東京都議会、iPadを活用し議会資料をデジタル化へ　 ペーパーレス化と業務効率化を目指す

■事例概要

東京都議会では令和元年第二回定例会から、125名の都議会議員にiPadを貸し出し、「SideBooksクラウド本棚」を通じて議案書や予算説明書などの本会議に関する資料のデジタル配布をスタートした。ペーパーレス化によって紙の削減や議員活動の効率化を目指す。紙資料の削減見込みは年間60万枚。

■先行事例における効果

「SideBooksクラウド本棚」は2019年5月までに全国170の都県・市区町村で導入されている。先行事例では会議のペーパーレス化、タブレットを使った災害対応、地域住民への情報提供など、庁舎外での議員活動にも積極的に取り組みが進んでいる。実際に「95％ペーパーレス化を達成」など具体的成果を報告する議会もあり、それ以外にもさまざまに活用されている。

ペーパーレス化によって、膨大な紙資料の印刷コスト、配布コスト、修正コストの削減に加えて、各業務の効率化、所要時間の低減、人海戦術の緩和など、さまざまな波及効果があるという。議員は大量の紙資料を持ち歩く必要がなくなり、全文書への横断検索も可能となるため、紙資料に比べて一層の利便性が提供されるだろう。

■サービス概要

「SideBooksクラウド本棚」は主に会議運営のペーパーレス化に適したクラウド型文書管理システム。紙媒体に近い感触で操作できる点を重視しており、自然にページを“めくる”ことができ、同様にメモの書き込み、複数文書の見比べ、見開き表示などの機能を備える。

さらに、文書配信機能、会議中のページ通知機能、大量の文書に対する横断検索機能など、デジタルの強みを活かした機能がある。

地方公共団体以外では、JA組織、金融機関、医療機関、一般企業などで広く利用されている。