寺田倉庫、2022年冬に紙・電子の文書一元管理システム「CLOUD CABINET」を提供へ

2022/5/10

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寺田倉庫株式会社は、新たな文書管理システム「CLOUD CABINET（クラウドキャビネット）」の提供を2022年冬より開始すると発表した。このシステムにより、紙文書と電子文書が混在してもユーザーは検索・出し入れ・廃棄などの処理を簡単に行うことが可能となる。また、「CLOUD CABINET」が電子契約サービスなどを提供するベンダーと数多く連携することで、ユーザーはシームレスに文書の一元管理が可能となる。

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■契約書DX推進の課題

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正に伴い、国税関係帳簿書類のデータ保存において大規模な見直しが行われ、電子取引で受領したデータは電子で保存することが義務化された。これにより、多くの企業が書類のDXをさらに加速させ、業務効率化が期待されている。しかし一方で、書面契約と、電子契約のPDFファイルが異なる管理システムで保存されるケースも多く、契約書管理がより煩雑になる課題が増加すると考えられるという。もし仮に、書面契約を電子データ管理システムへ統一しようとすると、多くの契約書を電子データへ変換する必要があり、費用面で大きな負担がかかることになるとのことだ。

■契約書を紙から電子まで一元管理

同社は1975年より書類保管サービスを開始し、預かった書類を一元管理できるシステム「eTRUNK」は、現在約2,500社を超える企業が利用している。保管している契約書等の紙文書の検索・出し入れ・廃棄をWEB上でオーダーできるだけでなく、書類1件単位での電子化が可能なスキャンサービスなどニーズに合わせたソリューションも展開してきた。今回開発するシステム「CLOUD CABINET」では、紙文書の管理に特化した「eTRUNK」の機能に加え、PDFなどの電子文書の管理や複数の電子契約サービスとの連携により、過去の契約書も新たな電子契約書も同システム内で、スムーズな一元管理が可能となる。

■電子契約による不動産取引にも対応

本システム開発に伴い、イタンジ株式会社が提供する不動産関連電子契約システム「電子契約くん」とのシステム連携を予定しているという。2021年5⽉12⽇（水）の国会でのデジタル改⾰関連法の成⽴および不動産業界における宅地建物取引業法の改正により、2022年5月18日（水）以降は、これまで書面での交付が義務付けられていた重要事項説明書や、売買契約書なども電子契約が可能となる。本改正により、既存の書面契約と新規の電子契約を効率的に保管・管理することが一層の課題となるが、本連携を通じ、「電子契約くん」にて契約締結が完了した電子文書と契約書情報が「CLOUD CABINET」上にシームレスに同期され、書面契約と電子契約の一元管理が可能となるとのことだ。