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リモートワークを導入するメリットとは?成功させるコツも教えます

インターネットやスマートフォンなどの普及や、社会情勢の変化などによって導入する企業が増えているリモートワーク。ここでは、リモートワークを導入するメリットについて、企業側と従業員側に分けて説明します。
近年、働き方改革の推進などの社会情勢の変化によって、リモートワークを導入する企業が増えています。しかし、企業によってはまだ導入していないところもあり、「リモートワークを導入する必要性があるのか分からない」と悩んでいる人もいるようです。
しかし、リモートワークを導入することにはさまざまなメリットがあるため、企業によっては従来よりも事業を成長させやすくなるかもしれません。リモートワークに関する知識を深められるよう、ここでは、リモートワークの概要や導入するメリット、リモートワークを成功させるコツなどを詳しく説明します。

まずはリモートワークについて知っておこう

リモートワークについて理解を深めるためには、リモートワークに関する基本的な知識を身につけておく必要があります。

まずは、リモートワークの概要について詳しく説明します。

そもそもリモートワークとは?

リモートワークとは、主に企業に雇用されて働いている従業員が、職場を離れて仕事に取り組むことをいいます。「離れた」や「遠隔」、「遠い」といった意味を持つリモート(remote)という言葉が含まれていることから、職場から物理的に距離が離れている状態で仕事をするスタイルがリモートワークだといえるでしょう。

また、リモートワークは、インターネットなどのIT設備が整っていることが前提です。自宅やサテライトオフィス、カフェやコワーキングスペースなど、インターネットにつながっていればさまざまな場所で働けるので、従業員のライフスタイルや居住地にあわせて柔軟な働き方を選べます。

テレワークとの違い

リモートワークと似たような言葉に、「テレワーク」があります。テレワークは、「tele(離れた場所で)」と「work(勤務する)」という言葉を組み合わせた言葉で、リモートワークと同様に在宅勤務やサテライトオフィス勤務など、企業のオフィスから離れて仕事を進めるという意味を持っています。

しかし、リモートワークは主に企業に所属している従業員の働き方を表現する際に使われることが多いのに対して、テレワークは、企業に所属している従業員のほかに、個人事業主やフリーランスなど、自営業を営む人の働き方も含めて使われることが多い言葉です。

また、国や自治体では「テレワーク」という言葉がつかわれており、IT企業やベンチャー企業では「リモートワーク」という言葉がよく使用されている傾向から、文脈や立場などによってつかい分けられているようです。

在宅ワークとの違い

在宅ワークもリモートワークと意味が混同してしまいがちですが、在宅ワークは勤務場所が自宅に限定されている点に大きな違いがあります。

リモートワークには、自宅だけでなく、コワーキングスペースやカフェ、サテライトオフィスといった勤務場所も含まれています。そのため、リモートワークという概念の中に在宅ワークが含まれていると考えてよいでしょう。

リモートワークを導入する企業側のメリットとは?

多くの企業で導入が進んでいるリモートワークは、企業にとっても従業員にとってもメリットがある働き方です。

まずは、リモートワークの導入による企業側のメリットを紹介します。

事業の生産性を高められる

リモートワーク導入すれば、職場での長時間のミーティングや雑談の時間を削減できるだけでなく、周囲の騒音による集中力の低下を防ぎやすくなります。従業員それぞれが働きやすい環境で仕事に集中できるので、結果的に事業の生産性を高められるでしょう。

また、従業員によっては通勤時間を大幅に削減できるので、移動にかかる時間を業務に充てれば、さらに生産性を高めることも可能です。1日の中で業務に充てられる時間は限られているので、時間を効率的に利用できるのは企業にとって大きなメリットだといえます。

コストを抑えた事業運営が可能になる

リモートワーク導入すれば、職場での長時間のミーティングや雑談の時間を削減できるだけでなく、周囲の騒音による集中力の低下を防ぎやすくなります。従業員それぞれが働きやすい環境で仕事に集中できるので、結果的に事業の生産性を高められるでしょう。

また、従業員によっては通勤時間を大幅に削減できるので、移動にかかる時間を業務に充てれば、さらに生産性を高めることも可能です。1日の中で業務に充てられる時間は限られているので、時間を効率的に利用できるのは企業にとって大きなメリットだといえます。

コストを抑えた事業運営が可能になる

リモートワークの導入によりオフィスに出勤する従業員が減少すれば、それだけ交通費や人件費といったコストを抑えやすくなります。場合によっては従来よりもスペースと賃料を抑えたオフィスに移転したり、オフィスが不要になる企業も出てくるかもしれません。固定費を削減できれば企業に残る利益を増やしやすくなるので、より収益性の高い企業へと成長させられるでしょう。

