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RPAを導入するメリットとは?失敗しない自動化のポイントも説明

ホワイトカラーのオフィス業務をソフトウェアに組み込まれたロボットで自動処理するのが、RPAですが、導入すれば人材不足の解消、人件費の削減、労働時間の短縮などといった効果が期待でき、注目を集めています。導入に失敗しないためのポイントを解説します。
世界の多くの国々で少子高齢化が進行していますが、なかでも日本は世界トップクラスに高い高齢化率となっています。現在の日本の総人口は1億2577万人(令和2年11月1日現在)で、2008年の1億2808万人をピークに減少に転じており、2048年に1億人を割り込むと予想されています。さらに2060年には国民のおよそ2.5人に1人が65歳以上の高齢者になるという予想もあります。高齢化が進むことで、労働力の中心である生産年齢人口(15歳から64歳まで)も減少しており、企業にとって人材の確保が大きな問題となっています。また日本の労働生産性はOECD加盟国の34か国のうち21番目。先進国の中では最低水準で、労働生産性の低い国となっています。労働人口が減少し、労働生産性も低い日本で、それを補う手法としてRPAに注目が集まっています。

RPAは、ホワイトカラーのオフィス業務をソフトウェアに組み込まれたロボットで自動処理するというものです。VBAやマクロ、チャットボットといった他の自動化ツールよりも扱いやすく、プログラムの知識がなくても操作できる点が重宝されています。RPAを導入するメリットや、導入に失敗しないように自動化を実現するポイントを解説します。

まずはRPAについて知っておこう

RPAはRobotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)の略で、「ロボットによる業務の自動化」と訳されています。命令に従って自動的に処理を行うロボットを使って、業務を効率化させる試みは、工場の生産ラインなどを中心に、古くから行われてきました。一方、オフィスワークではファックスやパソコン、e-mailなどスムーズな業務を手助けするコミュニケーションツールなどは普及するものの、事務作業の多くは長らく人力に頼っていました。事務的な作業の中には単純なルーティーンワークもあり、量が膨大になれば、手間も時間もかかります。人手不足などを背景に、これらをソフトウェアを使って自動処理しようというのが、RPAの発想です。

RPAを導入するメリットとは?

RPAを導入すると人手や時間をかけて処理していたデスクワークから解放されますが、効果はそれだけに止まりません。ほかにどんなメリットがあるのでしょうか? オフィスにRPAツールを導入することによって得られるメリットを整理しておきましょう。

業務の処理スピードが速くなる

ソフトウェアであるRPAではサーバー型ならサーバーが、デスクトップ型ならデスクトップが稼働しているなら、その間、ずっと処理を続けてくれます。人間によって処理するなら休憩が必要ですし、交代制にしても限界があります。その点、RPAなら24時間365日稼働させることが可能で、業務処理の速度が飛躍的に上がります。

ミスを起こさず仕事を進められる

RPAでは事前に設定したシナリオの手順に沿って、ロボットが動作を繰り返していきます。人間が大量の事務作業を行うと、途中で集中力が切れたり、不注意からミスが必ずといっていいほど発生します。対するRPAの自動処理ではシナリオさえ正しく設定すれば、ミスのない処理が実現します。RPAは自己判断できる能力はなく、与えられた命令にのみ従って処理を繰り返すため、単純作業の大量処理に非常に向いています。

事業運営コストを抑えられる

RPAを本格的に導入すれば、もちろんライセンス料などのコストが発生します。ただ、その分、人件費を減らすことができるため、RPAのほうが運営コストを減らすことが可能となります。ちなみにコストの目安として、平均的なRPAを導入すると、コストはフルタイムで働く人件費の約1/3程度に抑えられると言われています。

働き方改革を推進できる

日本の企業では長時間労働が推奨され、非効率な働き方が蔓延していました。日本の労働生産性がOECD加盟国の34か国のうち21番目で先進国の中では最低水準なのも、その現れです。ただ、生産年齢人口の減少による人手不足への懸念や、働き方改革の推進、あるいは働く人のニーズの多様化などによって、意欲や能力を存分に発揮できる職場環境を作ろうという機運が高まっています。RPAを導入することで単純作業はロボットに処理させることで、労働時間の短縮やよりクリエイティブな仕事への注力が可能となり、職場環境を改善することができます。

