「社内会議や社内ミーティングに関する実態調査」が実施

同社では、社内会議・社内ミーティングの効率性や生産性向上を行うべく、ミーティングマネジメントツール「TIMO Meeting」を提供している。今回、GPT-3を用いた議事録要約機能の追加に伴い、管理職と一般社員の社内会議・社内ミーティングに関する実態を調査したとのことだ。

■調査結果詳細

Q1 あなたは週に約何回、社内会議や社内ミーティングに参加していますか？平均的な回数として最も近い
ものをお選びください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）
管理職では「週1〜2回」と「週3〜4回」の合計が56.0％、一般社員は39.2％と管理職の方が多い結果となった。また、1日2回以上会議に参加していると想定される「週9〜10回」以上の割合の合計も一般社員よりも多くなっており、管理職の方が週の会議数が多いことがわかる。

出典元：プレスリリース

Q2 あなたはどのような主目的の社内会議・社内ミーティングに参加していますか？それぞれの会議タイプに
ついて、その頻度をお答えください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）
管理職も一般社員も、社内会議・社内ミーティングの目的としては「進捗報告や情報共有のための会議」が最も多い結果となった。管理職は「意思決定をするための会議」「特定の問題を解決するための会議」という、決定・判断するために行われる会議への参加頻度が約7割と高くなっている。

出典元：プレスリリース

Q3 あなたが参加する社内会議や社内ミーティングは、1回につき、どの程度時間がかかっていますか？
会議の長さごとに、その頻度をお答えください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）
管理職も一般社員も、「30分〜1時間程度」の会議が最も多く、次いで「15分〜30分程度」「1時間〜2時間程度」と続く。管理職の方が一般社員よりも、会議時間が長い傾向にあることが分かった。

出典元：プレスリリース

Q4 あなたが参加する社内会議や社内ミーティングに向けた準備として、1回の会議に対してどのようなことに
どれくらいの時間をかけていますか？作業ごとに最も近い時間をお選びください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）
会議の準備作業をしている人のうち、最も多く時間をかけているのは「会議関連資料の作成」で、管理職では平均36.7分、一般社員では平均26.9分、かけていることわかった。全体的に「していない」を回答した割合を平均すると、管理職23.4% 一般社員41.5％と一般社員は管理職の1.8倍とわかる。平均作業時間は管理職の方が長い事を踏まえると、管理職の方が社内会議の準備への負担が大きいことがわかる。

出典元：プレスリリース

Q5. （Q4の各作業で「していない」以外を選択した人に対して）あなたが参加する社内会議や社内ミーティングの準備作業は心的負担（ストレス）を感じますか？作業内容ごとに最も近いものをお選びください（n=429＜管理職226 一般社員203＞、単一回答）
管理職も一般社員も共に、ほとんどの作業で半数以上はストレスを感じているという結果となった。特に前問で最も作業時間が多くなった「会議関連資料作成」では管理職、一般社員共に「ストレスを感じる」「ややストレスを感じる」の合計割合が最も高く、ストレスの感じ方も他の作業より強いことがわかる。また、「会議前の根回し」においては、一般社員の3割が「ストレスを感じる」と回答している。全体を通してみると、一般社員の方がストレスを感じている割合が高い結果となった。会議における準備・作業時間は管理職のほうが長い一方で、ストレスの感じやすさは一般社員の方が高い傾向が読み取れる。

出典元：プレスリリース

Q6 あなたが参加した社内会議や社内ミーティング後の作業として、1回の会議に対し、どのようなことにどれくらいの時間をかけていますか？作業ごとに最も近い時間をお選びください。（n=500＜管理職250 一般社員250＞、単一回答）
会議後の作業として最も多く時間をかけているのは、管理職も一般社員も共に「議事録作成」となったが作業時間を比較すると、管理職の方が作業時間が長くなっている。また「していない」を回答した割合を平均すると、管理職28.0％一般社員43.9%と一般社員は管理職の1.6倍となる。このことからも、会議前の準備作業、そして会議後の作業においても、管理職の方が一般社員よりも負担が大きいということがわかった。

出典元：プレスリリース

Q7 （Q6の各作業で「していない」以外を選択した人に対して）あなたが参加する社内会議や社内ミーティング後の作業は心的負担（ストレス）を感じますか？作業内容ごとに最も近いものをお選びください。（n=393＜管理職213 一般社員180＞、単一回答）
会議後の作業について、「ストレスを感じる」「ややストレスを感じる」が最も多いのは管理職も一般社員も共に「議事録作成」また、次に多かったのが、管理職は「要確認事項に関する連絡」、一般社員は「資料修正」だということがわかった。その他の作業についても全体的にストレスを感じている様子は会議前の準備作業と同様で、管理職よりも一般社員の方がややストレスを感じやすい傾向が読み取れる。

出典元：プレスリリース

Q8 あなたが議事録を作成する際に困ることはなんですか？当てはまるものを全てお選びください。（n=500、複数回答）
「要約や要点の抽出が難しい」（40.2%）が最も多く、次いで「認識があっているかが不安」（31.0%）、「打ち込む文字数が多い」（26.4%）となった。

出典元：プレスリリース

Q9 あなたが思う、良い議事録とはどのような議事録ですか？当てはまるものを全てお選びください。（n=500、複数回答）
良い議事録として、8割近くの人が「要約や要点がまとまり、すぐに理解できる」（76.8%）を選択。次いで「会議に参加していない人でも内容がわかる」（48.2%）、「期日とTodoが分かりやすい」（45.0%）となった。