モバイルワークとは？テレワークや在宅勤務との違いや導入のポイント

2022/2/4

テクノロジー

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染拡大の防止のため、テレワークの導入を検討する企業が増えています。
今回はテレワークの手段の一つである「モバイルワーク」に焦点をあて、導入のメリット・デメリットを解説します。

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働き方改革の推進によりテレワークが導入され始めている

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の感染拡大の防止のため、テレワークの導入を検討する企業が増えています。
厚生労働省の発表した企業のテレワーク導入状況の推移によると、特に2019年から2020年にかけて大幅に増加しており、約30％以上の企業がテレワークを導入し始めています。
(テレワークの動向と課題について)

テレワークといわれて一番に思い浮かべるのが、オフィスに勤務せず、移動中や顧客先、カフェを就業先とするテレワークの種類の一つ「モバイルワーク」ではないでしょうか。今回はテレワークの種類の一つである「モバイルワーク」に焦点をあて、「モバイルワーク」のメリットとデメリットを解説いたします。

テレワークとモバイルワークの違いとは？

オフィスや工場など、勤務先に出勤することなく、自宅や出先での業務がひとつの働き方として広まりつつあります。一方で、テレワークやモバイルワークなど、さまざまな呼び方があります。使い方や定義に違いがあるのでしょうか？

モバイルワークはテレワークの種類の一つ

先ほどお伝えした通り、「モバイルワーク」はテレワークの種類の一つです。
では、他にはどんな種類があるのでしょうか。

テレワークは働く場所によって3つの種類があります。一つ目が自宅利用型テレワーク(在宅勤務)です。自宅で勤務を行い、パソコンとインターネット、電話、ファクスで連絡をとりながら働く働き方のことを指します。二つ目が施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)です。勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用して働くことを指します。そして三つ目が、今回テーマとするモバイルワークです。モバイルワークはオフィスを所有せず、移動中や顧客先、カフェを就業先とする働き方のことを指します。

在宅勤務との違い

在宅勤務も、自宅でインターネット、パソコン、電話などで連絡を取りながら働くため、テレワークの一種だということができます。ただ「在宅勤務」といった場合には、ITを使った新しい働き方よりも「場所」に重きが置かれます。また、シェアオフィスやカフェ、ビジネスホテルなど、自宅以外の場所で業務を行なった場合、テレワークとは呼べますが、「在宅勤務」は自宅や実家に限定されます。

サテライトオフィスワークとの違い

本社や支店、営業所とは別に、サテライトオフィスを設けている企業があります。郊外に住んでおり、都市部まで通勤するのが難しい社員のために設けられますが、こうしたサテライトオフィスで業務を行うことを「サテライトオフィスワーク」と呼びます。自宅やシェアオフィスでの業務は対象にならず、サテライトオフィスまで出勤するという意味で、在宅勤務とも異なります。

モバイルワークに適した職種

では、モバイルワークを導入することによってどんな働き方ができるようになるのでしょうか。

モバイルワークは主に営業職など可動性のある職種に適した働き方であるといわれています。営業職など、客先訪問や移動して業務に従事する人が移動中や顧客先で業務に従事する働き方で、モバイルワークを導入することによってオフィスまで移動する手間を省くことができ、業務効率の改善やスピーディな対応による顧客満足度の向上が見込めます。テレワークが導入される前から、営業職などの方は既にモバイルワークを取り入れていた、ということもあるのではないでしょうか。

オフィスまで移動する手間を省くことによって、隙間時間で業務を行えたり、企業は固定費を削減出来たりするなどのメリットがあります。

モバイルワークを導入する3つのメリット

では早速、モバイルワークを導入する3つのメリットについて解説していきます。

メリット1｜業務効率の改善および生産性の向上

モバイルワークを導入するメリットの一つ目は、業務効率の改善および生産性の向上です。

モバイルワークを導入することによって、オフィスまで移動する手間を省くことによる業務効率の改善が見込めます。顧客先とオフィス間、オフィスと住居間の移動時間を削減することができるだけでなく、顧客先から顧客先への隙間時間にカフェで作業するなど、隙間時間に応じて臨機応変に対応できるので、時間を有効活用できるようになり、業務効率の改善が見込めます。また、移動時間や勤務場所を臨機応変に変更できることにより、移動時間ではなく、顧客との向き合いに時間をさくことが出来るようになり、今までよりスピーディな対応ができるようになるでしょう。その結果、顧客満足度の向上も見込めます。

