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ビジネスコンシェルジュツール「Mamoru Biz」、会議室などオフィスの「スペース管理機能」をリリース

株式会社Colorkrew(カラクル)は、同社が企画・開発・運営するビジネスコンシェルジュツールの「Mamoru Biz」が、今回新たに座席ではなく場所を管理するスペース機能をリリースしたと発表した。オフィススペースの見直しによって発生している会議室不足の解消や、ABWやフリーアドレスの導入により、スペースを有効活用されているか確認するための事前検証にも効果的だという。

■2021年、企業が注目しているのはオフィススペースの見直し

コロナ禍で働き方だけではなく、オフィススペースにも大きな変化があった。緊急事態宣言が発令され、今まで対面で仕事をするのが当たり前だった環境から、テレワークや、オフィス出社とテレワークのハイブリッドワークが進んだことで、仕事場所=オフィスという概念がなくなった2020年。2021年になると各企業がオフィス移転、縮小、さらにはコミュニケーションや集中といった目的別のスペースを新たにつくるなど、オフィススペースの見直しが進んでいるが、新たな課題と、それに伴う名もなき仕事が発生しているという。Mamoru Bizは、今の時流と実際にあった顧客の声を受け、座席だけではなく新たにスペースを管理できる機能をリリース。出社時にチェックインした自席は表示されたまま、誰がどこのスペースへ移動したかもわかるようになり、新たに生まれた名もなき仕事を解消するとのことだ。

■オフィススペース見直しによる課題とは

①オフィス縮小による会議室不足や頻発する空予約
ハイブリッドワークやフリーアドレスを導入し始めた企業は、オフィス縮小へと舵をきったことで、座席だけでなく、会議室や作業用の集中スペースの不足が問題となっている。これにより、スペースの空きを常にチェック、空いていない場合には予約者と調整予約など、新たな名もなき仕事が発生しているという。これだけでも面倒だが、実際にはスペースを利用しない空予約をしている人がいると、そのチェックも必要となり、さらに時間を取られる。スペース機能では、利用者が気持ちよく会議室を使えるよう、利用状況がリアルタイムで確認できるのはもちろんのこと、予め設定された時間を超えても誰もチェックインしない場合、自動キャンセルされる仕様になっており、無駄な会議室予約を防ぐ。

②ABW(Activity Based Working)の効果検証
働く時間と場所を選択できるABW(Activity Based Working)を導入している企業も増えている。しかし、導入がうまくいっているかは、社員の在席把握や、リラクゼーションスペースやコミュニケーションスペースが有効活用されているかの確認が必要となり、ABW起因で名もなき仕事が増えるケースもあるという。スペース機能では、スペース利用のログも残るため効果検証が簡単に行える。

③働く場所の選択肢が増えて、人探しにより時間がかかるように
オフィスとテレワークをミックスさせたハイブリッドワークが定着しつつある現在、誰がどこで働いているかを知ることは困難だ。さらに、オフィスにいても会議室・休憩室・コミュニケーションスペースなど、働くスペースの選択肢が増えている。スペース機能では、移動時にアプリからQRコードを読み取るだけで、自席以外にいても誰がどこにいるのかリアルタイムで座席表に表示されるので、人探しも簡単だ。

■Mamoru Biz スペース機能の使い方

<スペース予約>
①Mamoru Bizのユーザーポータルにログインし、スペース予約を選択
出典元:プレスリリース
②予約したいスペースを選択し、日時や会議名・参加者などを入力して予約する
出典元:プレスリリース
③座席表で、スペース予約が確認できる

<利用時>
アプリからQRコードを読み取りチェックインする
※予め管理者が設定した時間を超えてもチェックインしなかった場合、予約は自動的にキャンセルされる
出典元:プレスリリース

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