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アプリを入れずに参加できるWeb会議サービスWherebyとは

テレワークで主流になりつつあるWEB会議。アカウント登録やアプリをダウンロードしなければならず面倒な場合もあります。お子様や高齢の方でも気軽に利用でき、ダウンロードが不要なサービスWherebyの特徴、他社との比較内容をご紹介します。

Wherebyとは

Whereby(ウェアバイ)は、いつでも手軽にオンライン会議ができるサービスです。最大の特徴はブラウザ完結型(アプリをダウンロードしなくても、Internet explorerやGoogle Chrome内でURLを知っていればオンライン会議に参加できる)であるということです。自分がいるルームのURLを相手に送れば、相手はURLをクリックして画面を開くだけですぐオンライン会議を始めることができます。また、会議のURLは1度発行すれば何度も繰り返し使用することができるので毎回URLを発行する必要がありません。そのため、インターネットの操作が苦手な方でも扱いやすいサービスとなっています。

Wherebyの魅力

参加する人全員がアカウント登録を行い、ログインをして会議に参加するアプリとは違い操作が非常に簡単なため、ビジネス会議だけではなく一般の方向けのカウンセリングや高齢者・お子様が対象のレッスンなどにも利用されています。また、同時に複数人の音声が同時に聞こえるため実際に集まって会議している状況と同じようなリアルな会議を行うことが可能です。Wherebyは2019年7月までappear.in(アピアイン)という名前で運営していましたが、昨年にロゴ・ビジュアル・コンセプトをフルリブランディングしています。

Wherebyの名前の由来

Wherebyは、ノルウェーにある企業が開発・運営を行っています。「Freedom to work from anywhere(どこからでも働ける自由を)」をビジョンに、誰もがどこにいてもいきいきと働ける世界を目指しています。場所を表すwhereと、手段を表すbyがシンプルで覚えやすく、「場所を選ばずに働くための手段」というコンセプトをうまく表現しています。名前もサイトのビジュアルも、「働く」ことをもっと自由で楽しいものにしていきたという企業の考えが表れています。

Wherebyの特徴

先ほどもご説明しましたが、Wherebyは一度会議URLを発行すればそのURLを繰り返し利用できます。ZoomやGoogle meetのように毎回URLを発行する必要がないため利便性が高く、会議の参加者はアカウント発行やユーザー登録をしなくてもURLをクリックするだけでWeb会議に参加できます。その他、画面共有やチャットができたりと、Web会議に必要な機能を備えています。無料版は会議の参加者が4人までで、5人以上での利用が想定される場合には、有料版の利用をおすすめします。早速使用方法を確認していきましょう。

Wherebyの利用手順

それでは、具体的なWherebyの利用手順を順を追って解説していきます。

利用手順①(会議の主催者の場合)

早速会議用のURLを発行してみましょう。まず、会議の主催者はWherebyにてアカウント登録をする必要があります。Wherebyのサイト(https://whereby.com/)へアクセスし、右上か中央にある「Get started」をクリックします。まずは無料で使用したい場合は「For myself」をクリックします。(企業として導入をする場合は左側にある「For a team」を選択します。)

利用手順② メールアドレスの登録

次に、メールアドレスを登録します。Googleのアカウントを保有している場合、同じアドレスとパスワードでアカウント発行が可能です。その場合は「Sign up with Google」をクリック。Googleアカウント以外で登録する場合は、下にある入力欄にwherebyで表示させたい名前とメールアドレスを入力します。Gmailなどのフリーアドレスでも登録可能です。入力したら「sign up」を押して次へ進みましょう。

利用手順③ アドレス認証

手順②でGoogleアカウントを使用した人は認証作業があります。Googleにログインするためのポップアップが出てきますので手順に沿ってログインしましょう。それ以外の場合は先ほど入力したメールアドレスに認証コードが送付されますので、メール内に記載されている6ケタの数字を入力しVerifyをクリックします。1点注意が必要なのは、メールアドレスに送付される認証コードの有効時間は15分となります。またメールの件名が英語なので、迷惑メールフォルダなどに入らないよう注意しましょう。

