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企業がSlackを導入するメリット・デメリットを成功事例と合わせて解説

近年、新型コロナウイルス感染症の感染拡大などの影響でテレワークが主流になり、ビジネスコミュニケーションツールが目立ってきています。数多くツールがある中でも注目されているSlack。

今回は、企業がSlackを導入するメリット・デメリットを成功事例と合わせてご紹介します。

Contents

  1. Slackはビジネスコミュニケーション用のチャットツール
  2. Slackを導入するメリット
  3. メリット1|必然的に生産性が上がる仕組みになっている
  4. メリット2|新しくアサインしたメンバーへの情報共有が簡単にできる
  5. 検索機能が充実しており該当するメッセージを探しやすい
  6. メリット3|タスク漏れが防げる
  7. メリット4|拡張機能による外部連携がしやすい
  8. ▼外部連携の一例
  9. ・Googleドライブとの連携が可能
  10. ・Googleスプレッドシートとの連携が可能
  11. ・Asanaとの連携が可能
  12. メリット5|ファイルの共有が簡単にできる
  13. メリット6|低いコストで導入することができる
  14. Slackを導入することで生じるデメリット
  15. デメリット1|ビデオ通話できる人数に制限がある
  16. デメリット2|チャンネルが多すぎると通知の見落としが発生する
  17. デメリット3|社外とのコミュニケーションに使用しにくい
  18. Slackの有料プランに加入するメリット
  19. メッセージ履歴を無制限で閲覧できるようになる
  20. 同時に通話できる人数が最大15名まで増える
  21. 共有ファイルの保存容量を1人あたり10GB以上確保できる
  22. サポート対応をしてもらえる
  23. Slackを導入した企業の成功事例
  24. オープンなコミュニケーションが促進|クックパッド株式会社
  25. 全員必須のタスク管理を有用にした|GMOペパポ株式会社
  26. メリットを知ってslackを有効活用しよう

Slackはビジネスコミュニケーション用のチャットツール

新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響を受けて、テレワークを推進している企業も少なくありません。そんな中、課題のひとつにコミュニケーションが不足してしまうことが上げられます。
そこで手助けをしてくれるツールの1つに、Slackがあります。

Slackは、便利なビジネスコミュニケーション用のチャットツールです。 (参考:Slack help center

メッセージのやり取りだけでなくファイルの共有や通話もでき、チーム別、プロジェクト別など組織に適したスタイルでチャンネルを作成できます。

本記事では、企業がSlackを導入するメリット・デメリットを成功事例と合わせて解説します。是非、気になる章からご覧頂けますと幸いです。

Slackを導入するメリット

Slackはアメリカに本拠地があるSlack Technology社が提供しており、世界中で活用されています。
効率的にコミュニケーションをとることができるツールであるSlack。
ここからは、Slackを導入することで得られるメリットを、6つほど項目別に解説していきます。

メリット1|必然的に生産性が上がる仕組みになっている

メリット1つ目は、生産性があがる仕組みになっていることです。

Slackにはチャンネルという機能があります。チャンネルは、「共同作業場」ともいわれており、進行中のプロジェクト毎やチーム毎、イベント毎にチャンネルを作成することができます。自身が携わっている業務内容の進捗などをすぐに確認することができます。
案件に必要であるメンバーが所属していることがチャンネル内でわかるために、気軽に情報提供ができます。

また、情報提供の際に投稿したメッセージは、その後も編集や削除可能であり、メールのように新しく送り直す必要もありません。慣習となっている挨拶文や署名を必要とせず要件のみでスムーズにやりとりできます。

メリット2|新しくアサインしたメンバーへの情報共有が簡単にできる

メリット2つ目は、新しくアサインしたメンバーへの情報共有が簡単にできることです。
Slackのチャンネルは、途中から参加した場合でも、過去のチャンネル内のやりとりを見ることが可能です。

そのため、すでに動いているプロジェクトに関しては、業務に新しくアサインするメンバーを該当の既存チャンネルに招待するだけで簡単に情報共有ができます。
丁寧に新メンバーに状況を説明するよりも、圧倒的に負担が減り業務効率化にも繋がります。

検索機能が充実しており該当するメッセージを探しやすい

Slackは検索機能も充実しています。
発信者名やツール名、ファイル名などを細かく設定して検索できることで、過去のメッセージを検索しやすい環境になっています。そのため、検索したユーザーが知りたい情報にすぐにたどり着くことができます。

メリット3|タスク漏れが防げる

メリット3つ目は、タスク漏れが防げることです。
Slackには、リマインダー機能が実装されています。好きなタイミングで自分に送り直すことや、通知機能を活用して毎日発生する必須タスクの呼びかけが可能です。

また、チャットのやりとりの中で特に重要だと考えたメッセージは、表示位置を固定することやピン止めをして目立たせることもできます。
このような機能は、すぐに返信ができない時にも役立ちます。

メリット4|拡張機能による外部連携がしやすい

メリット4つ目は、外部連携がしやすいことです。
様々な外部のWebサービスと連携できるため、業務効率の向上が見込めます。

▼外部連携の一例

・Googleドライブとの連携が可能
SlackとGoogleドライブを連携することで、ドライブ上にあるファイルを共有することができます。
また、ファイル上にコメントがつけられた際はSlackで通知を受けることも可能です。
・Googleスプレッドシートとの連携が可能
Slack上のワークフロー(チャット画面左下の稲妻マーク)とスプレッドシートを連携することで、記載された内容をスプレッドシートにも連動することができます。
チーム全員の日報や特定の依頼事項をまとめたいときになどに便利な連携です。
・Asanaとの連携が可能
Asanaを連携させることで、登録したタスクがSlack上にも通知を受けることができます。
また、コマンド機能を活用すればSlack上でタスクを登録するだけでなく、期日設定の編集が可能になります。

