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紙で年末調整を記入するアナタの会社、もしかしてもう古い!? 第2波・第3波に備え、今すぐ人事労務管理をオンライン化すべき理由

緊急事態宣言が出されたのは、日本の新卒入社時期にあたる4月。社内の手続きだけではなく社会保険や雇用保険の手続きも必要で、「書類の受け取りやハンコのために出社」など苦労した企業も多かったと聞きます。

そんな中、緊急事態宣言発令の1週間前に、労務手続きや情報管理を効率化するクラウド人事労務ソフト「SmartHR」を導入、約200名の新入社員の手続きを全てオンラインで行なった企業もあるそうです。

いつ新型コロナウイルス感染の第2波、第3波がやってくるかわからない今、全社員が関わる年末調整の全ての手続きがオンラインになってないとまずいのでは!?ということで、「SmartHR」を提供する、株式会社SmartHRの代表取締役 宮田 昇始氏に直接お話を伺ってきました!

ざっくりまとめ

・SmartHRの活用で、すべての入社手続きが非対面でも可能に!
・人事・労務サポートツールの導入で喜ぶのは担当だけでなく全社員!
・ツール導入は業務効率化だけでなく、担当者のキャリアアップなどのメリットも
・これからの人事・労務担当者は人にしかできない仕事に注力すべき

緊急事態宣言下の4月。入社式の1週間前にSmartHRを導入し、全ての手続きをリモートで完了した企業も!

―まずは、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言の発令が人事・労務周りの業務にどんな影響を与えたのか教えてください。

いくつかありますが、直近でいうと、4月に行われるはずだった入社手続きが進められず、困る会社さまが多かったと認識しています。

入社手続きは、従業員の情報を会社のデータベースに登録して終わり、ではありません。社会保険や雇用保険といった保険の手続きなども必要です。なかでも、とくに社会保険に関して、必要書類のやり取りができず、健康保険証の発行がいつも通りできなかった企業さまも多かったのではないでしょうか。

―入社手続きがスムーズに進まない問題はどのように防げるのでしょうか?

SmartHRを活用いただき、手続きをオンライン化することが有効な手段の一つだと思います。

例えば、医療・介護領域における人材紹介・派遣サービス大手のTSグループさまは、入社式の一週間前から、入社手続きや雇用契約をオンラインで結べるシステムを探し始め、SmartHRの導入を開始しました。その結果、約200名の新入社員の入社時には、滞りなく必要な手続きを全てオンラインで完結できたそうです。

TSグループさまからすると、お取引先である病院の方々の人手不足が叫ばれているなか、業務を止めるわけにはいかず、考えた末での短期導入だったと伺っています。弊社へのお問い合わせも、入社手続きをオンラインで完結できないかといったご相談が多いですね。

アルバイトを多く抱える業態・全国規模の店舗は特に大変な入社手続き

―業種により、入社手続きの大変さに違いはありますか?

アルバイトを多く抱える業態や、店舗や支店が全国に散らばっている業種は大変だと思います。

それらの会社さまでは、例えば雇用契約書を作る際、全てのアルバイトの方に、免許証のコピーを持ってきてもらい、必要書類に情報を書き込んでもらい、捺印してもらい...といった作業をお願いしていました。また、出来上がった書類もFAXで送ったり、郵送したりと手間がかかっていました。

それらの作業が全てオンラインで完結できるようになれば、人事労務のご担当者さまはもちろん、 書類作成の管理に関わる店長さんたちの負担が軽減できます。その結果、本当に時間をかけるべき、売上アップのための施策などに注力できるようになります。FAXでの送り間違いを防ぎ、郵送費用の削減効果もあります。

年末調整のシーズンは、SNSに「SmartHR導入自慢」の書き込みが増加!

―リモートワークを始める会社さまに伴って、SmartHRの導入社数も増えているのでしょうか?

