官公庁職員に対する「官公庁のペーパーレス・脱ハンコ」実態調査が実施
2022/2/25
株式会社エイトレッドは、官公庁職員320名に対し、「官公庁のペーパーレス・脱ハンコ」実態調査を実施したと発表した。
Contents
- ■稟議や申請・承認業務の主な方法、「ワークフローシステムで申請」が39.9%、「ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請」が39.7%
- ■官公庁における「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進は、未だ半数以下の48.1%
- ■「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進で、約6割がメリットを実感
- ■実感しているメリット、「業務の効率化」が64.8%、「コストの削減」が52.3%
- ■「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進が進んでいない点、「未だに紙で印鑑を集めて回らないといけない」や「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」など
- ■稟議や申請・承認業務においての課題、「承認までに時間がかかる(45.9%)」や、「無駄な工程が多い(44.7%)」など
- ■ペーパーレス化が難しいと思う業務、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」など
- ■78%の官公庁職員が、「官公庁においても、DX推進は必要」と回答
- ■官公庁でもDX推進するべき理由、「官公庁が率先して見本をみせるべき」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」など
- ■一方で、官公庁におけるDX推進を重要と思わない理由、「パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから」や「お金がかかるだけで効果が期待できない」など
■稟議や申請・承認業務の主な方法、「ワークフローシステムで申請」が39.9%、「ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請」が39.7%
・ワード・エクセル等に入力し、印刷して申請:39.7%
・紙に手書きして申請:8.8%
・メール・チャットで申請:1.9%
・その他:0.9%
ー48歳:電子決裁と紙での決裁の双方
ー58歳:システムに入力して紙に出力して申請
・わからない/答えられない:8.8%
■官公庁における「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進は、未だ半数以下の48.1%
・あまりそう思わない:33.8%
・ややそう思う:38.4%
・かなりそう思う:9.7%
・わからない/答えられない:4.7%
■「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進で、約6割がメリットを実感
・やや実感している:47.4%
・あまり実感していない:38.3%
・全く実感していない:3.9%
・わからない/答えられない:0.6%
■実感しているメリット、「業務の効率化」が64.8%、「コストの削減」が52.3%
・コストの削減:52.3%
・情報共有の円滑化:30.7%
・働き方改革の促進:29.5%
・ストレスの軽減:23.9%
・意思決定の迅速化:23.9%
・業務プロセスの可視化:20.5%
・その他:1.1%
ー57歳:テレワークの推進
・わからない/答えられない:0.0%
■「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」の推進が進んでいない点、「未だに紙で印鑑を集めて回らないといけない」や「電子で回しても紙に印刷して説明が必要」など
<自由回答・一部抜粋>
・47歳:未だに紙で印鑑を集めて回らないといけない。
・50歳:法整備が遅い。
・51歳:お役所だから習慣が抜けない。
・47歳:電子で回しても紙に印刷して説明が必要。
・57歳:職員の意識改革が進んでいない。
・58歳:決裁システム構築の予算が無いから。
・48歳:比較的高齢者が多い職場であるため。
・54歳:根本のルールが変わっていないため対応できない部分が多い。
・52歳:システムで起案したものをプリントアウトして、回覧印や決裁印をとる方法がまだまだ続いているから。
・57歳:システムが十分に利用しやすいものとなっていないため、ペーパーレスになっていない場面もある。
■稟議や申請・承認業務においての課題、「承認までに時間がかかる(45.9%)」や、「無駄な工程が多い(44.7%)」など
・無駄な工程が多い:44.7%
・情報共有が徹底できていない:25.0%
・書類の管理や送付にコストがかかっている:21.9%
・承認漏れが生じている:9.1%
・その他:8.1%
・わからない/答えられない:13.8%
・課題は一切ない:4.4%
■ペーパーレス化が難しいと思う業務、「個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある」や「法的に電子化を禁止されている資料の扱い」など
<自由回答・一部抜粋>
・52歳:個人情報が含まれる書類は、電子化によって情報漏洩などの心配がある。
・30歳:法的に電子化を禁止されている資料の扱い。
・60歳:権利関係など、公印が必要な文書。
・57歳:図面などの大きな書類、大量の書類を添付するもの。
・54歳:契約関係の書類や、付属書類自体にも押印が必要なものがある。
・58歳:法律で押印が必要な申請書類。
・54歳:訴訟関係書類。
・54歳:補助金申請など金銭が絡むもの。
■78%の官公庁職員が、「官公庁においても、DX推進は必要」と回答
・ややそう思う:43.8%
・あまりそう思わない:10.3%
・全くそう思わない:1.2%
・わからない/答えられない:10.5%
■官公庁でもDX推進するべき理由、「官公庁が率先して見本をみせるべき」や「民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから」など
<自由回答・一部抜粋>
・47歳:官公庁が率先して見本をみせないといけない。
・38歳:民間企業がデジタル化しているのに、行政がしていないと対応できないから。
・54歳:人員が減らされる中で効率化は必須。
・49歳:ペーパーレス化による省資源が必要。
・56歳:経費削減や紙の無駄使いをなくすため。
・49歳:効率化、データ集約化、改ざん防止。
・43歳:時間、場所にとらわれず業務ができることが、災害時や非常時において特に重要。
・52歳:文書管理、文書保存、情報公開が容易になり、閲覧や開示にも対応できる。
・49歳:利用者(市民)がスマホやPCから手続きができるようになる。
・37歳:書類の紛失がなくなるから。
■一方で、官公庁におけるDX推進を重要と思わない理由、「パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから」や「お金がかかるだけで効果が期待できない」など
<自由回答・一部抜粋>
・55歳:パソコンが使えない高齢の職員にはとても大変だから。
・48歳:お金がかかるだけで効果が期待できない。
・50歳:電子で残すことで参照しにくいものが多いから。
・46歳:実務にそぐわない。
調査概要
調査概要:「官公庁のペーパーレス・脱ハンコ」実態調査
調査方法:インターネット調査
調査期間:2022年2月3日〜同年2月5日
有効回答:官公庁職員320名