Sansanとクラウドサイン、契約確認の連携機能を提供開始

本機能は、Sansanと外部アプリケーションが連携し、名刺を起点とした新たな業務効率化を提供する「Sansan Plus」の枠組みによるもの。企業はこの「契約管理オプション」を活用することにより、コロナ感染拡大防止の観点で広まる、法務部門のリモートワーク、テレワークを推進することができる。また、コーポレートガバナンスと経営のデジタル化を両立させ、スムーズな商談活動や企業アライアンスの実現を可能にする。

企業が営業活動やサービスの購買、業務提携などをする際には、自社と相手企業の関係や相互性を確認するために、それまでの契約の履歴を見て、契約の締結や取引された時期や関係者などの確認が発生する。この作業は企業の法務・総務部門が対応しており、これまで手間と労力がかかっていた。さらに、現在発生しているコロナウイルスの感染拡大防止のために、業務のオンライン化が広まりつつある現在でも、契約内容の確認に出社しなければならなかった。

また、コーポレートガバナンスが重視されるようになった現在、契約情報は法務部が一括して管理するケースが多いことから、他部門が自社とこれから取引を開始しようとする企業との相互性を把握することは簡単にはできない。

Sansanは「名刺管理から、働き方を変える」をコンセプトに、Sansanのサービス上にあらゆるビジネス情報が集まる「ビジネスプラットフォーム」を目指している。また、クラウドサインは、契約をより早く安全に締結・管理することで契約締結にまつわる業務負荷を削減し、契約データの集約化を実現する。今回二社が提供する機能では、これまで法務部門に閉ざされていた契約の案件管理を、必要な情報のみ他部門にオープン化し、コーポレートガバナンスを機能させながら、スムーズな商談やアライアンスの実現を目指す。

「契約管理オプション for クラウドサイン」は、名刺をスキャンするだけで、相手企業との契約情報が確認できる、Sansanのオプション機能。名刺をスキャンした際に、Sansanによってデータ化された名刺の「会社名データ」と、クラウドサインに登録されている契約データとを突合する。該当企業とユーザー企業との契約情報のうち、「契約締結の有無」「契約時期」「契約名」など、必要な情報だけが、Sansan上で通知される。

また、Sansanの会社詳細画面上でも、これらの契約情報を確認することができる。契約内容の詳細は、会社詳細画面から、クラウドサインのサービスに飛び、確認することができる。なお、その際の閲覧権限は、クラウドサインのアカウントをもつ社員に限定され、コーポレートガバナンスに充分配慮した機能を提供するという。
・提供開始時には、雇用契約など個人情報が含まれる契約データは自動で除かれる。
・なお、本機能の利用には、Sansanとクラウドサイン、両サービスの契約が必要だ。

オンラインでの業務完結を支援。新しい働き方に対応
新型コロナウイルス感染拡大を防止する観点から、企業は、新しい働き方へのシフトが求められている。そんな中、法務や総務部門の契約確認は、出社をしなければならず、テレワーク、リモートワークを阻害していた。今回の「契約管理オプション」を利用することにより、法務や総務の担当者は、出社せずに、契約確認業務を行うことができる。

契約確認業務を短縮化し、事業スピードを加速
企業の営業担当者や購買担当、アライアンスを担う部門は、他社と取引など行う際、企業間の関係や相互性を確認するために、これまでの契約の履歴情報を法務・総務部門に依頼していた。法務・総務部門は、自社の契約リストを確認。その内容を返答するまでに多くの時間と手間がかかっていた。その間に営業活動が滞り、契約締結までのリードタイムが長引くこともある。本機能により、名刺を入り口に確認業務を法務・総務部門に依頼することなく、企業間の関係や相互性が把握できるようになり、スムーズな商談や交渉、アライアンスにつながり、事業スピードを加速させる。

法務部門の業務負担軽減
契約の履歴情報の確認を依頼された法務・総務部門は、自社の契約リストを確認し、契約の有無のほか締結された時期、契約名などの確認を行っている。紙で締結された契約書原本が倉庫に収納されている場合は、突発的に多くの時間と手間がかかっていた。 本機能により、名刺を取り込むだけで確認依頼が不要になり、契約内容に関わる情報は伏せることができるので、コーポレートガバナンスを保ちながら業務効率化に大きく貢献する。

契約書情報を営業の力に。ABMを促進
昨今、企業との接点を有効活用して、営業・マーケティング活動を行うABM（アカウントベースドマーケティング）という手法に注目が集まっている。これまで法務部門に閉じていた契約情報のうち、部外秘を除いた必要な情報だけ他部門でも参照でき、企業間コミュニケーションの状況を把握して、精度の高いアプローチや確度の高い営業活動に繋げる。

オンライン上での接点もカバー
経団連より提言されている「新しい生活様式」の「新しい働き方」では、今後オンラインで名刺交換をすることが推奨されている。Sansanは、働き方がオンラインに移行する中においても、これまでと変わらない名刺交換ができる「オンライン名刺機能」を提供している。オンライン名刺機能を活用することにより、オンライン上での接点をカバーし、かつ、契約状況を確認することができる。

１：通知画面：名刺をスキャンに関連した契約書が存在する場合は、通知画面で知らせる。

２：会社詳細画面に「契約管理」のタブが表示され、その企業との契約関連情報が確認できる。