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テレワークで正しく勤怠管理をするには?3つのポイントについて解説

新型コロナウイルス感染拡大により加速したテレワーク。しかし、緊急導入になったことで準備が不足し、勤怠管理ができないなど課題を残してしまっている企業も多いのではないでしょうか。本記事では、テレワークで正しく勤怠管理をするためのポイントを改めて整理していきます。

テレワークとは?

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、情報通信技術(ICT)※ を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

※PCだけでなくスマートフォンやスマートスピーカーなど、さまざまな形状のコンピュータを使った情報処理や通信技術の総称で、ICT(Information and Communication Technology)はITにコミュニケーションの要素を含めたものです。

テレワークには働く場所によって3つの種類に分けられ、在宅で勤務する自宅利用型テレワーク、モバイルワーク、サテライトオフィスなどの施設を利用する施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)があります。

<テレワークの種類>
①在宅勤務
自宅にいながら、パソコンとインターネット、電話、ファクスで会社や同僚と連絡をとりながら働く方法。

②モバイルワーク
顧客先などの外出時の移動中に、パソコンや携帯電話を使って働く方法。

③サテライトオフィス勤務
勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用して働く方法。社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都心にある企業は郊外にサテライトをおき、地方企業は都心部にサテライトを置くケースが多い。

テレワークの導入で課題になるのが勤怠管理

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で加速したテレワークですが、準備不足のまま緊急導入したため、課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。特に勤怠管理の把握は何時から何時まで働いたのか正確な状況の把握が難しく、担当者の頭を悩ませる問題です。

タイムカードでの打刻といった従来のアナログな手法は使えず、社内ネットワークでしか使えない勤怠システムでの管理もできません。また、管理者や同僚が周りにいない環境での自己申告になるため、いくらでも虚偽の報告ができてしまいます。そのため、テレワークで働く社員の勤怠状況を正確に記録し管理する方法が必要となります。

勤怠管理が「自己申告制」になる

テレワークを推進する企業にとって悩みとなるのが、従業員たちによる出退勤の打刻や時間外労働の報告が「自己申告制」となることです。管理者がいる勤務地から離れた自宅やサテライトオフィスで、部下たちが本当に報告通り働いているかということを確かめる術はほとんどありません。また、管理者自身が勤務地から離れたところで勤務している場合も、部下の勤務状況を把握しきることができません。

完全な自己申告制での勤怠管理をおこなうには、従業員たちへの教育や周知に加え、普段からの信頼関係の構築が重要になります。

業務内容や進捗状況が正確に把握できない

従業員によって管理者に報告される情報は、勤怠情報だけではありません。業務内容やその進捗状況、いま抱えている業務のボリュームなど、さまざまな情報があります。それらの情報をきちんと正確に把握できないことには、業務量のバランスをとることはもとより、従業員の働きに見合った評価や報酬を行うことも難しくなります。

「隠れ残業」が増える

テレワークに関する調査2020によると、テレワークにより通常勤務よりも長時間労働になったと回答した人の割合が半数超(51.5%)という結果もでています。しかし、回答者の8割以上が今後もテレワークを継続したいと回答していることから、通勤時間の減少などテレワークのメリットを多数の人が実感したものの、今般のテレワークは各企業が緊急導入になったことで準備が不足し、通常どおりに仕事を行うことができず、長時間労働になったという課題が浮き彫りになっています。

また、オンオフの切り替えが難しく、夜遅くや休日でも仕事をしてしまう人は多く、残業代の支払われない「隠れ残業」をしているという人も少なくなく、サービス残業の温床となっているという問題も発生しています。

テレワークの労働時間を管理するポイント

テレワークの労働時間を管理にあたって3つの方法が挙げられます。1つ目は、ユーザの実働時間を含めた操作記録を取得するアクティブ時間(実使用時間)で管理する方法。2つ目は、チャットアプリやWeb会議システムのログイン記録やチャット記録などのアクティビティログも活用する方法。3つ目は、システムに利用制限をかける方法です。

いずれの方法もツールやシステム導入が必要になるものの、うまく活用することで、テレワーク時の労働時間の管理がしやすくなります。

アクティブ時間(実使用時間)の取得で不正を防ぐ

ユーザの実働時間を含めた操作記録を取得することが可能なシステムもでてきています。例えば、「MylogStar」というシステムでは、ユーザ端末操作の詳細(ログイン/ログオフの時刻、アプリケーションを使用していた時間、および実際に使用していた時間など)をアクティブ時間(実使用時間)として記録することができます。具体的には、ログインからログオフの間、アプリケーションを開いている間に、マウスやキーボードを実際に操作している時間のことです。この情報で従業員がそれぞれのアプリケーションを実際にどの程度の時間利用していたかなどを把握することができます。