また、リモートワークでWEB会議をおこなえば、資料を画面で共有しながら打ち合わせを進められます。印刷にかかる費用や出張費などを抑えられれば、さらにコストを抑えた事業運営ができるようになるでしょう。

事業の継続性を高められる

オフィスに出社する勤務形態をとっていると、地震や感染症の蔓延といった事態が起きた際従来のように事業を継続できなくなる危険性があります。

リモートワーク導入していれば、予測できない災害が起こってもITツールを活用して事業を継続させることが可能です。事業が中断して売上を出せなくなるリスクを抑えられるので、安定的な事業運営をおこないやすくなるでしょう。

また、ITツールを活用して従業員とのコミュニケーションを密におこなっていれば、災害発生時の安否確認も容易にできるようになります。防災管理の面でも、リモートワーク導入するメリットは大きいです。

移動の負担を抑えられる

特に人口の多い首都圏では、満員電車の利用や交通機関の乗り換えなどで移動時間が長くなりやすいです。移動中に何らかのトラブルに巻き込まれるリスクもあるため、出社の頻度を抑えられるリモートワークを導入するメリットは大きいといえます。

通勤だけでなく、勤務中にも営業や出張などで移動の機会がある従業員もいるでしょう。リモートワーク導入すれば、天候の悪化や公共交通機関の乱れなどで商談に間に合わなくなるリスクを抑えたり、前日から現地に乗り込んで翌日の準備をするといった負担を抑えやすくなるので、従業員が働きやすい環境を整えられるでしょう。

有能な人材を確保しやすくなる

どれだけ有能な人材でも、子育てや介護、夫の転勤などで退職を余儀なくされる従業員もいるでしょう。企業で大きな成果を出してきた従業員や特別な能力を持っている従業員など、企業にとって不可欠な従業員であるほどできるだけ長く職場に定着してほしいものです。

リモートワーク導入すれば、ライフスタイルや勤務地を柔軟に選んでキャリアを継続することが可能となります。有能な従業員の定着を促進できれば、健全な事業運営を続けやすくなるでしょう。

従業員の満足度や企業イメージがアップする

リモートワークによって、ライフスタイルにあわせた働き方ができれば、それだけ従業員の満足度を高めやすくなります。出社する従業員が減ることによってできた空きスペースにカフェやリフレッシュスペースなどを設ければ、従業員が気持ちよく働き続けられるでしょう。

また、従業員の満足度が高められれば、社会から見た企業のイメージもアップも期待できます。企業に良いイメージが定着すれば、見込み客を集めやすくなったり、商品やサービスに積極的に関心を寄せてもらえるかもしれません。

リモートワークを導入する従業員側のメリットとは?

リモートワークの導入は企業にさまざまなメリットをもたらしますが、一方で従業員にも次のようなメリットを与えます。

・柔軟な働き方ができるようになる
・自由な服装を選べるようになる
・長期的に仕事を続けやすくなる
・通勤の負担を抑えられる

これらのメリットを知っておけば、リモートワークの導入によって今後どのような働き方ができるようになるかを考えやすくなるでしょう。以下では、リモートワークを導入した場合の従業員側のメリットについて詳しく説明します。

柔軟な働き方ができるようになる

指定された出社時間にオフィスに出向き、退社時間まで仕事をしてから帰宅する企業もあるでしょう。しかし、リモートワークを導入すれば、オフィスまで出社せずに仕事を進めることが可能になります。自宅やカフェ、コワーキングスペースやサテライトオフィスなど、さまざまな場所から働きやすい場所を選べるので、従来よりも柔軟な働き方ができるでしょう。

また、働くペースを自分自身でコントロールできるので、集中力を維持しやすくなるとともに、仕事の生産性を高められると期待できます。

自由な服装を選べるようになる

出社する際にスーツを着用する人も多いですが、リモートワーク導入することで、スーツを着用しなくても仕事ができるようになる可能性が高まります。

WEB会議などで職場の人や顧客と会話するときはラフな服装は避けたほうがよいですが、普段着で会議や商談に参加するのを認めている企業もあるようです。自由な服装を選べれば、おしゃれを楽しみながら仕事を進めたり、リラックスできる服装をして体にかかる負担を抑えながら仕事に取り組めるでしょう。

