自治体への「申請手続きのナビゲーション」と「申請サポート」のサービスが提供開始　行政サービスのDXを支援

住民の状況に応じた手続きと申請に必要な書類を案内するナビゲーションシステム。出生関連の手続きの場合は、3つの質問に回答するだけで住民の状況に応じて必要となる手続き、申し込める助成制度等を確認でき、結果画面で必要な書類、申し込み期限、手続き方法などが一覧できる。利用者へのきめ細かな案内を実現するために、出生届を出したら一緒に申請したい子ども医療費助成や児童手当認定請求などは「必要な手続き」として表示し、利用者が申請書を作成したいものを選択して入力フォーム画面へと遷移する仕様だ。

そのほか、低体重児の養育医療交付申請など、すべての子どもについて行う手続きではないものは「その他の申請」としてレコメンド表示される。同じタイミングで行うことができる手続きを知らずに二度手間となることを避けながら、利用者が簡単・便利に使えるシステムで、質問に答えるナビゲーション形式のほかにチャットボットでの運用も可能。自治体ごとの業務フローにあわせて検索結果の出し分けや手続きの追加などのカスタマイズも可能だ。

現在の申請書様式をWebでの入力に最適な形にしてシステム化。それぞれの入力項目を利用者にとって分かりやすい言葉で説明し、フォームの並び順は入力しやすさに配慮した設計になっているという。複数の申請書を作成する場合に、入力済みの共通項目は連動して別の申請書にも自動反映されるため、同じ内容を何度も入力する必要はない。利用者は項目の説明に沿って情報を入力するだけで、簡単に複数の申請書を同時に作成することができる。

・「申請サポートプラス」入力画面イメージ（PC版）

・「申請サポートプラス」3つの特長

①利用者にとって分かりやすい言葉とやさしい入力順
本システムでは、複数の申請書を同時作成する際に、申請書用紙に書かれた項目名をそのまま使わず、申請する状況に合わせた項目名に統一。例えば、出産時に赤ちゃんの名前を書く項目は、「出生通知書」では”赤ちゃんの氏名”、「国民健康保険の加入」では単に”氏名”と誰の氏名かの明記がないなど、申請書ごとに表記が異なる。本入力フォームではすべて“赤ちゃんの名前“と統一して表示することで利用者は迷わずに入力することができる。利用者が一定の法則に沿って入力できるよう、申請書用紙ごとに異なる項目の配置や並び順を入力しやすいように変更して、使いやすさを実現する。

②入力不要な項目はあらかじめ表示しない
利用者の状況にあわせて入力が必要な項目のみを表示させることで、入力者の負担を軽減する。例えば、配偶者の住所欄は、生計中心者と同居であれば「同上」として記入を省略できるように、本システムでも同居の有無を先に選択することで入力フォームの出し分けを行い、入力不要な項目は非表示とする。利用者の入力判断の負担を軽減し、不要な項目への誤入力を回避する。

③同じ内容の重複入力を軽減
複数あるいは一つの申請書に同じ内容を何度も入力することを避けるため、本システムでは対象手続きの申請書記載項目を全て洗い出し、下の２つの連携を用いてフォームを構築する。項目を分解して再整理し、申請書をまたいで連携したり繋がりを持たせたりすることによって、重複する内容は自動反映され、利用者が同じ内容を何度も入力する必要がないシステムを実現している。

・一つの申請書内での連携例
「児童手当認定請求」の“請求者氏名“
「児童手当認定請求」の“支払希望金融機関の口座名義（請求者名義の口座）“
ひとつの申請書内で同じ内容を入力する項目を連携し、自動反映する。

・複数の申請書をまたいだ連携例
「出生通知書」の“赤ちゃんの氏名”
「国民健康保険の加入」の”加入者の氏名”
「児童手当の認定請求」の“養育している18歳以下の児童”
「児童手当の額改定請求」の“増額または減額の原因となる児童/支給対象となる児童の氏名”
「子ども医療費」の“子どもの氏名”
これらを同じ情報として認識し、一度の入力ですべての項目に自動反映する。