メリット2｜企業・就業者双方にコスト削減が見込める

モバイルワークを導入する二つ目のメリットは、企業・就業者双方にコスト削減が見込めることです。モバイルワークを導入することによって企業側は、従業員に対して勤務先を用意する必要がありません。基本的にはモバイル機器とそれに伴う通信機器さえあれば業務に従事できるため、オフィススペースの縮小や、電気代などコスト削減が見込めます。就業者側は、移動先から毎日オフィスに戻る必要がなくなるため、通勤交通費を削減できます。また、営業先から営業先へ移動する際にも、わざわざオフィスに戻る必要がなく、通勤交通費を削減できます。

このように、モバイルワークを導入することで企業・就業者双方にコスト削減が見込めるのです。

メリット3｜ワーク・ライフ・バランスを実現できる

モバイルワークを導入する三つ目のメリットは、WLB(work-life balance)、ワークライフバランスを実現しやすくなることです。モバイルワークを導入し、すき間時間を有効活用できたり、移動時間を削減できたりすることで、就業時間と私生活時間のバランスが取りやすくなります。

育児や介護をする従業員も働きやすくなり離職を防ぐことができます。また、仕事以外の時間が多く取れることで、十分な休息や、スキルアップのための資格取得などに時間を使うことができます。

そして、ワークライフバランスを向上させることで、より働きやすい環境を求める優秀な人材を獲得しやすくなるというメリットもあります。

モバイルワークを導入するリスク

ここまでモバイルワークを導入するメリットについてあげてまいりましたが、モバイルワークを導入するリスクはどのような点にあるのでしょうか。モバイルワークで考えうるリスクについて解説します。

社内情報の漏洩リスクがある

モバイルワークを導入することによって考えられる一つ目のリスクは、社内情報の漏洩リスクがあることです。

モバイルワークを導入することにより、客先訪問や移動中、カフェなど、社外の人も含め、多くの人が出入りする場所で勤務をすることになります。社内情報を閲覧できるモバイル機器を社外で閲覧できるようになることにより、通行人に内部情報をのぞき込まれてしまう可能性や、モバイル機器の置き忘れ、コンピューターウイルス感染などによる社内情報漏洩のリスクが高まります。また、移動中に作業をした結果、社外情報を聞かれてしまう可能性も高まるでしょう。

このようなリスクを減らすためには、従業員へのリスクマネジメントに関する研修を行なったり、コンプライアンスの強化を呼びかけたりする必要があるでしょう。

勤怠管理が難しい

モバイルワークを導入することによって考えられる二つ目のリスクとして、勤怠管理が難しいことが挙げられます。

モバイルワークを導入し、従業員が様々な場所・タイミングで業務に従事できるようになることで、オフィスに出社・退勤したタイミングで勤務時間を測ることが難しくなり、労働時間を正確に把握することが難しくなります。それに伴い、従業員側も、業務に従事する時間の使い方について正確な管理の徹底が求められます。
今までよりも効率的に働くことが出来るといわれているモバイルワークですが、管理を怠ると、かえって労働時間を長くしてしまうことにも繋がります。

会社だけでなく、従業員も、労働時間に関する意識を高めることが大切でしょう。

コミュニケーション機会の減少

モバイルワークを導入することによって考えられる三つ目のリスクは、従業員間でのコミュニケーション機会の減少です。

オフィスで業務にあたる機会が少なくなることで従業員同士が直接顔を合わせてコミュニケーションを取れる機会が減少します。テキストベースでのコミュニケーションが多くなり、何気ない雑談だったり非言語コミュニケ―ションが減ることによって、業務効率が低下したり、モチベーションの維持が難しくなることも考えられるでしょう。

滞りなくコミュニケーションを行なえるよう、チャットツールやWEB会議ツールなど、目的に適したツールを導入し、コミュニケーションを仕組み化する必要があります。

モバイルワークの導入を成功させるポイント

モバイルワークを導入するメリットと、リスクについて解説してきました。
ここからは、自社にモバイルワークを上手く導入するためのポイントについて解説していきます。

ポイント1｜通信環境を整備する

自社にモバイルワークを上手く導入するための一つ目のポイントは、モバイル機器の導入や通信環境を整備することです。オフィス以外で仕事ができるようにするためには、モバイル機器やネットワーク環境の整備が必要になります。今までデスクトップパソコンの使用が一般的であった会社の場合では、持ち運びができるように一人ひとりにノートパソコンの付与も必要でしょう。また、移動中や通信環境が整っていない場所でも業務を行なえるように、通信機器を付与する必要もあります。また、なんといっても家庭のネットワーク環境の整備が必要になるでしょう。場合によっては通信費の補助をするなど会社の制度を整える必要があるかもしれません。

