ChatGPT要約で業務効率化｜初心者でも分かるやり方を解説

2024/3/19

OpenAIの大規模言語モデル「ChatGPT」は、自然言語処理で高精度な成果を上げており、ビジネスの場でも活用が広がっています。中でも文章要約機能は、長文テキストを簡潔に要約してくれるため、業務の効率化や負担軽減に大いに役立ちます。

本記事では、ChatGPTの要約機能の使い方と、ビジネスシーンでの活用法、注意点などを解説します。さらに、要約機能を含むChatGPT関連サービスのおすすめもご紹介します。ChatGPTの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

Contents

ChatGPTの要約のやり方

準備するもの

必要なものは特にありません。強いていうとすればChatGPTのアカウントが必要ですが、Googleアカウントでサインインできるので、Googleのアカウントがあれば誰でも要約することができます。
月額20ドルかかるGPT Plusプランで使えるGPT4ならURLから記事の内容を読み取る機能を使えます。

要約の条件を指定する

ChatGPTへの要約指示は「要約してください」と単純に入れても良いのですが、詳細な条件を指定するとより正確な要約が得られます。文字数、要約の長さ、重要ポイントの指示などを入れると効果的です。こういった指示文のことを、プロンプトといいます。

試しに、厚生労働省が記している年収の壁について、要約してもらいました。

難しい内容を要約してもらうためには「中学生でもわかるように」といった指示をいれるとわかりやすくなります。

フリープランのGPT3.5ではできない機能ですが、月額20ドルかかる有料モデルのGPT4ならURLから記事の内容を読み取って要約することも可能です。コピーペーストをする手間が省けるので、使い勝手は圧倒的に向上します。

ChatGPT要約を上手に使うポイント

ChatGPTの要約機能は便利ですが、完璧とは言えません。要約結果を最大限に活用するためには、いくつかの注意点を知っておくことが重要です。

長文の要約は条件を指定する

ChatGPTには一度に処理できる文字数の制限があるため、長文をそのまま入力すると正しい要約ができない場合があります。2,000字程度に分割するか、「箇条書きにしてください」など要約の条件を指定すると良いでしょう。

結果の確認は欠かせない

ChatGPTの要約結果には、情報の誤りや不自然な表現が含まれている可能性があります。生成された要約文章を必ず確認し、内容の正確性や論理性を判断するプロセスが重要です。要約の品質を上げるためにはユーザー側の関与が欠かせません。

ChatGPTで要約を活用したい具体的なシーン

ChatGPTの要約機能は、長文テキストを簡潔に要約することができるため、ビジネスの現場で広く活用できます。
例えば、大量のデータから必要な情報を効率よく抽出したり、会議の議事録を手軽に作成したりなど、簡単にまとめたりすることが可能です。

※ ChatGPTとは？初心者でも分かる始め方を解説【2023年最新】

情報収集

ChatGPTに長文の資料やデータを要約してもらうことで、重要なポイントだけを短時間で掴むことができます。大量の資料から特定のトピックに関する情報を収集する作業がスピーディーになり、リサーチなどの作業効率が大幅に向上します。また、要約文を読むことで文章の主旨を効果的に把握できるため、情報の質や価値を事前に判断するのにも役立ちます。

議事録作成

ChatGPTの要約機能と文字起こしツールを組み合わせることで、会議の議事録から主要な内容を自動抽出できます。これにより議事録作成の手間が大幅に軽減され、作業の効率化が図れます。また、要点だけではなく会議の流れも把握できるため、欠席者にも内容を正確に伝えられるメリットがあります。行動項目の抽出も可能なので、業務の効率化にもつながることでしょう。

AIサービスの活用を検討する

ChatGPTの要約機能を業務で活用したい場合、最適なプロンプトの作成から導入まで自社で行うのは大変です。そこで、ChatGPT関連のAIサービスを活用することをおすすめします。

外部のAIサービスを利用すれば、自社開発に比べてコストと時間を大幅に削減できます。また、ChatGPT APIを用いることで、自社の業務に合わせたAIソリューションの開発も可能です。AIに詳しい専門家と相談すれば、自社のビジネスに最適なAIツールを取り入れられるでしょう。