RPAとはどのような仕組み？特徴や注意点をわかりやすく解説

近年よく耳にする「RPA」。まだ社会に広く普及していないため、中には「RPAという言葉を初めて聞いたと」いう人も多いかもしれません。少子高齢化が進み、人材不足が深刻化している企業も多いことから、RPAを導入することでより高いパフォーマンスを出して利益を伸ばすことが期待されているので、RPAについて知っておくことは大切です。

ここでは、RPAとはどのようなものであるか、その概念や注目されている社会的背景、RPAを導入するメリットデメリットなどについて詳しく説明します。

そもそもRPAとは？

RPAについて理解を深めるためには、そもそもRPAがどのようなものであるかを知っておかなければなりません。RPAの概念や仕組みを知っておけば、RPAについてスムーズに理解できるようになり、今後どのように普及していくのか、自分たちの生活や仕事にどのように活用できるのかを考えやすくなるでしょう。

ここからは、RPAの概要や仕組み、AIとの違いについて詳しく説明します。

ホワイトカラー業務をロボットが代行するという概念

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略語で、主に定型作業を行うホワイトカラー業務をロボットが代行するという概念です。

その中でも、RPAを実現するために使用されるツールのことを「RPAツール」と呼び、狭義のRPAとも言われています。

RPAの仕組み

RPAを導入してホワイトカラー業務を自動化するためには、まずは人間が自動化したい業務をシナリオ化しなければなりません。そのため、作業の1つひとつを細分化してプログラムに落とし込み、最終的にはロボットが自動的に業務を処理するように設計する必要があるのです。最近はプログラミングをする手順を省略できるRPAツールも開発されており、自動的に人間のマウスやキーボードの操作を認識して自動化してくれるものも増えています。

業務のシナリオ化が完了したら、RPAツールに作業を実行する指示を与えます。RPAは指示されたシナリオに基づいて、コードの認識やデータに基づいた判断、PCの操作や作業の流れの記録、作業の制御といった仕事を繰り返し続けます。人間が操作していなくてもひたすらこの作業を繰り返してくれるため、仕事内容によっては大幅に業務効率がアップします。

RPAとAIの違い

RPAは、コードの認識やデータに基づいた判断によってPCを操作することから、「AIと同じ仕組みではないか」と思われがち。しかし、RPAがある一定の業務を自動化する仕組みのことを言うのに対して、AIはRPAのシステム内に組み込まれてデータに基づいた判断を行い作業を進めるといった「機能」であるという違いがあります。

RPAのレベルによっては、人間が指示した作業をひたすら繰り返すものもあれば、AIを搭載することで人間の指示内容のほかに自律的にデータを判断して作業を行うといったものもあります。

RPAが注目されている社会的背景

近年RPAが注目されている社会的背景には、以下の2つがあります。

・生産年齢人口が少なくなっている
・働き方改革が推進されている

なぜRPAの導入が求められているのか、その理由を知っておくことで、RPAが今後の社会において必要なシステムであることを理解できるでしょう。ここからは、RPAが注目されている社会的背景について、詳しく説明します。

生産年齢人口が少なくなっている

少子高齢化が加速することによって生産年齢人口が減少し、労働者が不足していると悩んでいる企業は増えています。総務省によると、日本の生産年齢人口は1995年の8,716万人をピークとして減少に転じており、2019年10月の時点では7,507.2万人と減少し続けているとされています。また、今後もさらに生産年齢人口が少なくなると予想されています。

労働者が確保できなくなれば、今まで通りの仕事をしていては生産性が落ちてしまいかねません。そのため、限られた人数で最大限の成果が出せるような取り組みが重要視されているのです。

RPAを導入すれば、これまで人間が行っていた作業をロボットに代行してもらえるようになり、そのぶん人間にしか行えない仕事に注力することが可能になります。人件費や労働問題といったリスクを抑えることにもつながるため、このような社会的背景の中でもしっかりと成果を出せるようになると期待されています。

働き方改革が推進されている

近年は働き方改革が推進されており、労働者1人ひとりが多様な働き方ができるような環境づくりが求められています。例えばテレワークの導入やフレックスタイム制など、ワークスタイルを柔軟にするなど、限られた時間や人員の中で最大限の成果を出せるような体制を取り入れる企業も増えています。

RPAの導入も働き方改革を推進するための大きな要素とされています。RPAを取り入れることによって人間が行う作業負担が軽減すれば、コストパフォーマンスの優れた事業運営が可能になるだけでなく、労働者が求める働き方を実現しやすくなるでしょう。

RPAを導入するメリット

RPAを導入するメリット
　・作業を正確に遂行できる
　・24時間365日稼働できる
　・人間よりも作業スピードが早い
　・事業コストの削減につながる
　・人材不足を解消できる

RPAを導入することには、上記の表のようなメリットがあります。

RPAを導入することでどのような恩恵を受けられるのかを知っておけば、あなたの仕事にRPAをどう活かせるかを考えながら働けるようになるでしょう。ここからは、RPAを導入するメリットについて詳しく説明します。

