「会議に役立つクラウドサービス カオスマップ2022年度版」が公開

2020年から感染が拡大した新型コロナウイルスの影響により働き方が見直され、テレワークを導入している企業がコロナ流行前と比べ増加している。2022年3月東京都内の企業（従業員30人以上）に対して行われた調査では、全体のテレワーク実施率が62.5％、300人以上の企業に絞ると83.1%にものぼり、ピークアウトしたとされる現在も引き続き高い数字を維持している。

そうした働き方の変化に伴い、これまで対面で行っていた社内外の打ち合わせや会議なども、オンライン会議にシフトしたり、これまで紙で印刷し配布していたプレゼン資料をビジネスチャットやクラウドストレージ経由で共有を行うようになったりなど、日常の会議・打ち合わせに関わる様式も変化しているという。

そこで今回、オンライン上で会議や打ち合わせをする上で役立つサービスを「会議・議事録管理」「タスク管理」「Web会議」「ホワイトボード」「仮想オフィス」「スケジュール管理」の6カテゴリに分類し、カオスマップを作成したとのことだ。これらのツールはテレワークで活躍するのはもちろん、ニューノーマル時代に合った新しい働き方を実現するための環境整備にも役立つツールとのことだ。

①会議・打ち合わせに対し、大半が「何か改善する必要がある」と感じている
2022年1月に同社が行った「会議」「打ち合わせ」に関しての調査で会議・打ち合わせに対して改善が必要と感じるかという質問に対して、何か改善する必要があると感じている割合が77%にのぼり、大多数のビジネスパーソンが何かしら改善すべきと感じていることが分かったという。「ムダ」と感じることとしては「時間が長い、終了時間が決まっていない」「目的が不明瞭、開催する必要のない会議が多い」などが多く、毎日の業務だからこそ、ITソリューションの活用による業務効率化、業務の見直し・改善が急務となっている。

②オンライン会議の需要の高まり
独立系ITコンサルティング・調査会社である株式会社アイ・ティ・アールの国内のWeb会議市場規模推移および予測の調査結果によるとWeb会議市場の2020年度の売上金額は257億円、前年度比130.7%増と2倍強の市場規模となり、急成長を見せているという。米Zoomビデオコミュニケーションズが提供するWeb会議サービスであるZoomについても、2020年4月3日からの19日間で1億人のアクティブユーザーの増加が見られており、コロナ収束後もこうしたオンライン会議は企業にとって大きな価値を与えるとされている。

③オンラインで完結する周辺クラウドツールが急増
社内会議や取引先との商談もオンライン上で行うことが主流になると、対面していない分、表情や、温度感が伝わりづらく、十分なコミュニケーションが取りづらいというような会議を進める上での難しさも出てくる。そうした課題を解決するツールとして、オンライン会議の質を向上させる議事録管理ツールやホワイトボードツール、また、よりリアルなオフィス体験ができる仮想オフィスなどのクラウドツールが急増し、業務の進め方も多様化している。