テレワークでもコミュニケーションを取りやすい

コロナ禍で社員を通勤させず、リモートワークを推奨する企業も増えています。リモート会議ツールやファイル共有などのビジネスツールを使えば、職種によるものの、工夫次第で、これまでと変わらない業務ができます。ただ、リモートワークではメールや電話で報告はできますが、雑談が減るため、社員同士のコミュニケーションが減るのが、デメリットです。Slackのチャットやビデオ通話の機能を使うことで、情報共有や会話が減る懸念を解消できます。

複数のデバイスで利用できる

Slackは複数のデバイスで使用できるツールです。デスクトップ版はもちろん、アプリをインストールすれば、スマホやタブレットでも使用できます。そのため、通勤とリモートワークを併用している職場でも継続してSlackが使えます。また、営業や出張など外出が多い社員でも出先からスマホで情報を共有したり、ファイルを閲覧することができ、便利です。

手軽にファイル共有できる

Slackはチャット機能で知られていますが、ファイルの共有も簡単にできます。共有したいファイルをSlackにドロップするだけです。宛先を指定し、本文を入力して、送信するメールよりも、手軽だと言えます。

Slackチャンネルとは?

Slackでは、会話したい話題やメンバーごとに、チャンネルと呼ばれる専用のスペースを設けることができます。テーマを絞って意見交換したいときに便利です。また、チャンネルにはパブリックチャンネルとプライベートチャンネルがあります。パブリックチャンネルは誰でも参加ができるもので、プライベートチャンネルはすべてのメンバーに公開しないような会話に使用します。

Slackチャンネルとワークスペースの違い

Slackのチャンネルと似た用語に、ワークスペースがあります。Slackでは、やりとりしたいメンバーを招待してグループを作りますが、部署や部門など、グループ全体で使用する場所が、ワークスペースです。対する、チャンネルは特定のメンバーが参加する、小さな会議室のような場所です。

Slack チャンネルの特徴

チャンネルは、Slackの軸となる部分です。
ここからは、Slackのチャンネルの特徴を解説します。

チーム別・プロジェクト別などニーズに合わせて作成できる

チャンネルは「#」から始まるグループで、会議室のような役割を担っています。チーム別、プロジェクト別だけではなく、期間限定で作成することもできます。
初期設定では、ワークスペース内にいる全員が参加している

#general(全体的なお知らせ)

#random(仕事以外の話題)

というチャンネルが存在します。

メンバーが必要に応じて参加・退出できる

メンバーは、自身が関与するチャンネル(案件やプロジェクト、イベント毎)に参加することで、自分にとって必要な情報をピックすることができます。
他社同士のやりとり含め確認できるため、情報共有の効率化に繋がります。自身が関与しなくなったチャンネルからは自由に退出することができるので、ピックする情報を精査することも可能です。

チャンネルの中にはスレッドが存在する

チャンネルの中にはスレッドと呼ばれる、会議室の中の小部屋のようなものが存在します。

チャンネル内にスレッドを作成することで、1つのテーマについて検討したり議論したりする際に情報が煩雑になりません。
あとから探しだす時にも、物事が決定した経緯などを合わせて簡単に確認できます。

Slackのチャンネルの種類

これまでチャンネルの特徴をご紹介しました。
本章からは、Slackのチャンネルの種類とその機能について解説します。

パブリックチャンネル

パブリックチャンネルは、「#」の記号から始まるチャンネルのことです。
ワークスペース内の誰でも閲覧することができ、参加できます。

ゲストを除くワークスペースのメンバー全員が作成できますが、ワークスペースのオーナーが特定のメンバーだけに作成権限を渡すことも可能です。

プライベートチャンネル

プライベートチャンネルは、「鍵マーク」の記号から始まるチャンネルのことです。
作成者または参加者によって招待されないと、閲覧・参加ができないチャンネルです。

デフォルトでは、ゲストを含め、メンバーは誰でもプライベートチャンネルの作成ができますが、こちらもワークスペースのオーナーが特定のメンバーだけに作成権限を付与することが可能です。

マルチワークスペースチャンネル

マルチワークスペースチャンネルは「∞」に似た記号から始まるチャンネルのことです。
チャンネル内のメンバーだけでなく、複数のワークスペースが繋がれるチャンネルで、大規模組織向けの「Enterprise Gridプラン」のみ使用可能です。

パブリックとプライベート、どちらの設定もできます。
ワークスペースのオーナーと管理者がマルチワークスペースチャンネルを作成できることはもちろん、他のメンバーへ作成権限を渡すことも可能です。

