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リモートワークで業務効率を上げるコツ|Web会議でのコミュニケーションの上手な取り方についても解説

リモートワークはオフィスでの業務と異なり、集中できないという声が聞かれます。通勤が不要になり、ワークライフバランスに優れた生活が手に入れるチャンスですが、ダラダラと業務するのはもったないでしょう。そこでリモートワークで業務効率を上げるコツを解説しながら、Web会議ツールでコミュニケーションを上手に取る方法について考えます。
新型コロナウイルスの感染拡大によって、リモートワークを導入する企業が増えましたが、はじめて自宅で仕事をする人は、戸惑うことが多々あるかもしれません。とくにWeb会議ツールはマイクやカメラの設定を自分で行う必要があり、慣れない人にとっては操作がおぼつかない可能性があります。

また、自宅ではオフィスとは異なり、集中できないという声も聞かれます。通勤が不要になり、ワークライフバランスに優れた生活が手に入れるチャンスでもあります。帰宅時間を気にする必要がないからといって、ダラダラと業務するのは、もったないでしょう。そこでリモートワークで業務効率を上げるコツを解説しながら、Web会議ツールでコミュニケーションを上手に取る方法について考えます。

リモートワークで上手に働くコツ

会社では同僚や上司の目があり、集中して働ける環境になっていますが、自宅では自分を律しながら、業務をすることが必要です。とくに締め切りが設定されていない業務を行なっていると、集中力が続きません。こうしたリモートワークの環境に慣れ、オフィスでの勤務と変わらない効率で業務を続けるにはどうすれば良いのか? リモートワークで集中して業務に従事するコツを紹介します。

集中できる就業環境を整える

もともと自宅はプライベートな空間なため、集中を妨げるようなものが、あちこちにあるでしょう。業務に集中できる書斎を持っている人のほうが少ないでしょう。漫画やテレビ、雑誌など、人によっては自室が趣味のものに囲まれている人もいるかもしれません。リモートワークをはじめる前に、それらのモノがなるべく目に入らないように、整理整頓や模様替えをしても良いかもしれません。

また、なかには自宅のリビングテーブルやソファなど、日頃、生活で使っている家具を使って作業をしなければいけない人もいるのではないでしょうか? こうした家具は長時間座っていると、お尻や腰が痛くなり、集中力が削がれる原因になります。アームレストがあり、背もたれの形状が長時間の着席を想定しているワークチェアなどを用意するなど、業務に集中できる環境に整備することも大切です。

快適な通信環境を整備する

オフィスのインターネット環境とは異なり、自宅での作業は通信速度が不安定、もしくは契約内容によっては低速になりがちです。とくにマンションなど集合住宅によっては、多くの人が回線にアクセスすると、通信速度が遅くなることがあります。リモートワークをする家庭が増えることで、日中に速度の低下が頻繁に起きる可能性もあります。どんなプランで契約しているのか、一度、確認してみると良いでしょう。また通信速度を計測できるサービスもあるので、それも一つの目安になります。

さらに通信速度はルーターの性能でも変化します。もし、同じルーターを長年使っているのなら通信規格を最新のものにアップデートするためにも、買い換えたほうが良いかもしれません。そのほかWi-fiで接続しているのなら、電波が弱い場所で作業していないか、確認することも大切です。メールやWebブラウジングなら問題なかったとしても、Web会議ツールではやりとりするデータが大きくなり、音声が途切れたり、通信が切断されてしまうリスクもあります。集中して作業できるよう快適な通信環境を整備する必要があります。

なるべく作業をペーパーレスで行えるようにする

プリンターがないという家庭も多いと聞きます。そのため、書類はオンライン上で共有したり、データ化することによって、ペーパーレスで業務が行えるよう環境を整えましょう。もし、複数のメンバーで書類や資料を共有するのなら、スプレッドシートなどオンライン上で書類の書き換えや閲覧ができるサービスを利用すると、より効率化が図れます。紙をプリントしなければ、作業できないといった事態を避ける工夫が重要です。

適度に休憩を挟む

人間の集中力の持続は90分が限界だと言われています。もっと短いという説もあり、適度に休憩を挟みながら作業を行うほうが効率的です。またリモートワークでは気がつくと、家から一歩も出ていないという事態になりがちです。通勤しているときには駅まで歩いたり、あるいは自転車で移動したりと、少しでも運動する機会があるはずです。運動不足になるとストレスも溜まり、不健康なため、適度に休憩を挟みながら、気分をリフレッシュさせると良いでしょう。

規則正しいリズムで働く

オフィスでの勤務では、始業時間や休憩時間、お昼休みがわかりやすいのですが、リモートワークでは、自分で管理する必要があります。お昼ごはんもこの作業がひと段落したらと、日によってまちまちな時間になってしまう危険性もあります。何時から勤務をはじめる、お昼は何時から、休憩は何分と、きちんと時間を決めて規則正しいリズムで作業を行うことによって、スイッチのオンオフが切り替えやすくなり、自宅でも効率的に働けるようになります。