幅広いシステムと連携できる

RPAは単独で動作させることもできますが、幅広いシステムと連携できる点もメリットです。ビジネスアウトソーシングのような新たにリソースを追加する際にもリードタイムがなく、簡単に調整ができます。

新たな事業戦略を考えることにつなげられる

RPA導入の効果は事務処理の自動化に止まりません。膨大な量のデータを処理することが可能になることによって、これまでは不可能だったビッグデータからの課題発見への道も開けていきます。消費者やユーザーの行動を分析し、原因を特定することで、解決策を導きだす機会が創出できます。

RPAが業務を支援する3つの段階とは?

ロボットによる業務の自動化を意味するRPAには、3段階の自動化レベルがあります。AIと組み合わせることで高度な自動化が可能になっていき、分析や判断といった自立的な処理も伴うようになっていきます。

クラス1:RPA

RPAは自動化の初期段階で、現在普及しているRPAツールのほとんどがこの段階にあります。情報取得や入力作業、あるいは検証作業といった、定型的な業務を自動で処理してくれます。人間が行なっている操作と同様の作業をロボットに記憶させると、忠実に再現し、しかも大量な処理が可能になるため、作業が飛躍的に効率化します。あらかじめ決められた方法にしたがって処理するため、自ら判断や分析を行うことはありません。

クラス2:EPA

自動化の次のステージがEPA (Enhanced Process Automation)です。初期レベルのRPAにAIを組み合わせることで、定型ではない作業の自動化が実現できます。たとえば、既存の画像をもとに新たな画像をカテゴリ分けするといった画像解析や、人間の曖昧な言語から内容を抽出するような自然言語解析、あるいはビッグデータを取り込みながら、どんな傾向があるか分析する、といった用途が考えられます。大量のデータを処理するだけではなく、AIによる分析が加わることで、RPAから一歩、自動化のレベルが上がるわけです。

クラス3:CA

さらにもうひとつ上の自動化レベルを指すのが、CA (Cognitive Automation)です。高度に自律化されており、結果だけではなくプロセスも分析し、改善や意思決定までを自動で行うことができます。ディープラーニングや、翻訳などのより高度な自然言語解析が可能となります。より自立的に判断し、その結果を出力できる点からEPAよりも高度な自動化だと言えます。

RPAの導入に向いている業務とは?

RPAを効果的に運用するには、どんな作業がRPAに向いているのか、あるいは向いていない作業とはどんなものなのか、理解しておくことが必要です。RPAが得意とする領域について解説します。

繰り返し行う業務

定期的にデータからリストを作るなど、繰り返しの多い業務にRPAを導入すると効果的です。毎時、毎日、毎月など決まった時間、月日に行われる業務も同様です。こうした作業を人間が行おうとすると、疲れたり、集中力が切れて、途中で作業効率が下がっていきます。RPAなら24時間、365日働いても疲れないため、高速で処理することができます。具体的にはデータの入力、ファイルのアップロード、自動メール配信、文書のPDF化などが挙げられます。

シナリオ化しやすい業務

RPAに処理をさせるためには、シナリオと呼ばれる作業手順を記憶させる必要があります。そのため作業フローが固定されているものや厳格なルールに基づいて行われる業務は、シナリオを作成しやすく、RPA導入に適していると言えます。ルールが統一されていない業務でもRPAで処理することは可能ですが、一度、ルールを整理する必要があるため、導入するまでに時間とコストがかかってしまいます。

パソコンだけで完結する業務

RPAはソフトウェアです。したがって、パソコン内で処理されるルーティンワークがRPAに適した業務になります。紙の情報をOCRなどで読み込むことで、RPAで自動的にオンラインデータ化するような用途も考えられますが、人間が担当する作業が残ってしまうため、あまり効率的とは言えません。