作業を正確に遂行できる

1つ目は、作業を正確に遂行できること。

RPAは、決められたルールに基づいて作業を進めることを得意としています。そのため、人間のように単純なミスを起こすリスクを抑え、正確に仕事を進められるのです。

あとでどこを間違えたのかを検証する手間が省けたり、仕事の信頼性が高まるため、人間の業務負担を軽減するだけでなく、ビジネスがスムーズに進むことが期待できます。

24時間365日稼働できる

2つ目は、24時間365日稼働できること。

RPAはシステムさえ稼働していれば、休むことなく作業を進めることが可能。人間が稼働できる時間が1日あたり8時間程度で、休日があることも考えると、RPAを導入することで処理できる仕事量は圧倒的に多くなると予想されます。

企業によっては長時間労働問題の解消にもつながるため、従業員の負担を減らすとともに労働問題を予防できるといったメリットも考えられます。

人間よりも作業スピードが速い

3つ目は、人間よりも作業スピードが速いこと。

RPAはコンピューター上でタスクを高速で処理していくので、同じ作業であっても人間が行うよりはるかに速いスピードで仕事を進められます。例えば日々の売上データを顧客ごとに分類しながら集計し、そのデータを帳票に反映させるといった作業を100件行うというタスクがあったとしたら、人間よりも明らかにRPAの方が速く処理できるでしょう。

しかもこれらの仕事をミスなく行えるので、人間はRPAが出した結果にだけ集中して仕事を進められるようになります。それによって生まれた時間を新たなビジネスアイディアの企画といった人間にしかできない仕事に活用することで、さらに生産性の高い企業へと成長できるでしょう。

事業コストの削減につながる

4つ目は、事業コストの削減につながること。

作業内容によっては、単純作業を複数人で行うような仕事もあるでしょう。これらの仕事をRPAに任せることによって、人件費を大幅に削減することも可能です。RPAがスムーズに動作しているか、作業がどの程度進んだのかといった進捗を確認する人員さえいればよいので、運営負担を大幅に抑えられると期待できます。

削減できたコストは広告宣伝費に回したり、より事業を発展させるための投資に使うこともできるので、さらに企業を成長させることができるでしょう。

人材不足を解消できる

5つ目は、人材不足を解消できること。

RPAを導入すれば、単純な作業を処理するために多くの人材を雇う必要がありません。限られた人員で最大限の成果を出せるので、人材不足が深刻化している企業であっても健全な事業運営を長く続けられると見込めます。

年度末になったら退職者が出て新たな求人を出さなければならない企業も多いです。しかし、RPA導入によって人材不足に対応できるようになれば、そのような負担を抑えることにもつながります。このように、人材を確保するための手間を削減できるのは、RPAを導入する大きなメリットだと言えます。

RPAを導入するデメリット

RPAを導入するデメリット
　・イレギュラーへの対応力が弱い
　・複雑な業務を自動化するのが難しい
　・命令された作業しか行えない

RPAを導入することには、メリットもあればデメリットもあります。

代表的なデメリットは上記の3つとなっており、これらのデメリットを踏まえてRPAについて理解しておけば、どのようにRPAを利用すれば企業にとって効果的であるかを考えながら仕事を進められるようになるでしょう。ここからは、RPAを導入するデメリットについて詳しく説明します。

イレギュラーへの対応力が弱い

RPAには、イレギュラーへの対応力が弱いというデメリットがあります。

人間に指示されたとおりに作業を進めていくことを得意とするRPAは、今までなかった場所にボタンが出現したり、例外的なデータが混ざっていたりすると作業を進めることができなくなるのです。

そのため、自動化する業務内容によってはイレギュラーが発生するたびに管理者はルールを変更しなければならず、かえって運営負担が増えてしまうリスクがあります。

複雑な業務を自動化するのが難しい

RPAが得意とするのは、単純作業を自動化して高速で処理すること。そのため、作業内容が複雑になるとうまく処理できず、思ったように仕事が進まなくなることがあります。

場合によっては、RPAを導入すると同時に人が介入して管理しなければならないケースも考えられます。RPAを導入する時点で、どの作業を自動化するのかを選別しておくと、スムーズに業務を移行できるでしょう。

命令された作業しか行えない

RPAは命令された作業しか行えないという特徴があります。そのため、作業中にイレギュラーが発生したり、データに基づいた難しい判断が求められるような場面には向いていません。

単純化できる作業はRPAに任せて、どの部分に人間の介入が必要になるかを明確にさせておくことが大切です。

RPAを活用するのに向いている業務とは？

RPAのデメリットを補い、メリットを最大限に活かして仕事を自動化させるためには、RPAを活用するのに向いている業務を知っておくことが大切です。RPAに自動化させる業務に向いているものは、以下の3つがあります。