増えています。

とはいえ、人事労務と深く関係する社会保険・労働保険において、全申請のうち電子化が占める割合は今でも10%ほどしかありません。登記や国税など他の分野の電子化率は6~7割ほどであることを考えると、相当遅れていると思います。昨今の新型コロナウイルス感染症の影響で、電子化の流れは少し早まりそうではあります。

―実際にツールを導入した会社さまからの評判を教えてください。

全体的に満足いただくお客様が多いですね。

新しいシステムを導入すると「使い方がよくわからない」と社員からクレームが出ることもがよくあります。ただ、SmartHRの場合はこれはすごく少ないですね。逆に、もっといろんな業務に使えないかと相談されたりします。

とくに、SmartHRを触る社員の方々が増える年末調整のシーズンは、TwitterなどのSNSでSmartHRの口コミが増え、多い日だと1日200ツイートほどにのぼります。内容の多くは会社がSmartHRを導入していることを自慢するものです。我々からするとうれしいのはもちろんのこと、このような社員の声から導入効果を実感し、お喜びいただいているご担当者さまもいらっしゃるのではないかと思います。

SmartHRが人事・労務の仕事に与える変化とは?

―SmartHRを導入することで、人事・労務担当の方の業務はどのように変化するのでしょうか?

デジタルシフトによる業務効率化によって人事・労務の方の仕事は大きく変わると思います。

お客さまの中には、人事労務ソフトを導入したことで残業時間が減り、社会保険労務士資格の勉強を始めたという方もいらっしゃいます。直接的な業務効率化により会社のコストダウンに貢献できることはもちろん、ご担当者さまのスキルアップやキャリアアップも後押しできるのだなと思っています。

象徴的な例として、SmartHRを導入した担当者の方が社内のペーパーワーク削減に貢献したという理由で会社のMVPを受賞されたこともありました。バックオフィス系の部署が社内MVPに選ばれることは非常に珍しく、それほど会社にとっては大きな貢献だったのかなと感じています。

これからの人事・労務のあり方

―これから、人事・労務の方はどんな仕事をしていくべきでしょうか?

担当者によって、成果が変わる仕事をするべきだと思います。

残念ながらこれまでの人事・労務の仕事は、誰がやってもアウトプットが変わらないペーパーワークが多かったです。しかし、書類の作成・届出などやり方が決まっている仕事は全てソフトウェアが担うことになれば、人事・労務担当者は本当に人がやるべき仕事に取り組めるようになります。

とくに、テレワーク体制の構築など、既存の制度の変更は経験や知識のある人が注力すべきです。また、社員が働きやすく、かつ会社としても生産性を落とさないといった難しい問題に取り組み、新しい制度を作るところも、人にしかできない仕事だと思います。

人事・労務に関する制度は、意外と気をつけなければならない点が多く、経営陣が良かれと思って行なった制度変更が法律に違反してしまうケースもありえます。だからこそ、知識や経験のある担当者の知見が必要なのです。

未だ99%の日本企業は入社手続きをアナログのまま行なっている現実

―最後に御社の今後の展望を教えてください。

SmartHRは同ジャンルのソフトにおいてはシェアNo.1(※)ですが、それでもまだ市場の1%ほどの会社さまにしか導入いただけていません。残りの99%は未だに、必要書類を手で書き、ハンコを押し、役所に持って行き、混み合っている時は数時間並ぶ、という手続きを踏んでいます。

そんな社会を変えるため、まずはSmartHRを世の中に広めていきたいと思っています。ほとんどの方はまだサービス自体を知らない状態です。知ってもらえさえすれば導入いただけると思っていますので、まずはしっかりPRしてサービスの認知を上げていきたいですね。

また、SmartHRを運営するなかで、溜まるデータを活かして新しい製品づくりにも注力していきたいと考えています。既にリリースしているものでは、離職率の遷移が分かったり、非正規雇用で働く社員の比率の変遷が分かったりと、人事担当者が必要な情報を簡単に確認できるツールも開発しています。

今後も、ミッションに掲げている「社会の非合理を、ハックする」を成し遂げるため、まずは人事・労務分野の改革に貢献できればと思います。
※『HRTechクラウド市場の実態と展望 2019年度 労務管理クラウド部門』ミック経済研究所調べ
HPはこちら:https://smarthr.jp/

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