テレカンとは？導入するメリットや注意点、おすすめツールを紹介

リモートワークの普及により、遠隔会議を行う企業も増加しました。そこで注目を集めたのが「テレカン」です。皆さんはテレカンとは具体的にどのようなものかご存知ですか？

今回は、テレカンがなぜ必要とされるのか？という点から、テレカン導入のメリットや注意点、テレカンツールの選び方やおすすめのツールについて詳しくご紹介します。

テレカンとは？

テレカンとは、遠隔を意味する接頭辞の「テレ」（ Tele ）と会議を意味する「カンファレンス」（ Conference ）を組み合わせた「Teleconference（テレカンファレンス）」の略称です。主にインターネットを利用し、遠隔地同士をつないで行うWeb会議のことを意味します。テレカンという言葉が使われ始めた当初は、「テレフォンカンファレンス（電話会議）」を意味していましたが、その後、「テレビカンファレンス（テレビ会議）」となり、現在の「テレカンファレンス（遠隔会議）」へと広がりました。

離れた支店同士の打ち合わせや海外とのやりとりなどでは以前から利用されていましたが、近年ではリモートワークやテレワークの場でも、テレカンが多く利用されています。

テレカンが必要な理由とは？

少子高齢化による労働人口の減少、政府による働き方改革の推進など、私たちを取り巻く労働環境は目まぐるしく変化しています。

こうした状況の中で、現在テレワークやリモートワークなど場所を問わない柔軟な働き方を導入する企業が増えつつあります。

テレワークの推進にあたって懸念されるのは、社員同士のコミュニケーションの減少、情報伝達や情報共有にタイムラグや齟齬が発生しやすいという点です。

このような懸念点を解消するツールとして注目されているのが、テレカンツールです。

テレカンでは、オフィス内で行われる会議と同様、社員同士がオンライン上で顔を合わせミーティングを行います。

そのため、遠隔地にいながら、円滑なコミュニケーションが図れるとして多くの企業で導入、活用が進んでいます。

テレカン導入のメリット

テレカンを導入することによって、どんなメリットがあるのでしょうか？　導入で得られる代表的なメリットを取り上げます。

遠隔地にいる人と会議できる

従来からあるテレビ会議のシステムや機材を使えば、遠隔地や国外の人と会議することも可能でした。ただ、こうした機材を導入している企業は限られ、社内にあったとしても、ちょっとした打ち合わせで使用するのは、ためらわれる状況だったと思います。その点、テレカンは、インターネットにつながる環境とパソコンやスマートフォン等の通信機器、そして専用のツールがあれば、誰でも簡単に会議を主催し、打ち合わせを行うことができます。電話やメールでは伝わりにくい内容も画面を共有しながら、説明できるので、とても便利です。

コスト削減につながる

テレカンはインターネット環境とデバイスさえあれば、場所を問わずどこからでも会議に参加することができます。そのため、テレカンを導入することで、移動にかかる交通費や宿泊費、移動時間などの時間的ロスも大幅に削減することが可能です。

多様なビジネスシーンに活用できる

ひとつのオフィスに集まり、共同で作業を進めるのが、働き方のスタンダードでした。しかし、インターネットが普及したことで通信のコストが大幅に削減され、在宅勤務やリモートワークも容易にできるようになりました。また、サービスや商品の新陳代謝も早く、変化が常に求められる時代です。働くメンバーも国や文化、業種を超えて、価値観や得意分野の違う人たちがモノづくりをすることが必要になってきています。そんな遠隔地のメンバーとのディスカッションや打ち合わせにテレカンは最適です

手軽に導入できる

テレカンは、従来のテレビ会議などで必要だった大型のモニターや専用回線などの特別な機器や機材を必要としません。クラウド型のテレカンツールであれば、サーバー設置などの初期費用も不要です。システム利用料を支払うだけで手軽に取り入れることが可能です。

働き方改革を実践できる

日本では人口減少によって、各業界で人手不足が叫ばれています。新入社員の確保はもちろんですが、介護や育児など家庭の事情で離職した人やリタイアした高齢者の再就職を促す意味でも、テレカンは有効です。自宅にいながらの勤務や帰省先での勤務も可能で、多様な働き方をサポートすることができるからです。柔軟な勤務形態を採用することによって、優秀な社員を継続して確保するためのアピールポイントにもなります。

国内外問わず、複数の拠点と同時につなぐことができる

多くのテレカンツールは1対1だけでなく、同時に複数の人と双方向でやりとりを行うことが可能です。例えば、東京に本社を置く企業が、札幌・大阪・福岡などの国内拠点や、ニューヨーク・上海・ロンドンといった海外拠点と同時に会議を行うことも可能です。国内外に事業拠点を持つ企業や、国内外のパートナー企業と頻繁にやりとりを行うような企業にとっては、必要不可欠といえるでしょう。

テレカン導入の注意点

メリットの多いテレカンですが、下記のような点には注意が必要です。

インターネット環境に左右される

インターネット回線を利用するテレカンは手軽に利用できる反面、通信の安定性が作業場所のネット環境に左右されてしまうというデメリットもあります。

全体の雰囲気を感じ取りにくい

対面で行われる従来の会議とは異なり、テレカンでは参加者がモニター越しでやりとりを行います。そのため、会議全体の雰囲気や臨場感、参加者の表情や態度などの変化を読み取りにくいという点も課題として挙げられています。

セキュリティ面での不安がある

インターネット回線を利用するテレカンでは、第三者による不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティリスクがゼロではありません。そのため、導入の際には、しっかりとしたセキュリティ対策を講じることが不可欠です。

テレカンツールの選び方

テレカンツールの導入を検討する際、気になるのはどのツールが自社に合っているのかという点です。
ここからはテレカンツールの選び方とポイントについてご紹介します。

料金体系とサービス内容を確認する

多くのテレカンツールは、同時接続できるアカウント数や期限内に利用する人数によって、また、サービス内容の充実度によってプランが組まれ、料金が設定されています。

テレカンを導入した場合、誰が、どのくらいの頻度で何のために利用するのか、使用用途とおおよその利用人数を明確にしておくことが重要です。

サービス内容と費用が見合っているか、テレカンツール導入により十分な費用対効果が見込めるかという点を考慮して、サービスを選択しましょう。

セキュリティやサポート体制をチェックする

テレカンでは、オンライン上で機密情報やセンシティブな情報を扱うことも考えられます。しかし、インターネット回線を利用するテレカンで、第三者による不正アクセスや情報漏洩のリスクがゼロであるとは言い切ることはできません。

そのため、テレカンツールを選ぶ際は、暗号化や、パスワード設定、アクセス制限などセキュリティ対策がしっかりと取られているツールを選択することが重要です。

また、サービス導入時や、予期せぬトラブルが起こった際のサポート体制がしっかり整っているかという点もポイントです。