メリット5|ファイルの共有が簡単にできる

メリット5つ目は、ファイルの共有が簡単にできることです。

前章で述べた外部機能を加えずとも、Slack内だけでファイルの共有が簡単にできます。
過去にやりとりをしたファイルをもう一度確認したいとき、検索機能ではファイル別に検索することも可能なので、簡単にファイルを探すことも可能です。

メリット6|低いコストで導入することができる

メリット6つ目は、低コストで導入できることです。

無料プランもあるため、初めての方はお試しで使うことも可能です。1番高いものでも1人月額1,600円と低コストで導入することができます。そのため、チャットツールを初めて導入する場合でもスモールスタートがしやすくなります。

Slackを導入することで生じるデメリット

ここまで、Slackを導入することで得られるメリットを6つほど解説しました。
ここからは、導入することで発生しうるデメリットを3つほど紹介します。

デメリット1|ビデオ通話できる人数に制限がある

デメリット1つ目は、ビデオ通話できる人数に制限があることです。

Slackの機能の中には、テキストだけでなくビデオ通話の機能があります。
無料プランであれば、1名まで、有料プランの場合は15名が制限としてあるため、チームの規模が大きい場合には、別のWeb会議ツールが必要になります。

デメリット2|チャンネルが多すぎると通知の見落としが発生する

デメリット2つ目は、通知の見落としが発生してしまうことです。

チャンネルが多くなってくるとメンションの数も必然的に増えるため、自分宛のメンションを見落としてしまうことも考えられます。もし、見落としたメンションのメッセージが重要な内容であった場合に、ミスに繋がってしまう可能性もあります。

これを防ぐには、通知設定を変更することができます。通知は設定によって細かくオンオフにすることが可能なので、必要であれば有効活用できるとなお良いと考えます。

デメリット3|社外とのコミュニケーションに使用しにくい

デメリット3つ目は、社外とのコミュニケーションに使用しにくいことです。

基本的に、ワークスペースなどには社内の情報が蓄積されるので、社外の方とコミュニケーションをとる際には不向きなツールになります。
社外関係者とのコミュニケーションをとる際には、ゲストアカウントとして招待する必要がありますが、この機能を使うためには有料プランへの加入が必須となります。

Slackの有料プランに加入するメリット

ここまでSlackのデメリットを解説しました。
次からは、無料でも十分使えるSlackを有料プランで使うメリットをご紹介します。

メッセージ履歴を無制限で閲覧できるようになる

無料プランは1万件までですが、有料プランは無制限で閲覧できます。チーム規模が大きければ大きいほど、あっという間に到達してしまう件数のため、情報の蓄積場所としてフル活用するためにも有料プランで活用することを推奨しています。

同時に通話できる人数が最大15名まで増える

有料プランは通話できる人数が15名ですが、無料プランでは1対1までしか通話することができません。
前提として、15名を超える会議が多いチーム規模が大きい企業はメリットと感じる対象ではなくなります。ですが、15名とまでいかなくとも3-4名のチームで会議することが多い場合は、有料プランのほうがコミュニケーションも取りやすくなります。

共有ファイルの保存容量を1人あたり10GB以上確保できる

無料プランの場合は1人あたり5GBまでの保存容量ですが、有料プランになると1人あたり10GB~最大20GBの保存容量が得られます。そのため、より多くのPDFやドキュメント、動画ファイルなどをチームメンバーと共有することが可能になります。

サポート対応をしてもらえる

有料プランであれば、不明点がある場合など、年中無休で24時間体制のサポートを受けることができます。
また、Slack上で緊急のトラブルが生じた際も即時対応してもらうことが可能になります。

Slackを導入した企業の成功事例

最後に、Slackを導入した企業の中での成功事例をご紹介します。

オープンなコミュニケーションが促進|クックパッド株式会社

クックパッド株式会社は、元々チャットを活用する文化がありました。
「よりオープンに情報共有をしたい」想いからSlackを導入されましたが、今では当たり前のように全社でSlackを活用していて、より「オープン」なコミュニケーションが可能となりました。他にもSlack上でTwitterのように好きなことを呟ける
個人チャンネルを作成することで、社員の相互理解にも繋がっています。

また、外部システムもSlackと連携させ、伝票起票など社内のやりとりもSlackを中心としたやりとりに集約しているため業務効率化に繋がっています。

全員必須のタスク管理を有用にした|GMOペパポ株式会社

GMOペパポ株式会社は、タスクごとに専用のチャンネルを作成して、該当するメンバー全員を招待。
そして完了した人から順にチャンネルを「脱出(=退出)」する、というシンプルなルールで運用しています。

この運用をしてから、タスク漏れを防ぐことができ、対応状況の確認やリマインドも容易になりました。タスクに関する不明点についても、チャンネル内で質問をすることができるため、同じ疑問をもつ人も一緒に確認しやすくなるといった副次的な効果もでています。

メリットを知ってslackを有効活用しよう

Slackを活用することによるメリットやデメリット、他社での事例を紹介しました。
コミュニケーションを活性化させるだけでなく、業務効率化にも役立てることができるSlack。

まずは無料でお試しもできるため、是非Slackを活用してみては如何でしょうか。

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