LGWANを活用した共同利用型AI-OCRサービスが愛知県内42団体で採用

導入した愛知県内の42団体では、本年11月から運用を開始しており、業務で利用される紙帳票のデジタル化によって、データ入力作業の時間削減などの効率化が期待できるという。AI insideと日立システムズは連携し、さまざまな自治体に対して、自治体業務における紙帳票のデジタル化をはじめ、スマート自治体への転換に向けたデジタルトランスフォーメーションの加速を支援するとのことだ。

昨今、自治体などの行政運営においては、デジタル化による業務効率化が求められている。政府も行政のデジタル化を省庁横断で進める「デジタル庁」の設置をめざすなど、行政のデジタル化を強く推進する方針だ。総務省は「自治体戦略2040構想研究会」の中でスマート自治体への転換を提示し、昨年4月1日の「働き方改革関連法」施行、同年5月の「デジタル手続法」の施行など、企業や自治体に対し、業務における効率化や生産性向上などを目的とした取り組みを求めており、自治体でも対応が急務となっている。一方で、行政のデジタル化を推進するためには取り扱う情報の機密性確保が不可欠であり、自治体ごとに新たにシステム構築が必要となるなど、対応工数や費用面が課題となっている。

こうした背景の下、愛知県では県内の市町村において、AIやRPAを活用した業務改革を推進するために「あいちAI・ロボティクス連携共同研究会」を昨年1月に設置し、LGWANを活用したAI-OCRサービスの共同利用について検討を行ってきた。そこで、日立システムズは「業務効率化」や「職員作業の負担軽減」などに重点をおき、AI insideの「DX Suite」を活用し、現行の業務内容や今後の展望を考慮したサービスを提案した結果、独自性のある付加価値として、情報共有ポータルの提供や今後のサービスの広がりなどが評価され、愛知県内の42団体で採用されたという
。
今回、愛知県内42団体が導入したサービスは、機密性を確保できるLGWANを経由させて日立システムズのデータセンター内にある「DX Suite」を利用可能としたもので、スキャナーで読み込んだ手書きの各種申請書類をアップロードすると自治体システムに取り込み可能なCSV形式に変換することが可能だ。そのため、業務端末へのソフトウエアインストールなどの作業も、各市町村で個別にシステムを構築することも不要になる。

また、自治体での利用頻度が高い代表的な帳票については、ひな型として準備している。さらに、日立システムズから自治体職員へのお知らせや資料提供、市町村からの問い合わせなどを受け付け可能な情報共有支援ポータルを標準サービスとして提供する。これにより、各市町村で読み取りのための帳票を一から作成する必要がなく、職員の負担を軽減し、情報共有支援ポータルにより日立システムズや他の市町村との情報交換をタイムリーに実施することが可能になっている。

業務で利用する代表的な帳票については、作成済みのひな型帳票定義を提供する。帳票の内容に差分がある場合でも、各自治体にて追加や削除などの修正が容易に行える。

愛知県下42団体に提供したひな型帳票定義（一部）
法人設立届出書
予防接種予診票（乳幼児・小学生対象）
児童手当・特例給付現況届
児童手当・特例給付額改定請求書
児童扶養手当現況届
児童扶養手当一部支給停止適用除外事由届出書

業務自動化の効果を向上させるRPAサービスなども、本サービスと組み合わせて利用することができる。
・帳票定義作成代行サービス：サンプル帳票より帳票定義を代行作成
・訪問サポートサービス：現地訪問し、使用方法説明・帳票作成などをサポート
・AI-OCRと連携したRPA構築サービス：導入中の基幹系業務システムによらないRPAによる自動化の実施
・帳票様式最適化サービス：既存帳票または新規帳票の帳票様式最適化の実施
・自治体バックオフィスサービス：データ入力やパンチデータ作成などの一連の作業代行および帳票画像データ、処理結果のセンター内での保管など