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チャットワークの使い方は?テレワーク向けのビジネスチャットを紹介

チャットワークは、個人間やグループ間でメッセージをやりとりできるコミュニケーショ
ンツールです。添付ファイルも送ることができ、高いセキュリティ機能を有していることか
ら、多くの企業で利用されています。

この記事では、チャットワークの機能や便利な使い方についてまとめました。テレワークに
導入し、業務を効率化させる方法も紹介します。

チャットワークってどんなツール?

チャットワークとは、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。パソコンやスマートフォン端末からアクセスし、チャットやビデオ、音声通話などで簡単にやりとりができるようになります。

需要が増えているテレワークの業務の際も、チャットワークが活躍する場面が多くあります。

チャットワークはEメールと何が違う?

チャットワークでは、自分宛のメッセージを見逃してしまうことが少なくなります。Eメールとは違い、大量の迷惑メールが来ることはありませんし、メールのBCCやCCよりも受信者を指定するのが簡単だからです。

送信したメッセージの編集機能は、Eメールにはありません。メールは送ってしまったら最後、消去することもできませんが、チャットワークでは送信済みメッセージの消去と編集をどちらもすることができます。

Eメールで送れる添付ファイルの容量は25MB程度までですが、チャットワークは無料プランでも5GBまで、有料プランを利用すれば10GBまでのファイルをメッセージに付けることが可能です。

チャットワークとLINEとの違い

チャットワークとLINEは、特定のメンバーを登録したグループでチャットができる「グループチャット」ができ、チャットに動画や写真データを添付できる点などで共通点があります。

ですが、チャットワークは端末を変えても同期することができる一方、LINEでは事前にバックアップを取らない限り、消えて見えなくなってしまいます。また、チャットワークならグループチャットに参加すると、自分の参加前からの内容も読めますが、LINEではそれもできません。

チャットワークにはメッセージをタスクに入れ、期限を設定して管理できる「ToDoリスト機能」など、LINEよりもビジネス用途に適した機能が充実しています。

管理機能で情報漏洩を防ぐことが可能

チャットワークのアカウント管理は組織の管理者が一元して行えるので、退職者への情報漏洩を防ぐことができます。Eメールとは違い、チャットで送受信した全ての内容が暗号化されていますし、特に添付ファイルの暗号化は強化されています。

チャットワークのセキュリティ水準は、官公庁や大企業、銀行などでも用いられるほどの高いレベルです。KDDIと連携して大規模な組織でも十分に使える管理機能を開発し、25万7,000社以上ですでに使われています。

チャットワークの使い方

チャットワークにはやりとりを簡単に、便利にできる機能があります。チャットやファイル共有の機能を使いこなし、コミュニケーションを活発に行いましょう。チャットワークを使うときに知っておきたい、重要な情報を整理し、流してしまわないテクニックも紹介します。

チャット機能は3種類

チャットワークでは、3種類のチャット機能を利用できます。

「ダイレクトチャット」では、1対1で他のユーザーと対話できます。「コンタクト追加」でチャット相手を追加してから、メッセージをやりとりします。

「グループチャット」は、3名以上でグループを作ってやりとりする機能で、参加以前のメッセージも参照できます。無料プランに限り、14グループまでしか参加できません。

これらのチャットでは様々な形式のファイルを添付できるほか、ビデオや音声通話も可能です。

そして自分だけが見ることが「マイチャット」は、メモや作成中のメッセージの保存場所にしたり、自分用のタスクの管理場所にしたりすることができます。

ファイル共有が簡単にできる

チャットワークでは、メッセージ入力欄から簡単に添付したいファイルを選ぶことができます。グループチャットにファイルを送信すれば、メンバーの全員が簡単に共有することも。

容量は10GBまで(無料プランは5GBまで)対応しており、ExcelやWord、PDFなどビジネスでよく使われるファイル形式はもちろん、動画や音声、画像ファイルも添付できます。

文字だけよりも写真や動画を共有することで、コミュニケーションがより円滑になるでしょう。

重要な情報を流してしまわないテクニック

メッセージは一度見ると通知が表示されなくなりますが、あとでもう一度見返したい重要な要件などは、「未読」に戻しておくとまた通知状態が復活します。

「マイチャット」だけではタスクを細かく分類できないとお悩みの方には、自分だけのグループチャットを複数持つのがおすすめです。例えばチャットごとに「プロジェクト名」や「お役立ちメモ」のように名前をつけておき、そこへタスクやメッセージへのリンクを分類しつつ入れておきましょう。

テレワークでチャットワークを効果的に使うには

テレワークの現場でも、チャットワークはコミュニケーションツールとして重要な役目を果たすことができます。メンバー同士が頻繁にやりとりすることは、業務をスムーズに進めるための助けになってくれるでしょう。

チャットワークのほかにもパソコンやツールなどの環境を揃え、テレワークで業務全体を効率化させましょう。

まずはテレワークの環境を整備しよう

テレワークを導入するためには、まずはどの業務なら在宅でも可能なのかを確認しましょう。業務を細かく分け、テレワークでできることとできないことに分類します。

従業員がテレワークを行えるようにするためには、自宅に業務用のパソコンが必要です。加えて、ネット回線のセキュリティも業務に耐えうる水準でなくてはなりません。

使用する業務用パソコンにはセキュリティソフトを入れ、通信を暗号化できてかつ、アクセス認証が可能なネットワークが使えるかもチェックしておきましょう。

細かいコミュニケーションはチャットワークで

テレワークで役立つのが、社員同士のやりとりをスムーズにするコミュニケーションツール。中でも、ビジネス向けの機能に特化しているチャットワークは、テレワークの現場でも便利に使うことができます。

文字チャットに加え、音声やビデオ通話も可能なため、コミュニケーションの手段が多いのが魅力。ちょっとした声かけややりとりを頻繁に行えることは、お互いに離れて作業することとなるテレワークでは重要なことです。

テレワークをするにあたっては、ほかにもWeb会議システムとファイル共有サービス、電子契約システムも導入することをおすすめします。加えて、ネットに接続して管理する勤怠管理システムも利用しましょう。

ルールや評価制度をテレワーク用に見直そう

テレワークのときは、オフィス勤務と同様の社内ルールが通用しない場合もあります。出勤日と勤務時間をどう設定するか、そして勤怠管理はどのように行うかをしっかりと決めておきましょう。

業務を進めていく上では、途中の進捗チェックに気を配る必要もあります。オフィスにいるときのように、上司は部下の仕事ぶりを見ることができません。数字で表せないような業務の場合、評価をつけることが難しくなりがちです。

テレワークでは、オフィス勤務と異なる評価制度を導入する必要があります。チャットワークでコミュニケーションを図りつつ、ツールやシステムを活用してテレワークでの働きぶりを把握できるようにしましょう。



チャットワークを使ってテレワークをスムーズに

チャットワークを使えば、ビジネスの現場で円滑なやりとりを実現できます。便利なチャット機能に加え、高いセキュリティを備えているので、すでに多くの企業で導入されている実績があるツールです。

テレワークなどの社員同士が離れて仕事するようなときにも、チャットワークを使えば情報共有をスムーズに行えます。パソコンやスマートフォンから無料で試すことができるので、気になる方は一度触れてみてはいかがでしょうか。

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