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RPAのメリットやデメリットとは?導入する際のポイントも解説

RPAは事務作業で発生するルーティンワークをロボットに自動で処理させることで、作業効率を上げるツールですが、導入するとどんなメリットがあるのでしょうか? またデメリットはないのでしょうか? RPAの導入にあたって知っておきたいポイントを整理します。
少子高齢化が急速に進む日本では、労働力の中心である生産年齢人口(15歳から64歳まで)も減少しており、どうやって限られた人材で効率を上げていくのかが大きな課題となっています。また、日本のビジネスシーンでは長時間働くことが美徳とされてきた面もあり、非効率な働き方を是正する動きも見られます。とくに事務作業では手間のかかるルーティンワークも散見され、それらをロボットで自動的に処理させるRPAという手法に注目が集まっています。そんなRPAを導入した際のメリットやデメリット、そしてRPAを導入するためのポイントを解説します。

まずはRPAについて知っておこう

商品を大量に生産する工場、あるいは危険が伴う製造工程では古くから機械を使ったオートメーションが導入されてきました。こうした機械やロボットによる生産の効率化と並行するように、コンピューターの登場によって1950年代から自動処理に関する研究がスタートしています。その流れを汲むRPAですが、矢野経済研究所が発表したレポートによると、国内のRPA市場規模は2018年度に418億円を突破し、前年から約130%の増加を記録しています。2022年度には市場規模が800億円を超えると予測されるなど、急速にビジネスシーンに普及しつつあります。まずはそんなRPAの特徴を知っておきましょう。

ホワイトカラーのデスクワークを自動化すること

RPAはRobotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)の略で、「ロボットによる業務の自動化」と訳されています。RPAで自動化する業務はホワイトカラーが行なっているデスクワーク、なかでも単純なルーティーンワークが中心です。自動車の製造ラインや電気製品の組立の工程でロボットを使ったオートメーションが活用されていますが、RPAではAI(人工知能)搭載のソフトウェア型ロボットを使って、事務作業を自動化します。

設定したシナリオをロボットに実行させる

RPAでは、日頃、人間が行なっていて自動化させたいオフィス業務の手順を「シナリオ」と呼んでいます。この「シナリオ」をソフトウェア型ロボットに覚えさせることで、自動的に実行させるという仕組みになっています。シナリオの作成方法はRPAツールによって異なりますが、同じく自動化ツールとして知られるVBAなどと異なり、プログラミングに関する専門知識は必要としないと言われています。こうした取り扱いのしやすさもRPAが普及する要因となっています。

RDAやRBAとの違い

RPAと似た概念として、RDAとRBAがあります。RDAとは「Robotic Desktop Automation」の略で、RPAのなかでも、とくにデスクトップ(個人の端末)上だけで完結する業務だけを自動化することを指します。サーバーを使ったRPAと区別するために使われる言葉です。サーバーを使わないため、RPAと比べると対応できる業務の幅が狭く、複数のアプリケーションを使う業務の自動化には向かないと言えます。続いてRBAは「Run Book Automation」の略で、IT部門が行う保守運用の業務を自動化することを指します。たとえば、システムやサーバーの管理業務で、アラートが出たら通知する、定期的にデータのバックアップを確認する、脆弱性を診断するといった業務の自動化で使用されています。

RPAとAIの違い

またRPAはAI(人工知能)と比較されることがあります。もっとも大きな違いは自ら意思決定をするか、しないかです。RPAでは事前に設定したシナリオに沿って、正確に業務を遂行していきます。あくまで人間が指示した内容のことしか、行いません。一方でAIには学習能力があり、適切な処理をするために蓄積されたデータを分析し、見直し・改善していくことができるといった違いがあります。ただ、AIを搭載したRPAの開発も進められており、高度なRPAではAIとの境界線がなくなりつつあります。

RPAを導入するメリットとは?