リモートワークで会議を円滑に行うコツ

チームのメンバーでの打ち合わせ、あるいは取引先も交えたプレゼンや会議など、リモートワークでも会議は必要だという職種も多いでしょう。かといって、新型コロナウイルスの感染リスクが引き続きあるため、一同に介して、会議を行うのは現実的ではありません。そこでリモートワークで会議を円滑に実施するときのコツについて解説します。

Web会議ツールを活用する

まず欠かせないのは、Web会議ツールです。多くの職場で導入されているため、まだ使ったことがないという人は少ないかもしれませんが、いくつかの企業が参入しているため、会社や職場によって利用しているWeb会議ツールは異なります。一般的なのはZoomやGoogle Meetですが、Microsoft Teamsを推奨している企業もあります。そのほか、小規模な事業者であれば、参加人数が4名までと他のWeb会議ツールと比べ、利用シーンが限られますが、時間無制限で使えるWherebyといったWeb会議ツールもあります。こうしたWeb会議ツールは基本機能であれば無料で利用できるものがほとんどで、しかもマイクやカメラ、そしてインターネットがあれば、すぐにオンラインで会議を開催することができます。近年製造されたノートパソコンであれば、ウェブカメラも内蔵されているため、特別な設定をしなくても、利用できます。

事前に資料を共有しておく

オンライン上の会議ではパソコンの画面を通じて、コミュニケーションを取るため、長々と話をすると、内容が伝わりにくい面があります。それぞれが異なる場所にいるため、緊張感も緩みがちです。そのため可能なら、参加者と共有したい資料はあらかじめ送付して一読しておいてもらうなど、事前に概要を伝えておくと、会議をスムーズに進めやすいと言えます。また、参加する人数が増えすぎると、発言が錯綜し、聞きづらくなることもあります。できるだけ、参加者を絞ってオンライン会議を開催するほうが結果的に充実した打ち合わせになると思います。

声や表情を使った積極的な参加を心がける

対面しながらの打ち合わせでは、発言者や参加者の表情や声色を掴みながら、会議を進行させることも可能です。対するオンラインの会議では、相手の表情や反応がつかみにくく、会議の空気を乱してしまうこともあります。ある程度、Web会議に慣れることで解消できますが、会議が滞りなく進行するように頷きだけでなく声や表情に感情や反応を出すことで、積極的に参加する姿勢を示すことが好ましいでしょう。あいづちなど、リアクションがなければ、発言者も不安になり、会議が盛り下がってしまう可能性があります。

リモートワークの際のコミュニケーションを取るコツ

Web会議に限らず、リモートワークになると、社員同士、メンバー同士のコミュニケーションも変化します。会話のひとつひとつがメールやチャットなどのツールを介して行われるため、雑談やちょっとした声がけのような意味のないコミュニケーションが減っていきます。雑談は距離を縮めたり、チームでの業務を円滑に進めるために欠かせないものでもあるため、リモートワークではより意識的に他人とコミュニケーションを図る必要があります。続いては、そんなリモートワークで課題になりがちな、コミュニケーションを上手く取るコツについて解説します。

チャットで否定的なコミュニケーション取らないようにする

SNSでもしばしば問題になりますが、チャットなどテキストによるコミュニケーションでは通常の会話よりも温度感が伝わりにくいことがあります。とくに否定的なコメントは相手を傷つけてしまう可能性もあります。気心の知れた間柄であっても、誤解を産むこともあり、慎重に発言したいところです。メールよりもチャットは反射的に書き込んでしまいがちなため、不用意なコミュニケーションに注意しましょう。

チャットツールとWeb会議ツールを使い分ける

チャットツールは話した内容が記録され、あとから確認ができるというメリットがある一方で、ニュアンスまで正確に伝えるのが苦手です。多くのチャットツールではテキストでのやりとりだけではなく、必要ならソフトを立ち上げたまま音声通話やビデオ会議がはじめられる仕様になっています。チャットで何度もやりとりするくらいなら、直接話してしまったほうが早く、正確に伝わることもあります。したがって、5分会議など、こまめにWeb会議を取り入れているなど、チャットツールとWeb会議ツールを上手く使い分けることで業務効率を改善することができます。それぞれのツールの特徴や使い方を把握しておくと良いでしょう。

定期的なミーティングやランチ会などを設定する

完全なるリモートワークに移行するのではなく、できれば、ときどき実際に会ってのミーティングやランチ会などを設定すると良いかもしれません。人数を絞る、換気ができる場所で行うといった感染防止の対策を取った上で、必要に応じたミーティングを開催することで、コミュニケーションが取りやすくなっていきます。

ツールを活用しながらリモートワークで上手く働く

リモートワークではさまざまなツールを活用することで、デメリットと思われていた希薄になりがちなコミュニケーションの問題を解決できます。当初は扱い方がわからず戸惑うこともあるかもしれませんが、自宅でこもって作業をしていると煮詰まってしまうこともあるはずです。こうしたツールを賢く利用することでリモートワークのメリットを最大限生かしながら、働いてみましょう。

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