ポイント2｜各種ツールの導入を検討する

自社にモバイルワークを上手く導入するための二つ目のポイントは、各種ツールの導入を検討することです。まず、従業員の勤怠状況を正確に把握するためには、インターネット上で出勤退勤休憩時間の管理ができるツールの導入が必要になります。また、WEB上で上司の決裁を取ったり、稟議を出せたりする環境の整備も必要になります。
このように、様々な場所で働くからこそ必要になるツールは様々あるので、モバイルワークを導入する前に各種ツールの整備が必要です。

従業員側においては、タイムリーにコミュニケーションの取れるチャットツールや、顔を合わせて打ち合わせすることができるWEB会議ツールの導入も検討し、ストレスなく従業員間でコミュニケーションをとれる環境を整備し、やり取りの回数を最低限にするための対策をしたいところです。

ポイント3｜セキュリティに関するコンプライアンスの強化

自社にモバイルワークを上手く導入するための三つ目のポイントは、セキュリティに関するコンプライアンスの強化をすることです。先ほどモバイルワークを導入するリスクの一つでも挙げましたが、モバイルワークを導入することによって社内情報の漏洩リスクが高まります。社内情報の漏洩リスクをできるだけ最小限に抑えるための対策をすべきでしょう。例えば社内情報の漏洩を未然に防ぐため、モバイルワークをはじめとするテレワークの導入にあたっては従業員のリテラシーを高められるよう、研修の実施などにより従業員のコンプライアンス強化が求められます。例えば研修を行ったり、定期的に注意喚起を行ったりすることで、継続的に従業員のセキュリティに関するコンプライアンスの強化をはかる必要があります。

ポイント4｜クラウドを活用したデータ管理を行う

自社にモバイルワークを上手く導入するための四つ目のポイントは、クラウドを活用したデータ管理を行うことです。移動中や顧客先、カフェを就業先など、様々な場所で業務に従事することができるため、社内サーバーなどに格納をすると、オフィス外でのアクセスができなくなり、業務に従事することができなくなります。従業員のそれぞれの場所から発信されるデータを集約できるクラウドを有効活用することで、データ管理を一元化することができるようになります。一方で、色々な場所でアクセスできるようになるため、セキュリティをしっかりと施したクラウドを選択する必要があります。使いやすくかつ、セキュリティ対策にも気を付けてクラウド選択を行いましょう。

テレワーク・モバイルワーク導入におすすめのツール

テレワークやモバイルワークは、業務効率の改善や生産性の向上、企業と就業者の双方にコスト削減が見込める、そしてワーク・ライフ・バランスを実現できるといったメリットがある一方で、まだ広く利用されるようになってから、日が浅いため、環境の変化への戸惑いやツールを使いこなせず、スムーズに業務ができないというトラブルも見られます。より導入のメリットを感じるためにも、積極的に専用のツールを利用すると良いでしょう。

コミュニケーションツール

オフィスで一同に会して業務するメリットは、報告や情報の共有がしやすい点にあります。また雑談も自然と生まれ、コミュニケーションが活発になります。電話やメールでも、報告や情報の共有はできますが、テレワークやモバイルワークでは各自が異なる場所で業務をするため、意思疎通の齟齬やスピード感が遅くなりがちです。そこでビジネスチャットツールを導入して、雑談を促すのも効果的です。

勤怠管理ツール

テレワークやモバイルワークでは勤怠管理が難しいという課題があります。そこでWebサイトから始業時間や終業時間の打刻ができる勤怠管理ツールの利用が広がっています。自動的に集計してくれるサービスや、残業など就労時間が超過しがちな社員がいると、アラートを発してくれるサービスもあり、効果的に勤怠管理ができるようになります。機能も価格帯もさまざまなサービスが登場しているので、自社にあったサービスを検討してみると良いでしょう。

モバイルワークの導入で全社の業務効率に改革を起こせる

テレワークの導入によるメリットとデメリットを「モバイルワーク」に焦点をあてて解説いたしました。業務効率の改善および生産性の向上、企業・就業者双方にコスト削減、ワークライフバランスを実現など様々なメリットがある一方で、社内情報の漏洩リスク、勤怠管理の難しさ、コミュニケーション機会の減少など、モバイルワークを導入するリスクもあります。
リスクに関してはしっかりと対策を行うことで改善し、快適なリモートワークを実現しましょう。