RPAとAIの違い

RPAとAI(人工知能)は、ともにコンピュータによる自動処理に関する言葉ですが、どんな点が異なるのでしょうか? AIは「Artificial Intelligence」の略で、人工知能と訳されています。厳密な定義については諸説あり、定まっていませんが、一般的に言うと機械に人間と同じような知能を持たせたソフトウエアのことを指します。コンピュータが自らデータを分析し、判断、作業の振り分けといった司令塔としての役割を担います。対するRPAはあくまで人間が事前に設定したシナリオを実行するロボットで、そのルールから外れた動作を起こすことはありません。エラーやバグによって処理が止まってしまうことはありますが、それを修正したり、回避する行動を取ることはなく、ひたすら人間が指定したシナリオをもとに、忠実に実行し続けます。

またAIをPRAに組み込むことは可能で、データに基づいた判断や作業の振り分けを担当させることができます。AIが人間における頭脳で、RPAは動作する体といった関係になります。

RPA導入で失敗しないためのポイント

ルーティンワークが多く、事務処理をRPAで効率化したいと考えている担当者もいるでしょう。ただ、導入の仕方によっては思ったほどの効果が得られないこともあります。導入前に考慮すべきポイントを解説します。

自動化したい業務がシステム化しやすいか

どんな業務を自動化するか、吟味する必要があります。なぜなら、自動化に向く事務作業と、向かない業務があるからです。たとえば、毎時、毎日、毎月など決まった時間・月日に繰り返す業務はRPAの得意領域です。また、RPAに処理をさせるためには、シナリオと呼ばれる作業手順を記憶させる必要があり、作業フローが固定されているものや厳格なルールに基づいて行われる業務が自動化に適しています。

従業員がRPAを操作できるか

RPAツールはプログラミングの知識がなくても、基本的には操作画面にしたがって、シナリオを作成し、実行させることができます。ただ、設定が上手くいかないとき、カスタマイズしたいときには、ある程度のITリテラシーが求められます。とくに前任者のときにRPAが導入され、担当者が交代する際には、しっかり引き継ぐことはもちろんですが、RPAの操作や仕組みを理解できるITリテラシーは必要となります。もし、引継ぎができなければ、自動化できなくなってしまいます。大量にRPAで処理していた事務処理を再び、手作業に戻すことは人手も時間もかかり、現実的ではありません。

費用対効果が優れているか

RPAツールには、サーバー型やクラウド型、デスクトップ型など、様々な種類があり、また導入する規模によって運用コストが異なりますが、計画的にPRAを導入しなければ、思ったような効果を得ることができず、費用対効果が悪くなってしまいます。ちなみにコストの目安として、平均的なRPAを導入すると、コストはフルタイムで働く人件費の約1/3程度に抑えられると言われています。まずは無料お試し期間などを利用すると良いでしょう。

複数のRPAを比較する

RPAの導入にあたっては、複数のツールを比較し、検討することが欠かせません。それぞれのツールが持っている特徴は異なります。大切なのは、安易に製品を絞り込まないこと。導入コストが安いかどうかという点だけに絞って製品選びをしてしまうと、本当に必要な機能が備わっていなかったといった問題が起こる可能性があります。無料トライアルを実施しているサービス会社もあるため、複数の候補の中から本当に納得できるものを選ぶようにしましょう。

RPA導入後の運用方法を決めておく

RPA導入する前に、どのように運用していくのか、決定しておくことも大切です。これまで手作業で処理していた事務処理をスムーズにRPAに移行しなければ、業務が滞ってしまいます。同時にいつ誰が導入した結果を評価するのかも、重要なポイントです。

RPA導入事例を参考にする

すでにRPAを導入している企業は多くあります。各RPA事業者が事例を公開しているため、どんな成果を出したのかを把握できます。自社でツールを導入した時の成果もイメージしやすくなります。

入念に検討してからRPAを導入しよう

RPAによってどれくらい業務が効率化するのかを理解してもらうことも大切です。とくに事務処理を担当していた部署の人々から当初は懐疑的な意見も出る可能性があります。したがって、入念に検討しながら、メリットを周知することも欠かせません。

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