パーソルプロセス＆テクノロジー、メール一元管理システム「Task＆Mail」の提供を開始

本サービスは、「Microsoft 365」を利用している顧客で、コールセンターやヘルプデスク、総務などのバックオフィス業務等、社内外からの問合せに対応する部門を対象に、受信したメールやその後の対応履歴を可視化することで、属人化や対応漏れ、遅延を防止するなど品質の向上につなげる。また、関連するタスクを自動化することで、業務の効率化を実現する。

デジタル化による生産性向上が叫ばれる中、コールセンターやヘルプデスクなど、社内外から寄せられる多くのメールでの問い合わせに対し、誰がどの問い合わせをどこまで対応したかなど、進捗が可視化されていないことで、対応漏れや対応遅延がおき、サービスの品質低下につながることが課題となっているという。さらに、これらの課題を解決する製品は少なく、導入にも手間がかかるため、課題解決に着手できていないケースが多く見られるとのことだ。

・メールの問い合わせの一元管理や進捗管理を実現
受信したメールの一覧化や対応担当者、対応履歴を一元管理する。担当者が自動で振り分けることができ、また進捗状況を一覧で確認できることで、「誰がどの問い合わせをどこまで対応しているのか」が明確になり、作業の属人化や対応漏れ・遅延などを防ぐ。また対応タスクの進捗を明確にすることで業務効率を向上する。

・メールの内容から自動的にタスク化
問い合わせごとに発生する業務のフローを事前に設定しておくことで、次に行うべきタスクを自動で表示する。返信テンプレートや申込書などが提示され、スムーズに業務を処理することができる。

さらに、問い合わせに対し、メールでの対応完了後や申請フォームが送信された場合も、完了したタスクとして、自動的にステータスが完了となる。

・未対応のタスクはTeamsやSlackでアラート表示
本サービスは、Microsoft TeamsやSlackと連携し、一定期間対応がされていないタスクをアラートで表示させることが可能だ。これにより、対応漏れなどのリスクを軽減できる。

・「Microsoft Excel VBA」で設計、安価で導入を可能に
本サービスは、「Microsoft Excel VBA」をベースとしているため、新たなソフトウェアのダウンロードの必要やPCごとの互換性の懸念などがなく簡単に導入できる。また、初期費用10万円から利用できる。