RPAを導入することによって人力で行っていた単純作業から解放されますが、具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか?オフィスにRPAツールを導入することによって得られるメリットを整理しておきましょう。

効率的に作業を進められる

RPAなど自動化ツールを導入すると、ロボットに仕事が奪われるといった批判的な意見が起こることがあります。ただRPAが得意とするのは、単純作業の自動化です。しかも24時間365日、稼働させることができるため膨大な量の単純作業を処理することができます。その分、手が空いた人材を人間にしかできないクリエイティブな業務に集中させることができるため、効果的に使えば、業務の効率化につながります。

正確な仕事を実現できる

RPAでは事前に設定したシナリオの手順に沿って、忠実に動作を繰り返します。人間による手作業の場合、どんなに注意していても、集中力が切れたり、不注意によってミスが必ず発生します。RPAツールは記憶した作業を常に正確に実行するため、正確な仕事を実現できるというメリットがあります。

人材不足を解消できる

労働市場は景気のよって左右されますが、長期的に見れば、労働力の中心である生産年齢人口は減り続けています。そのため人材不足は企業にとって永遠の課題となっています。RPAを導入すれば、従来はマンパワーをかけて処理していた業務の一部を自動化によって、減らす、もしくはゼロにすることができます。その分のマンパワーを不足している部署・作業に分配することができるため、人材不足の解消につながります。長時間労働を強いられている現場では労働環境の改善にも貢献し、社員のダブルワークや副業といった新たな可能性にも期待が膨らみます。

人件費を削減できる

RPAツールはロボットなため、24時間365日稼働させたとしても問題ありません。もし同じ業務を人を雇用して、交代制で24時間365日にわたって、事務処理をした場合には、給与に加え、深夜手当てや休日手当てなど人件費がかかります。RPAツールでもライセンス料などのコストが発生しますが、それでも大幅にコストを削減することができます。

現場レベルでツールをカスタマイズできるものも

RPAツールは日々、改良が続けられており、当初は単純な作業が中心でしたが、必要に応じてツールを自由にカスタマイズできるようになっています。業務内容に応じて柔軟に設定やツールの組み合わせを変更することで、さまざまな業務の自動化に対応できるようになっています。

RPAを導入するデメリットとは?

上手に活用すれば、メリットの多いRPAツールですが、向いていない業務や運用にあたっての注意点もあります。事前に理解しておかなければ、思わぬ失敗をしてしまい、余計な時間やマンパワーがかかってしまう危険もあるため、RPAツールを導入する前にデメリットも知っておきましょう。

システム障害が起こると業務が停止する

RPAはITツールのため、システム障害やバグが発生すると、作業が止まってしまうというリスクがあります。また、システム障害やバグは社内ネットワークのダウンやOSのバージョンアップによる不具合、他のアプリケーションによる干渉など、さまざまな要因で発生するため、予期しづらいと言えます。また、パソコンやサーバーの能力を超えるような負荷の高い動作を実行させてしまうことで、RPAツールの起動によってパソコンやサーバーがダウンしてしまうこともあります。バックアップの仕組みよっては、保存していたデータや作業中のデータが消失してしまうリスクもあり、人力による業務では絶対に発生しないトラブルにも備えておく必要があります。一度、システム障害が起きると、専門のスタッフを用意して、対応することになるため、結局、人力に頼らなければいけなくなります。

セキュリティリスクが高くなる

ネットワークにつながったサーバでRPAツールを使う場合には、一部のIDやパスワードが外部に漏れただけで、不正アクセスが発生し、情報が漏洩するリスクにつながってしまいます。経理に関する情報など、機密情報を取り扱っていることも多く、セキュリティに対するリスクが高くなるというデメリットもあります。

