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Teamsの会議の始め方の種類と参加時に確認しておきたい項目について解説

リモートワークの普及でWEB会議ツールや遠隔地にいるスタッフとのコミュニケーションを円滑にするサービスに関心が集まっています。そこでチームでの共同作業を円滑にする「Microsoft Teams」での会議の始め方や参加時に確認しておきたい項目について解説します。
オフィスに出勤することなく、自宅や出先から業務を行うリモートワークが急速に広がっています。ビジネスチャットツールやウェブ会議ツールなどが登場し、スタッフが遠隔地にいてもこれまでと変わらない業務ができる環境が整ったことも要因のひとつですが、新型コロナウイルスの感染拡大が大きなきっかけでした。もともとリモートワークは出勤が困難な、妊娠中や育児中あるいは介護中のスタッフであっても、継続して勤務するためのワークスタイルでしたが、混雑する通勤電車に乗車することは感染リスクを高め、オフィスに一同に介して業務を行うことも密集状態に生み出します。

そのため、積極的にリモートワークを導入する企業が増えたわけです。こうしてリモートワークが一般的になったことで、WEB会議ツールや遠隔地にいるスタッフとのコミュニケーションを円滑にするビジネスサービスへの関心が高まっています。そこでチームでの共同作業を円滑にするコラボレーションプラットフォームである「Microsoft Teams」での会議の始め方や参加時に確認しておきたい項目について解説します。

すぐにTeamsの会議を始める方法

Microsoft Teamsを導入したけれど使い方がわからない。あるいはZoomなどの他のウェブ会議ツールしか使ったことがないという人に向けて、すぐにTeamsの会議を始める方法を解説します。

チャネル画面から「今すぐ会議」を選択して始める

チャットでメンバーとやりとりしていたけれど、直接疑問や課題を話し合ったほうが手っ取り早く解決する!ビジネスマンならそんな経験をしたことがあるのではないでしょうか?Microsoft Teamsにはチャットからウェブ会議へとスムーズに移行できる「今すぐ会議」という機能があります。そのためツールやソフトウェアの切り替えを行うことなく、Microsoft Teamsからウェブ会議を開くことができます。使い方も簡単でメニューバーにある「会議」から「今すぐ会議」を選択すると、すぐにWebカメラが起動します。続いて会議名を入力し、「今すぐ参加」をクリックするだけで準備が完了します。

参加するメンバーを招待する操作も「会議のリンクをコピー」し、それをチームやチャネルのチャットに貼り付けるだけで会議の開催をアナウンスすることができます。Microsoftのアカウントを持っていないユーザーを招待することも可能で、「メールで招待する」を選択し、相手のメールアドレスを入力すると、ビデオ会議への招待メールが送信され、会議を案内することができます。

チャット画面から「ビデオ通話」または「音声通話」

複数の参加者を募って会議を開く機能が「今すぐ会議」(日時を指定して開催するなら「会議」)ですが、個別の相手とビデオや音声で通話することもできます。テキストでは伝わりづらい内容や誤解・齟齬が生まれていると感じたら、直接説明ができるわけです。1対1またはグループのチャット画面から、右上に表示されるビデオ通話または音声通話を選択するだけで相手を呼び出すことができ、アドレス帳を開き、電話をかけるよりも格段にスピーディです。

予定表画面から「今すぐ会議」を選択する

Microsoft Teamsには「予定表」というボタンがアプリバーの中にあり、そこから「今すぐ会議」の設定を行うこともできます。会議をスタートさせると誰もいない会議室が立ち上がるので、人型のアイコンをクリックして参加者を追加します。ユーザー名などで検索ができ、会議のURLが送信されるので、会議に集まってくるはずです。

予約しておいて後日に会議を開催することも可能

Microsoft Teamsでは他のリモート会議ツールのように日時を指定して、会議を開催することもできます。

予定表から「会議を追加」で設定する

「予定表」をクリックすると、カレンダーが表示されるので、画面右上にある「新しい会議」を選択します。会議名や日時のほか、参加させたい出席者も指定することができます。会議の設定が終わると予定表に反映されるので、うっかり忘れてしまうことも防げます。

チャネル画面から「会議をスケジュール」で設定

チャネルのメンバーとオンライン会議をしたいときには、チャネル画面から会議を設定します。会議をスケジュールという項目から出席者や日時を設定することができますが、入力が終わると予定表に反映され、さらにチャネルのメンバーにはメールで通知される仕組みになっています。

チャット画面のカレンダーマークから設定する

そのほかチャット画面のカレンダーマークから会議を設定することもできます。チャット欄にあるカレンダーマークは会議の予約ボタンになっており、スムーズな設定が可能です。この場合チャットのメンバーがそのまま参加者として案内されますが、任意にメンバーを追加することもできます。

Teamsの会議に参加する前の注意点

Microsoft Teamsはチャットが使えるコミュニケーションツールですが、オンライン会議の機能も持っているため、テキストのやりとりだけでは伝えきれない業務連絡や、画面を共有しながらのプレゼンや発表をメンバーに対して行うこともできます。Microsoft社のビジネスソフトウェアが多くの企業で採用されているメリットを生かして、WordやExcel、 PowerPointなどとの連携に優れている点も特徴です。ファイルの共有やオンラインストレージサービスとの連携も簡単にできるため、Microsoft Teamsに一本化するという選択肢も考えられます。最後にMicrosoft Teamsでの会議に参加する前に、注意しておきたいポイントをまとめます。

ブラウザからではなくアプリから参加する

Microsoft Teamsはブラウザでも利用が可能です。ただ、ブラウザ版では一部の機能が利用できないといった制限があり、よりMicrosoft Teamsのポテンシャルを発揮させるなら、アプリ版をインストールして利用を開始するのがおすすめです。また、Windows版はもちろん、Mac版やスマホ版のアプリもあるので、幅広いユーザーが利用できる設計になっています。出先からもチャットが見られるように、PC版とスマホ版の両方を活用すると、よりスムーズなコミュニケーションがチームのメンバーとできるはずです。

参加直前の確認画面で設定の確認をする

今すぐ会議は、思い立ったときにすぐ会議スペースを立ち上げることができますが、一方で案内が来ると慌ててしまう参加者もいるかもしれません。そんなときはスピーカーやマイク、使用しているカメラの設定が正しく整っておらず、声が出ない、聞こえないというトラブルが発生しがちです。もし案内が届いたら、すぐに会議につながず、まずは設定が正しいのか確認してから参加する癖をつけると良いでしょう。

チャットの連携に優れたMicrosoft Teamsの会議機能

オンライン会議ツールや、チャットツール、あるいは文書を管理・共有するためのオンラインストレージサービスなど、複数のメンバーでの業務が効率化するビジネスツールはたくさんあります。それぞれ特徴や利点を持っていますが、ツールが増えるほど、かえって能率が下がるリスクもあります。その点、Microsoft TeamsはWordやExcel、PowerPointでビジネスソフトウェアのシェアを握っていること、OneDriveというストレージサービスなども提供しているメリットを生かして、各ソフトウェアとの連携のしやすさに優れています。とくに、チャットからすぐにビデオ会議ができる点は評価が高いと言えます。ビジネスツールやサービスを個別に導入するよりもコストを抑えることもできるため、検討に値する新しいビジネスツールだと言えます。

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