Slack内のチャンネルを有効活用するポイント

ここまで、チャンネルの特徴と種類に関して解説しました。
ここからは、Slackのチャンネルを有効活用して、業務効率をより改善するためのポイントを2つほどご紹介します。

ポイント1|ガイドラインに基づいて作成する

ポイントの1つ目は、ガイドラインに基づいて作成することです。

次の3つの項目に注意しましょう。

A)チャンネル名の付け方
チャンネル名はワークスペース内で統一しましょう。
統一することで、すべてのチャンネルを把握しやすくなり整理が簡単になります。
チャンネル名は後から変更することもできます。

B)用途を明確に記載
チャンネルごとに「何に使うチャンネルか」を説明欄に明確に記載しましょう。
チャンネルの目的に関して、参加メンバーが共通認識を持つことで、コミュニケーションのすれ違いが減り、ツールをより良く使用できます。
後からチャンネルに参加したメンバーも、認識齟齬なく理解できます。
 
C)テーマを分かりやすくする
スレッド機能を活用して、ディスカッションしているテーマを分かりやすくしましょう。
話している内容が煩雑せずに、効率的にコミュニケーションがとれます。

ポイント2|ベストプラクティスを意識する

ポイントの2つ目は、ベストプラクティスを意識することです。
ベストプラクティスとは最善慣行とも訳され、ゴールまでの最も効率のよい技法、手法です。

次の2つの項目に注意しましょう。

D). パブリックチャンネルを使う
情報の平等性を意識して、なるべくパブリックチャンネルで行いましょう。
もちろん、チーム内やイベント内の機密情報などを取り扱う場合は鍵をつける必要があります。
ですが、それらを除いて情報を開示しておくことで、社員がSlackを通して色々な情報を見つけるきっかけになり、業務効率の改善や共通認識を持つことに繋がります。チャンネルの性質に合わせてプライベートとパブリックを使い分けるとよいでしょう。

E). チャンネルの削除・アーカイブを定期的に行う
使わなくなったチャンネル(今後使う可能性がある)はアーカイブ、残す必要のないものは削除しましょう。
よく使うチャンネルと全く使わないチャンネルが混同していると、開いた際にチャンネルを発見しづらくなってしまいます。3ヶ月に一度位のペースでチャンネルの見直しを行いましょう。

チャンネルの作成手順

ここまで、チャンネルの特徴と種類、有効活用する際のポイントに関して解説しました。
ここからはチャンネルの作成手順をご紹介します。
(参考:チャンネルを作成する

手順1|左上のワークスペース名をクリック

左上のワークスペース名をクリックします。

手順2|「チャンネルを作成する」をクリック

「チャンネルを作成する」をクリックします。(※黄色付部分)

手順3|チャンネル名の入力

チャンネル名の入力は「80文字」までです。
文字は、日本語・英字・ハイフン・アンダーバーが使用できます。

手順4|プライベート設定の必要有無を確認

プライベート設定にする際は、「プライベートチャンネルにする」の横のトグルボタンをクリックしましょう。

チャンネルを作成した後でも、プライベート設定にすることができますが、チャンネル変換のオプションが見当たらない場合は、ワークスペースのオーナーに相談しましょう。

手順5|「作成する」をクリック

後、右下にある緑色の「作成する」ボタンをクリックします。

手順6|メンバーを追加する

チャンネルが作成できたら、メンバーを追加しましょう。
ワークスペース内のメンバーの名前を入力して選択することで、チャンネル内にメンバーを追加できます。

Slack疲れには注意が必要

Slackによって、社内のコミュニケーションが活発になる可能性が高いですが、頻繁にメッセージが届くことで、チャットで回答することに追われ、本来の業務が進まなくなることがあります。無視して、業務するわけにもいかず、早く返答しなければと、ストレスに感じるようになっていきます。その結果、Slackを使いたくないと思うようになるというデメリットもあります。これをSlack疲れと呼ぶことがあります。ときには受け流したち、@をつけるのは緊急なときだけ、など快適な距離感をルール化することも大切です。便利なツールでも、使い方を誤るとデメリットが生じる可能性があるので、注意が必要です。

Slackチャンネルを活用して業務効率を高めよう

Slackチャンネルの特徴や種類、活用ポイントを作成方法も合わせてご紹介しました。
チャンネルはSlackの軸となるため、より効率良くコミュニケーションを取るためにも作成段階から重要になります。
是非、本記事を参考にしていただき、業務効率の改善にお役立てれば幸いです。

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