パソコンだけで一連の作業が行える業務
決められた作業フローがある業務
繰り返し同じ作業を行う業務

これらの業務が普段行っている仕事に含まれているかどうかを考え、RPAによって業務を自動化させることで効率的に仕事を進められるかを検討してみるとよいでしょう。ここからは、RPAを活用するのに向いている業務について詳しく説明します。

パソコンだけで一連の作業が行える業務

1つ目は、パソコンだけで一連の作業が行える業務です。

RPAはパソコン内の一定の作業を自動化させる仕組みを持っています。そのため、作業中に紙媒体を利用したり、人間とのコミュニケーションに必要とするような作業は向いていないのです。

例えば経費の処理や会計処理の結果をエクセルにまとめるといった作業など、すべての作業がパソコン上で完結するような仕事がRPAで自動化するのに適しています。

決められた作業フローがある業務

2つ目は、決められた作業フローがある業務です。

どこにあるファイルのどの情報を選択して集計し、その結果をどこに入力して誰に送るかなど、作業内容が一定のフローに基づいて行われるものであれば、RPAを導入して自動化させるのに向いています。

作業ごとにデータの送信先を分けたり抽出するデータを変えることも可能ですが、その仕事をルール化させるためにはタスクを細分化し、1つひとつに対してプログラムを構築しなければなりません。そのため、RPAを導入するのであれば、なるべく単純な作業である方が望ましいのです。

繰り返し同じ作業を行う業務

3つ目は、繰り返し同じ作業を行う業務です。

例えば、データ入力や一定のファイルのアップロード、自動メール配信や文書のPDF化といった作業を大量に処理するような仕事は、RPAに向いています。もちろんこれらの業務の処理数が少なければ、人間が行ってもよいでしょう。

しかし、それ数が増えれば増えるほど作業負担が増加するとともにミスが発生するリスクが高くなるので、RPAを導入して自動化させた方がよいと言えます。

RPAを導入する際の注意点

RPAを導入する場合、以下の4つの注意点を知っておくことが大切です。

・どの業務に対してRPAツールを利用するのかを決めておく
・どのRPAツールを導入するかを決める
・RPAツールを導入した後の運用方法を定める
・RPAツールを扱える人材を確保する

これらの注意点をしておけば、RPAを導入したあとのトラブルを予防でき、スムーズに業務を自動化できるでしょう。ここからは、RPAを導入する際の注意点について詳しく説明します。

どの業務に対してRPAツールを利用するのかを決めておく

1つ目は、どの業務に対してRPAツールを利用するのかを決めておくこと。

ただ業務を自動化したいからという理由でRPAを導入すると、うまくルール化できなかったり、管理の手間が増えてしまうなど、かえって業務量を増やしてしまいかねません。

あらかじめRPAがどのような仕事を自動化させるのに向いているかを把握したうえで、それがあなたの仕事に活用できるかどうかを慎重に検討することが大切です。

どのRPAツールを導入するかを決める

2つ目は、どのRPAツールを導入するかを決めること。

RPAツールはさまざまな企業が提供しているため、ツールごとに特徴が異なります。導入するRPAツールによっては操作方法や管理が難しかったり、思ったように業務を自動化してもらえないケースもあります。

また、導入コストもRPAツールを提供している会社ごとに異なるため、コストパフォーマンスも考えながら最終的にどのツールを導入するかを決めることが大切です。

RPAツールを導入した後の運用方法を定める

3つ目は、RPAツールを導入した後の運用方法を定めること。

RPAを導入して仕事を自動化させるのはよいですが、導入後の効果測定をいつ行うのか、誰がRPAシステムを管理するのかといった方針を決めておかなければ、RPAを導入したことで本当に生産性が向上したのかを評価できなかったり、うまく運用し続けられなくなります。

企業によってはRPA導入に関してさまざまな部署と協議しなければならないこともあるでしょう。運用方法が明確になっているほどスムーズにRPAを取り入れられるため、入念に計画しておくことが大切です。

RPAツールを扱える人材を確保する

4つ目は、RPAツールを扱える人材を確保すること。

RPAを導入する際は、サービス提供者が丁寧に説明してセットアップをサポートしてくれることが多いです。しかし、実際に運用する中で業務内容が変化したり、状況に応じてRPAに命令する内容を変更しなければならないケースもあります。

そのようなときにRPAツールを扱える人材がいなければ、スムーズに対応できず業務が中断してしまいかねません。RPAツールを扱える人材はまだ多くありませんが、RPAツールの管理者を設定するなどRPAに精通した人材を育成することも大切です。

まとめ：RPAの普及を意識した働き方を考えてくことが大切

ここでは、RPAがどのような概念や仕組みなのか、RPAを導入するメリットデメリット、RPA導入に向いている業務内容などについて説明しました。

社会的な背景を考えると、今後RPAを導入する企業は増えてくると予想されます。そのため、RPAについて理解を深めておくことで、RPAが導入されたとしてもスムーズに対応できるようになると考えられます。ここで説明した内容を参考にして、日頃からRPAの普及を意識した働き方を考えておきましょう。