RPA運用担当者がいなければ運用できない

RPAツールはプログラミングの知識がなくても、基本的には操作画面にしたがって、シナリオを作成し、実行させることができます。ただ、設定が上手くいかないとき、カスタマイズしたいときには、ある程度のITリテラシーが求められます。とくに前任者のときにRPAが導入され、担当者が交代する際には、しっかり引き継ぐことはもちろんですが、RPAの操作や仕組みを理解できるITリテラシーは必要となります。一部の運用担当者にしかRPAツールのことがわからないといった事態になると、重要な業務がブラックボックス化してしまうリスクがあります。

RPAを取り入れる際のポイント

大量に処理しなければいけない単純作業がたくさんあるけれど、人手不足で処理が間に合わない。そんな会社・部署ではRPAツールの導入が検討課題に上がると思いますが、RPAは万能な自動化ツールではありません。RPAツールでの処理に適した事例・要件があります。

どのように自動化するかを明確にする

RPAを導入するなら、まずどのような作業を自動化するか明確にする必要があります。一部の部署のある事務作業なのか、あるいは部署をまたいだ事務作業も自動化して全社的に効率化を進めたいのか、規模や狙いによって選ぶべきRPAツールが変わってきます。また、すべての業務を自動化すると、もしも予期せぬエラーが発生すると、すぐに業務全体が止まってしまうことになりかねません。さらにRPAは人件費の削減などコストカットの側面がありますが、すべての業務をRPAでカバーしようとすると、かえって多くの費用がかかっってしまい得策とは言えません。RPAが得意な作業分野もあり、どこをRPAに任せ、人はどの作業を担当するのか、精査していくことが求められます。

RPAツールを従業員が扱えるか

多くのRPAツールではトラブル時のサポート体制を構築していますが、それでも日々の操作や担当者の引き継ぎなど、ある程度のITリテラシーが導入会社の従業員にも求められます。また、自社に適した作業の自動化を追求するなら、プログラミング言語の知識を持つ必要も出てきます。

複数のRPAツールを比較する

市場規模が拡大しているRPA業界だけに、さまざまな企業が参入しています。そのため導入にあたっては、複数のRPAツールを比較し、検討することが欠かせません。それぞれのツールが持っている特性も値段も異なります。大切なのは、安易に製品を絞り込まないということです。導入コストが安いかどうかという点だけに絞って製品選びをしてしまうと、本当に必要な機能が備わっていなかったといった問題が起こる可能性もあります。無料トライアルを実施しているサービス会社もあるため、複数の候補の中から本当に納得できるものを選ぶようにしましょう。

RPA導入後の運用方法や評価方法を決めておく

RPAを導入すれば、それだけで自動化が進められますが、RPAによってどれだけ業務が効率化できたのか、どれだけコストが削減できたのか、評価基準を持っておくと、さらなる業務改善に生かすことができます。振り返ることで、RPAツールで自動化できる他の業務を見つけることができるかもしれません。導入後の運用方法や評価基準を決めておくことはとても重要です。

サーバー型とデスクトップ型どちらにするか

RPAツールは、サーバー型(あるいはクライド型)とインストール型の大きく2種類に分けることができます。サーバー型なら部署や担当者が複数いても、全体を集中管理できるというメリットがあり、専門的な知識があればカスタマイズすることもできます。ただコストが高くなるというデメリットもあります。対して、デスクトップ型はPCなど個人の端末にインストールするタイプですが、小規模な作業を前提としているため、費用が安く済むというメリットがあります。それぞれの特徴を知り、自社の業務と照らし合わせて検討することが大切です。

RPAのメリットデメリットを理解しておこう

RPAツールは、人から仕事を奪うものではなく、膨大な単純作業をロボットに処理させることで、業務の効率化を目指すものです。適切にRPAを導入できれば、時間や人をかけて行っていたルーティーンワークをすべてロボットに任せてしまうことができます。一方で明確な目的がなく、不得意分野の仕事をRPAで処理させようとすると、かえって時間やコストがかかってしまいます。導入前にRPAのメリットやデメリットを理解し、慎重に導入を検討することが大きな成果につながるはずです。

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