長期的に仕事を続けやすくなる

リモートワーク導入すれば、育児や家事、介護といったライフスタイルにあわせて仕事を進めることも可能になります。自宅にいながら空き時間に仕事に取り組めるので、ライフスタイルの変化を理由として退職する必要がなくなるかもしれません。

長期的に仕事を続けられれば、金銭面での不安を抑えたり、転職活動をおこなう負担を避けたりすることもできるでしょう。生活を安定させやすくなるのも、リモートワークの大きなメリットだといえます。

通勤の負担を抑えられる

従業員によっては、通勤時に満員電車を利用したり交通渋滞に巻き込まれながら出社する人もいるでしょう。リモートワーク導入すれば、このような負担を抑えながら日常生活を送れるようになります。

通勤によるストレスを解消できれば、それだけ健康的に仕事に取り組めるようになると考えられます。移動にかかっていた時間を仕事に充てれば、時間と気持ちに余裕を持って働けるでしょう。

リモートワークの導入を成功させるコツとは?

企業と従業員双方にメリットがあるリモートワークですが、やみくもにリモートワークを導入してしまうと、うまく事業が進まなくなるかもしれないので注意が必要です。リモートワークの導入を成功させるコツには、次の5つがあります。

・導入目的をはっきりさせる
・コミュニケーション方法を決めておく
・従業員と合意したうえで導入する
・セキュリティ管理を徹底させる
・導入効果を検証する

これらのコツを意識しておけば、従来の業務をスムーズにリモートワークへと移行させられるようになるでしょう。以下では、リモートワークの導入を成功させるコツを詳しく説明します。

導入目的をはっきりさせる

リモートワークを導入する際は、導入目的をはっきりさせておくことが大切です。目的が不明確だとリモートワークの導入によってどのような変化が起こったのかを評価しづらくなってしまいます。

働き方改革を推進したいのか生産性を向上させたいのか、コストダウンや人材の定着を図りたいのか、事業の継続性を高めたいのか、など目的を明確にしておくことで、計画的にリモートワークを導入できるようになるでしょう。

コミュニケーション方法を決めておく

オフィスに出社する勤務形態であれば、困ったときにすぐに相談できたり、具体的なアドバイスによって課題をスムーズに解消させることが可能です。しかし、リモートワークに慣れていないと、コミュニケーションがうまくとれずに報告・連絡・相談が疎かになってしまう可能性が高まります。

リモートワークをスムーズに進めるためには、どのようなチャットツールを利用するのか、ツールの使い方やルールなどコミュニケーション面での取り決めをしておくことが大切です。WEB会議を導入するのであれば、各従業員の環境が整っているかを確認しておくのも必要です。

従業員と合意したうえで導入する

リモートワークは経営者の判断で導入されることが多いですが、従業員と合意形成できていなければ定着させるのが難しくなってしまいます。そのため、リモートワークを導入する意義や、それぞれの従業員に求める役割などを明確にしたうえで、従業員に対して丁寧に説明することが大切です。

また、リモートワーク導入によって、労働条件がどのように変化するかといった点を説明するのも重要です。労使間のトラブルを避けることも、しっかり考えておかなければなりません。

セキュリティ管理を徹底させる

企業によってリモートワークに使用する端末はパソコンやスマートフォン、タブレットとさまざまでしょう。しかし、どの端末を使用するにしてもセキュリティ管理が徹底されていなければ、大切な顧客情報やプロジェクトに関する情報が外部に漏洩してしまうかもしれないので注意が必要です。

セキュリティ管理を徹底するためには、ウイルス対策ソフトがインストールされているか、適切にパスワード管理されており紛失時にスムーズに対応できるかなど、不測の事態にあらかじめ備えておくことが必要となります。技術的な対策だけでなく、従業員に対して情報の取り扱い方法やセキュリティ管理の重要性を指導しておくことも重要です。

導入効果を検証する

リモートワークを導入する場合、導入効果を検証することが大切です。導入前と比較してどのような変化が起こったのか、当初設定していた目標が達成されたのか、従業員の満足度が向上しているのかをチェックすると、リモートワークの導入が適していたかを判断しやすくなるからです。

検証方法には、アンケート調査やヒアリング、グループインタビューなどさまざまな手法があるため、企業にあった方法を選びましょう。

まとめ

ここでは、リモートワークの概要や導入するメリット、リモートワークの導入を成功させるコツについて説明しました。

業種や事業規模、用意されている環境によってリモートワーク導入するための期間や手間は異なります。なるべく余裕を持ってリモートワークの導入を計画し、得られる成果を高められるようにしておきましょう。

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