東京都港区、転入や転出に伴う手続きをデジタル化する「窓口総合支援システム」を運用へ　行政手続きのデジタル化により住民サービスの利便性の向上を目指す

現在、転入などの住民異動届出は自治体窓口での手続きが法律で義務付けられており、手続きごとに書類を作成する住民への負担や窓口の混雑が課題とされている。一方で、自治体の職員側も関連する様々な手続きを把握した上で正確に案内する必要があるため、職員の知識や経験に依存しない効率的な仕組みづくりが求められている。こうした中、港区は区民生活に関わるICT環境の変化に迅速に対応するとともに、ICTを最大限に活用した、より利便性の高い住民サービス提供の実現に向けて様々な施策を進めている。

今回、本システムの導入により、住民異動届や住民票等請求書などの事務手続き書類約40種類をデジタル化し、年間約4万件の転入・転出手続きの利便性向上を実現する。具体的には、来庁者が事前にスマートフォン等で専用のWebサイトにアクセスして届出内容を入力すると、システムが情報を変換して二次元コードを作成する。来庁時に二次元コードを持参すると窓口の職員が二次元コードを読み取り、届出を受け付ける。さらに、届出情報に合わせて、子供や高齢者向けの手当て・助成など手続き可能な申請書の洗い出しを自動的に行う。これにより、窓口での滞在時間を短縮できるだけでなく、手続きごとに氏名や住所などの同じ項目を複数の申請書に記載する必要がなくなり、効率的に手続きを行うことができる。

一方、来庁者が事前に作成した申請データは自治体側のシステムへ自動的に取り込まれるため、職員の事務処理も効率化することができる。さらに、住民情報と突合することで追加手続きの有無を自動判定する機能により、手続きの案内漏れを防止。システムの自動判定とは別に、職員の操作によって来庁者が希望する手続きを追加で案内することも可能だ。これらにより、住民サービスの利便性向上および職員の業務効率化が期待できるとのことだ。

なお、「NEC スマート行政窓口ソリューション」は、住民記録システムなど既存のシステムの仕様に依存せずに導入することができるという。今後、港区とNECは、対象となる申請の拡大やLINEなどのアプリから利用できる機能など、さらなる利便性向上に向けて検討を進める。