利用手順④ プラン選択

認証が終わると、プランの選択画面に変わります。無料プランの場合は一番右側の「Free」を選択してください。(有料プランについては、後ほど詳細をご紹介します。)
ここまででアカウント登録の作業は完了です。アカウントの登録完了までは、ゆっくりと入力しても、普段PCをよく使用している方であれば大体15分~20分程度あればできてしまいます。あとは使用するweb会議のURLを発行して参加者へURLを共有すれば、すぐにweb会議をスタートできます。Room nameには企業名や、「会議用」などわかりやすい名前をつけるのがおすすめです。

利用手順⑤ web会議室の作成

いよいよ会議用のURLを発行しましょう。「Welcome」の文字の下にある赤枠内「Go to room」をクリックすると、会議室が立ち上がります。カメラとマイクの接続を確認し、「Join meeting」を押せば会議室の中に入ることができます。URLは何度も使用できますが、もし不都合が発生し会議室を削除したい場合は「Go to room」ボタンの横にマウスをおけば「…」が表示されるのでそれをクリックし、Deleteボタンを押せば削除できます。

利用手順⑥ メンバーを招待する

自分が会議室に入室したら、次は他の参加者を招待しましょう。画面の右側に表示されている「Share link to start a meeting」の下にあるURLをメールやチャットなどでメンバーへ知らせます。相手はURLをクリックすれば普段使用しているブラウザ(Chromeやinternet explorerなど)で開かれますが、もし開かない場合はURLをコピーし、別途開いたブラウザのURLの欄へ貼り付けてアクセスしてもらいます。参加者ヘは事前に、入室するときにはマイク・カメラが作動しているか確認してから入室してもらうようアナウンスしておきましょう。

利用手順⑦ 会議への参加方法(参加者側の場合)

会議の主催者(アカウント登録者)から会議のURLが届いたら、送られてきたURLをそのままクリックするか、普段利用しているブラウザにURLを貼り付けてアクセスします。招待された側の参加方法はとても簡単で、URLをブラウザに入力後、自分の名前を入力しカメラとマイクの接続を確認後、「Join meeting」を押すだけですぐ参加することができます。アカウントの発行や、メールアドレス等の登録はいりません。

会議中に使える便利な機能① 画面共有

こちらでは、会議中に使用すると便利な機能をご紹介します。自分のパソコンで作業している様子を参加しているメンバーに見せたい場合は、会議中の画面中央の下に表示されているボタン「Share」を押します。全画面表示、ブラウザの画面のみ、特定のアプリケーションの画面どれかを選択することができますので、必要に応じて適切なものを選びます。画面の共有を終了したいときは、もう一度「Share」のボタンを押せば終了させることができます。

会議中に使える便利な機能② チャット機能

会議中に、参加者にテキストメッセージを送ることもできます。通話中の画面中央下部の「Chat」を押すと、右側にチャット欄が表示されます。共有したいサイトURLやドキュメントなどを送付可能です。会議に使用するPDFファイルの資料なども、設定を変えると送ることができます。会議の主催者はプロフィールを開き、「設定」をクリックします。設定項目の中で「ファイル送信」の項目をONにしておけば、チャットでファイルを選択できるようになります。

スマホアプリでも参加可能

wherebyはブラウザにURLを貼り付ければすぐに会議に参加できるため、スマートフォンでも利用可能です。ストアからWherebyのアプリをダウンロード後、表示された入力欄に共有されたURL「https://whereby.com/XXXXX」の「XXXXX」の部分を入力します。カメラ・マイクの接続を確認すればすぐ会議室へ入ることができます。PCがない場合や、出先での急な打ち合わせ時などにもすぐに利用できます。

有料プランについて

Wherebyでは、無料プランでは1つの会議で4人までの参加が可能です。4人以上の参加者がいる場合は有料プランでの利用を検討する必要があります。有料プランはビジネスプラン(小規模な企業向け)とプロプラン(フリーランス向け)という2つのプランがあります。料金はビジネスは毎月月額約1,581円、プロは月額約1,050円です。ビジネスプランは会議室数や参加人数は無制限で、プロプランは作成できる会議室が3つ、参加人数は12人までとなります(50人までアップグレード可能)。

拡張機能について

日常の業務で使用しているブラウザがGoogle chromeの場合は、拡張機能も設定可能です。録画機能やGoogleカレンダーへ登録しておいた予定から直接会議室へアクセスしたり、ツールバーへ登録してすぐ会議室へうつることができます。Googleウェブストアからインストールすることで利用可能となりますが、説明書きが英語のみとなるため注意が必要です。