チャットアプリのアクティビティログを活用する

チャットアプリやWeb会議システムを導入している場合は、ログイン記録やチャット記録などのアクティビティログを活用することができます。リモートワーク中の始業・就業時の報告はもちろん、時間外労働や休日出勤が発生した場合も、従業員に報告してもらう仕組みを作ることで、現在の従業員のステータスを把握することができます。また、チャットアプリによっては、ステータスを入力して表示させることができるため、「離席中」「休憩中」などのステータス表示を行う仕組みを作ることも、従業員の業務状況をリアルタイムで把握するには有効です。

デバイスの利用制限をかける

社内システムに外部のパソコン等からアクセスする形態をとっている場合には、深夜・休日はアクセスできないよう設定することで、時間外労働を減らすことができます。長時間労働の対策としても有効です。その場合は、時間外、休日、深夜労働を原則禁止や許可制とすることを就業規則や在宅勤務規定等に明記しておく必要があります。

テレワークの勤怠管理をする方法

勤怠管理にはさまざまな方法があります。クラウド型の勤怠管理システムを利用している企業もあれば、出勤簿やタイムカードで管理している企業もあるのではないでしょうか。大企業では勤怠管理システムの利用が一般的となっており、最も正確に管理でき、かつ柔軟な働き方に対応することができます。

ここでは、勤怠管理システムをはじめ、様々な勤怠管理方法の特徴について解説していきます。

タイムカードによる打刻

タイムカードと打刻機を使って、出勤・退勤の時刻を記録する方法です。出勤・退勤の際に、紙のタイムカードを打刻機に差し込み、タイムカードへ時刻を記録していきます。月間の合計勤務時間を、自動計算して印字できる打刻機もありますが、給与計算にあたりタイムカードの記録をデータに落とし込み集計しなければならない手間が発生します。

Excelでの管理

従業員や管理者がExcelシートに出勤・退勤の時間を記録する方法です。Excelのテンプレートを用いることで、紙の出勤簿やタイムカードによる打刻に比べ、勤務時間の集計は容易で、パソコンが利用できる職場であれば、コストをかけずに導入することも可能です。しかし、従業員や管理者が手作業で時刻を記録する点は変わらないため、不正行為を防ぎづらいことが懸念となります。

勤怠管理システムの利用

勤怠管理のために開発されたWebサービスやソフトウェアを使って、従業員の勤務時間を記録する方法です。パソコンやスマートフォンで専用サイトやアプリにアクセスして打刻したり、ICカードをカードリーダーにかざすだけで打刻ができたり、サービスによりさまざまです。給与計算ソフトと連携できるものや、労働基準法違反を防ぐアラートを表示させることができるものもあり、人事担当者の作業を効率化する機能が多く搭載されています。クラウド型の勤怠管理システムでは、初期費用がかからないサービスも多くありますが、システムの導入や運用にコストが生じることが課題となります。
メリット デメリット
タイムカードによる打刻 出勤簿やExcelシートに記入するよりも簡単 給与計算時にタイムカードの記録をデータに落とし込む必要がある
Excelでの管理 パソコンの利用によりコストをかけずに導入が可能 従業員や管理者の手作業のため不正行為は防ぎづらい
勤怠管理システムの利用 作業を効率化する機能が多く搭載されている システムの導入や運用にコストが生じる

勤怠管理システムの主な機能

システムによって機能や打刻方法が大きく異なるため、職場の環境にあったサービスを選ぶことが大切です。ここでは、勤怠管理システム「KING OF TIME」の機能をもとに解説していきます。

打刻機能

パソコンやスマートフォンから専用アプリにアクセスし打刻し、出退勤時間を管理します。また、位置情報とともに出退勤の時刻が記録されるGPS打刻という機能も登場しており、社員管理で虚偽報告が大幅に低減しています。

申請・承認機能

従業員(管理者が代理することもあり)が、打刻時刻、残業、休暇、スケジュール等の申請することができる機能です。組織構造や勤務形態などに合わせて申請・承認時のルールやフローを設定したりすることができます。

シフト・スケジュール管理機能

勤務形態に応じて、スケジュール登録ができる機能です。日、週、月、任意の期間(最大3ヶ月)単位で、予め設定したスケジュールパターンを各従業員に割り当てることができます。また、従業員が携帯電話やPCから自分のスケジュールを申請、確認することも可能で、従業員からスケジュールを申請することも可能です。

休暇管理機能

有給休暇、代休、振休、夏季休暇、慶弔休暇、企業独自の休暇等様々な休暇が、数に制限なく管理ができます。時間単位、半日単位での取得、有効期限等様々なルールにも対応しており、オリジナル休暇の作成も可能です。

