ユニバース、ノーコード開発が可能な業務デジタル化クラウドを活用し業務効率化を推進

ユニバースでは2022年6月より、衛生指摘管理や店舗用地の賃貸借管理などでSmartDBで構築した業務アプリの利用を開始している。SmartDBを「脱Excel・紙を実現する基盤」として位置づけ、ユーザーより要望が挙がっている個別業務（100件以上）のデジタル化を目指している。また、すでに利用している個々のシステムについても、可能なものはSmartDBに移行することで、ユーザーの使い勝手向上と、改善要望への迅速な対応等を図る予定だという。

ユニバースでは基幹業務に関するシステム活用は進んでいる一方、本部内の各部署や店舗での細かな業務に対するデジタル化ニーズに応えきれていなかったといつ。2020年よりRPAにも本格的に取り組んでいるが、「RPAは既にデジタル化された業務を人に代わってロボットがおこなうもの」であり、Excelや紙を主体とする業務はRPAの候補にもならなかったという。会社の規模が拡大する一方で、管理的な業務も増加し、Excelや紙での対応が増えた事も煩雑さや属人化を招く原因になっていたとのことだ。

特に本部での専門性の高い管理業務には、一般的なパッケージソフトウェアでは対応しきれず、個別開発をするには費用対効果の面でデジタル化を断念せざるを得ないものが多くあったという。そして、それらの業務の多くはExcelや紙での運用であり、業務ルールや仕組みが整備されておらず「人に作業がついた」業務になっていた。そのためデータのチェックや入力・転記などの事務作業時間が増える、個人に依存する、情報資産として活用できないなどのさまざまな課題があったとのことだ。

例えば、「衛生指摘管理」では、各店の衛生環境を検査し、改善が必要な個所の指摘を全店で即時共有できる基盤がなく、指摘内容や指摘箇所をデジタルカメラで撮影した写真を、本部スタッフがExcelで加工し全店へメール配信するなどの手間が発生していた。また、本部業務のひとつ「店舗用地の賃貸借管理」では、店舗の土地や建物に関する契約をExcelで管理していることで期日管理業務が煩雑となり、更新などの手続き漏れがいつ発生してもおかしくない状況にあったという。その他、業務のペーパーレス化や、サポート切れの近い既存システムの業務アプリ移行など、デジタル化におけるさまざまな課題があった。これらを一挙に解決するため、ユニバースではデジタル化をノーコード開発で実現できるプラットフォームの導入検討を開始したとのことだ。

いくつかのツールを比較検討したうえでユニバースがSmartDBを採用した理由は、本部・店舗で発生するさまざまな業務をノーコードで開発できる標準機能のカバー範囲の広さと、機能セットに対して利用料金がリーズナブルであることだという。店舗運営に関する業務では「衛生指摘管理」をiPadアプリ化し、Webデータベース機能により他店舗が指摘された内容・改善結果を自店でも確認できるようになったことで、各店舗での自発的な改善につながるなど、業務の効率化・全店舗のQSC向上の促進につながっているとのことだ。

本部の「店舗用地の賃貸借管理」では、契約情報をデータベース化し、ノーコードでビューの設定をおこなうことで期限や対応状況を簡単に確認できるようになったほか、期限が近づいた契約のアラート通知を自動化し、対応漏れを回避できるようになった。また、ワークフロー機能により適切な手順どおりに業務プロセスを進行できるようになり、入力情報の自動チェックにより過不足のない情報蓄積ができているという。これらSmartDBで構築した業務アプリを社内に報告した結果、SmartDBへの期待感が上がり、各部署から100を超える業務に対するデジタル化の要望があがったとのことだ。

そのほか、広範囲な業務要件にも対応できることから既存システムで個別開発・運用している業務アプリの移行先としても期待され、順次対応予定とのことだ。