他のWeb会議システムとの比較

Wherebyのご説明をしてきましたが、web会議用のアプリとしては他にも有名なものがいくつかあります。現在、web会議システムでメジャーなzoomと、10年以上前から通話アプリとして圧倒的なユーザー数を誇るSkypeが最もよく耳にするものかもしれません。自社のビジネスで使用する場合にはどのサービスが良いのか迷う方も多いでしょう。そこで、この2社とWhereby3つのサービスの具体的な機能と料金を比較していきましょう。

料金の比較

どの3つのサービスも無料で利用できるプランがあるのはもちろんですが、Skypeは固定電話・携帯電話へかける場合には料金が設定されています(月額制あり・電話をかける国によって月額料金が異なります)。Zoomに関しては、無料以外のプランが月額2000~5400円まで4つあります。一番高額なプランはウェビナー専用のプランで、別途申し込みが必要です。海外企業とのやり取りの場合はSkypeの月額制、参加する人数が多く、大きな会議が多い場合などはZoomが選ばれることが多いようです。Wherebyはまずは小規模でスタートしたいという企業や、少人数でのビジネスに向いているのかもしれません。

小規模での利用にぴったりのWhereby

ネットワーク環境さえあればブラウザで接続できることが特徴のWhereby。これまで説明してきた通り、アカウント登録が必要なのは会議室(チャットルーム)開設者のみで商談や打ち合わせに気軽に使えます。また、無料プランは4人までが会議に参加可能であることと、無料プランでもルームロックができます。そのため少人数での会議で利用する場合には全く問題ないでしょう。小規模の事業所や個人事業主の利用には充分使いやすい機能がそろっています。

Skypeは既存ユーザーが多い

Skypeはビデオ通話の先がけともいえるサービスで、各SNSが通話サービスを提供する前から世界中で利用されてきました。そのため、最新バージョンまでとはいかなくとも、利用方法がある程度分かる人は一定数いることでしょう。ビデオ通話中の録画も可能で、ビジネスシーンも想定した基本的な機能が備わっています。2020年3月からMicrsoft TeamsとSkypeの相互チャットができるようになり、企業内でTeamsを利用している場合のWeb会議ツールの導入にはSkypeがおすすめです。

安定した接続が可能なZoom

ビジネスでの利用が前提として提供されているZoom。アプリをダウンロードして利用するインストール型のサービスのため、接続が安定しています。通話中の途切れや会議中の突然の切電、音声の不具合などは他の2つのサービスと比べると格段に少ないでしょう。参加人数も無料プランから100人と、規模の大きな会議にも気軽に使えるのが特徴です。webブラウザでも利用できますが、安定した接続を優先するならアプリと有線ネットワークでの利用ががおすすめです。

セキュリティについて

URLを共有するだけでビデオ通話を始められるのでとても便利なweb会議ツールですが、一方でセキュリティのぜい弱性が指摘されています。法人で利用する場合はいくつか注意点がありますのでご紹介します。ZoomもWherebyも、ミーティング用URLがIDやユーザーネームに基づいて生成されるため、URLを特定し会議に不審者が“乱入”してしまうケースもあるようです。特に、Zoomで「個人ミーティングID」を用いた会議や、WherebyのURLは固定で使い回すため、気づかないうちに情報を抜き取られてしまう可能性もあります。

利用時の対策

Zoomはセキュリティアップデートを実施し、パスワード認証をデフォルトで行うようになりました。都度ミーティングIDが変わる機能も備えているため、パスワードと組み合わせて利用するのがおすすめです。wherebyは会議室にロックをかけることができますので、参加者が全員入室したらロックをかけることをおすすめします。Wherebyは固定のURLを利用できるのが利便性としては魅力ではありますが、定期的に会議室を一度削除し、作り直す等の対策が必要かもしれません。

希望にあったWeb会議システムを選ぶ

Wherebyの特徴や使用方法、他のWeb会議システムとの比較などの情報をお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。先ほどご説明したように、Web会議システムには企業個人事業主それぞれの目的や特徴があるため、使用したい用途や条件に合わせて選ぶことが重要なポイントとなります。まずは無料プランなどで今回ご紹介したサービスをひと通り利用してみた上で、どのサービスが自社にあっているのかを改めて検討してみるのが最良の方法かもしれません。

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