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リモートワークの課題を解決!おすすめツール・サービスをご紹介

政府の推進する働き方改革やコロナウィルスによる影響で、導入を検討する企業が増えているリモートワーク。現在注目を集めているリモートワークですが、実際の導入にあたり課題や悩みを抱えている企業も多いかもしれません。

今回は、リモートワークのメリットや課題、課題を解決するためにおすすめのツールやサービスについて詳しくご紹介します。

リモートワークとは?

リモートワークとはいわゆる在宅勤務のことで、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、在籍する会社のオフィス以外の場所で働くことを指します。

会社に出社しないリモートワーク。このような働き方はには企業側、従業員側にそれぞれどのようなメリットがあるのでしょうか?リモートワークのメリットとリモートワークが抱える課題について解説します。

リモートワーク 企業のメリット

リモートワークの導入による企業側のメリットとしては、以下のような点をあげることができます。

・優秀な人材の確保ができる
・離職者を減らすことができる
・地域にとらわれず人材を採用することができる
・オフィスにかかる費用を削減することができる

リモートワークを取り入れることで、地域に関係なく全国から優秀な人材を採用しやすくなるというメリットがあります。また、今まで介護や子育てにより離職を余儀なくされていた人も、仕事を続けやすくなるため、離職者を減らすことができるという点も大きなメリットと言えるでしょう。

リモートワーク 従業員のメリット

一方、従業員側のメリットとしては次のような点をあげることができます。

・通勤にかかる時間がなくなるため、時間を有効に活用できる
・子育てや介護とも両立がしやすくなる
・通勤ラッシュなどのストレスから解放される
・天候に左右されず仕事ができる

リモートワークにより、従業員は通勤時間や通勤によるストレスを避けることができます。空いた時間を自己研鑽や家族と過ごす時間に当てることができるため、ワークライフバランスの向上にも繋がります。

リモートワークが抱える課題

メリットが多いように見えるリモートワークですが、リモートワークならではの課題も多く抱えています。

・コミュニケーション機会の減少
会社に出社することがないため、同僚や上司などとの会話の機会が減り、コミュニケーションロスが発生する可能性があります。

・セキュリティに関するリスクが高まる
オフィス以外で作業するため、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティに関するリスク対策は必要不可欠です。

・人事評価や労務管理がしにくい
リモートワークには、誰が何をしているのわかりにくい、マネジメントがしにくいという難点があります。そのため、正当な人事評価や適切な労務管理に苦労しているという企業も少なくありません。

社内コミュニケーションを円滑にするリモートワークツール

上記で挙げた課題を解決し、より快適なリモートワークを推進するために役立つのが、これから紹介する「ツール」です。

まずは、リモートワークにより減少してしまう可能性のある社内コミュニケーションを円滑に進めるために役立つツールを3つご紹介します。

ビジネスチャットツール

メールより素早く、手軽にやりとりができるとして注目を集めているのがSlack(スラック)やChatwork(チャットワーク)などに代表される「ビジネスチャットツール」です。

チャットなので、メールのようにタイトルや敬称、時候の挨拶などを記載する手間がありません。短文でもやりとりできるので、情報共有や意思伝達をスムーズに行うことができます。

また、多くのチャットツールがPCだけでなくスマートフォンにも対応しているので、従業員がどこにいても気軽にやりとりをすることが可能です。

グループウェア

スケジューラや電子メール、掲示板、ファイル共有、ワークフローなど、業務に必要な機能をひとまとめにしたツールが「グループウェア」です。

グループウェアを導入することで、スケジュール調整や、素早い情報共有や、ナレッジの共有が容易になり、業務の効率化はもちろん、コミュニケーションの活性化も期待することができます。

株式会社サイボウズが提供する「サイボウズ Office」や株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ) 」など、 様々なグループウェアツールが存在します。導入の際は、自社に必要とする機能が搭載されているか、費用対効果が見込めるかなどを考慮してツール選択を行うと良いでしょう。

Web会議システム

Web会議システムは、遠隔地にいる相手とも気軽に音声通信やビデオ通信でコミュニケーションを図ることができるツールです。PCの画面共有やファイルの送受信、複数人でのオンライン会議や通話内容の録音など、様々な機能を有している場合も多く、従業員間でのやりとり以外にも取引先など社外の人との打ち合わせにも利用されています。

無料プランでも100人までホスト参加が可能な「Zoom」やインストール不要のブラウザを使用する「Whereby」など、リモートワークに適した機能を搭載しているツールも数多くリリースされており、導入を進める企業も増えています。

プロジェクト進行や管理業務を円滑にするリモートワークツール

次に、リモートワークにおけるプロジェクトやタスク管理、人事、労務などの管理業務を円滑に進めるために役立つツールを3つご紹介します。

プロジェクト管理ツール

誰が何を行っているか把握できない、きちんとプロジェクトが回っているのかわからない、そんなリモートワーク特有の問題を解決してくれるのが「プロジェクト管理ツール」です。

プロジェクトの目標やスケジュール、チームタスクをオンライン上で可視化し、管理することができるので、チーム内で情報共有がしやすくなり、プロジェクトの遂行がスムーズになります。

GoogleやFacebookなどでも導入されている「asana(アサナ)」や、導入企業数3500社以上の実績を誇る「Backlog(バックログ)」をはじめ、システム開発やクリエイティブなど業界に特化したものなど、様々なツールがリリースされています。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の多様な働き方を管理し、勤務時間や時間外勤務時間、有給休暇や欠勤などを一元管理できるツールのことです。

リモートワークの現場では特に、スマートフォンアプリやWebブラウザを通して打刻できる「KING of TIME」や「jinjer勤怠」、「AKASHI」などのクラウド型の勤怠管理システムの利用がおすすめです。

人事管理システム

リモートワークでは、従業員の勤務態度などを目視で確認することができないため、従来の人事評価やマネジメントの仕組みでは公正な評価を下せない場合があります。

そのため、上司と部下との間で1on1ミーティングの機会を設けるなど、今まで以上に密なコミュニケーションを図ることが重要です。それに加え活用したいのが、人事管理システムです。人事管理システムは、従業員の情報を一元的に管理することはもちろん、属人的になりがちな人事評価を可視化し共有することができるため、評価の公平性を担保することができます。

「カオナビ」に代表されるようなタレントマネジメントシステムも、一人ひとりの公平な能力評価やリモートワークの業務効率化を図る上で有用でしょう。

自社に合うツールを採用して快適なリモートワークを

働き方改革の推進や労働人口の減少により、今後ますます必要性が高まるであろうリモートワーク。リモートワークの導入を成功させるには、上記で紹介したサポートツールをいかに有効に活用するかがカギとなります。

自社にとって必要なツールは何か、どのようなツールが自社にマッチするかをしっかり見極め、快適なリモートワークの実現を目指していきましょう。

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