集計機能

打刻時間、労働時間、残業時間等の把握・管理し、リアルタイムに集計することが可能です。所属、雇用区分、従業員グループ毎に日・週・月・年単位で確認でき、労働時間、遅刻・早退回数、残業時間、人件費概算等も簡単に把握することができます。

人事・給与計算ソフトとの連携機能

従業員データや、管理者データ等のインポート、月別データ(給与計算用データ)や、タイムカードデータ等のエクスポートし、給与ソフトにインポートすることができます。また、人事労務freee、マネーフォワードクラウド給与とはシステム連携しており、ファイル出力を介さずに画面上でシームレスな連携が可能です。

帳票出力機能

毎日の打刻時間、時間計算結果、概算人件費などの勤怠データを出力することができる機能です。また、タイムカードは月毎に個人別で出力することができます。

通知機能

時間と日数を基準に残業時間数や遅刻回数等が、一定の値を超えた場合にアラート表示させることができる機能です。また、打刻忘れを一覧表示させるなど、指定した条件でデータをピックアップし表示させることができます。

勤怠管理システムの選び方

既述の通り、勤怠管理システムには様々な機能があります。どのシステムを使用するかは、職場の環境に合わせて選択していくことは大前提となりますが、人事・給与計算ソフトなどの他システムとの連携状況やサポート体制などの各ベンダー(開発元のこと)が提供しているサービスも踏まえて検討していく必要があります。

柔軟性

勤怠管理システムは、社内からのアクセスに制限されているものから、社内に限らずインターネットにさえ接続されていればパソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスできるものまで各ベンダーのシステム環境により様々です。テレワークが加速する昨今では、後者の方が従業員にとっては使い勝手もよく、柔軟性に長けるといえるでしょう。このように従業員にとってそのシステムが使いやすいかどうかなど、使用シーンをイメージしながら、できるだけ使いやすく、操作に悩むことのないものを検討していくようにしましょう。

他システムとの連携

勤怠管理システムの多くは、人事・給与計算ソフトとの連携機能が付いているのが一般的です。勤怠情報をCSVファイルとしてダウンロードして給与計算ソフトにインポートさせるものと、API連携により勤怠情報を給与計算ソフトに自動でインポートされるものがあります。後者の方が便利ですが、利用できるサービスの組み合わせが限られるため、現在使用している給与計算ソフトと連携ができるかも選定のポイントとなります。

導入形態

各ベンダーが様々な勤怠管理システムを提供していますが、大きく3つのタイプに分けることができます。クラウドサービスの一つとして勤怠管理を行う「クラウド型」、自社でサーバー等を用意し管理していく「オンプレミス型」、タイムカードによる打刻を行う「タイムレコーダー型」の3つに分けられます。

近年最も注目されているのは「クラウド型」の勤怠管理システムで、インターネットにさえアクセスできれば、社内に限らず、パソコンやタブレット、スマートフォンから勤怠情報の登録などができるため、使い勝手が非常に良く、柔軟性に長けるシステムです。また、自社でサーバーを用意し管理する必要などもないため、コスト面でも優れていると言えるでしょう。

「パッケージ型」の勤怠管理システムは、システムを動かす土台となるサーバー等を自社で用意し管理していく必要があり、システム導入にあたりソフトウェアを購入する必要があります。クラウド型よりも社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすいメリットがある一方、初期費用が比較的高額になってしまうという特徴があります。

最後に「タイムレコーダー型」は、既述のテレワークの勤怠管理をする方法で説明した通り、タイムカードと打刻機を使って、出勤・退勤の時刻を記録する方法です。タイムレコーダーで出退勤を記録した上で集計ソフトを使って管理していく必要があること、従業員の細かな管理や新たなニーズへの柔軟な対応が難しいという点で、小規模で単純な出退勤記録を扱う場合に適しています。

サポート体制

システムに問題が起きた場合にはベンダーへ問い合わせることになります。スピーディーに対応してくれるかどうか、そのためのサポート体制が整っているかも勤怠システムを選定する上で重要なポイントとなります。電話でのサポートなのか、メールでの問い合わせのみなのか、チャットですぐに問い合わせできるのかなども漏らさず確認するようにしましょう。

導入実績

勤怠管理システムのサービスページでは、各ベンダー導入実績を公開しているケースが多いです。既に導入している企業の規模や使用例なども参考に、自社に合ったシステムを選んでいきましょう。

まとめ

テレワークを推進するためには、システム導入などにより勤怠管理をおこなっていくことは重要です。しかし、それ以上に重要となるのは、会社と従業員、管理者と従業員の信頼関係の構築かもしれません。

勤怠管理システムを使用して管理することに意識を向けすぎず、自社に合ったシステムを有効活用しながら、従業員と健全なコミュニケーションをとっていくことを意識していく必要があるのではないでしょうか。

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