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テレワークの代表的な種類と特徴|導入するメリットデメリットも解説

時間や場所にとらわれないテレワークが普及している

コロナ禍で脚光を浴びるテレワークですが、政府はずっと以前からテレワークを推進してきました。2020年までに、「テレワーク導入企業を2012年度比で3倍」、「週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上」とする政府目標も設定されています。

時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を可能とすることで、日本の生産性を高めると期待されるテレワーク。一気に普及し始めたいま、あらためてその種類や、導入する上での注意点を解説してきます。

雇用型テレワークの種類

テレワークは大きく雇用型と自営型に分類されます。

まず、雇用型テレワークとは、その名の通り、企業に雇用されている人たちが行うテレワークのこと。詳しく見ていきましょう。

雇用型テレワーク1|在宅勤務

「自宅利用型テレワーク」は、いわゆる「在宅勤務」などとも言われます。オフィスに出社することなく自宅で業務を行うスタイルです。もともと内勤などをしている人たちが、メールやチャット、WEB型会議システム、電話、勤怠システムなど必要に応じたツールを活用して遠隔で就業します。企業によっては、全ての勤務日を在宅勤務にするのではなく、1週間のうちに数日と、日数を限定して従業員に利用を促すケースが多いです。

雇用型テレワーク2|モバイルワーク

「モバイルワーク」は、一日のうちに場所を転々としたり、移動しながら業務処理をするスタイルです。タブレットやスマートフォンの普及、屋外でのインターネット環境の整備などによってこうした働き方も難しく無くなっています。主に外勤営業などを担当するような従業員が活用するテレワークです。

企業にとっては、在宅勤務以上に従業員の勤怠状況の把握が難しくなるので、適した勤怠管理システムを導入する必要もあります。

雇用型テレワーク3|サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)

最後が「施設利用型テレワーク」。コワーキングスペースや会社で契約するサテライトオフィスなど、オフィスとは異なる場所へ赴き業務をこなすスタイルです。

サテライトオフィスとは、本社や支社、営業所とは別に会社から提供されるオフィスのことを指します。企業が単独でサテライトオフィスを設置するには、費用や管理面で負担が大きいため、シェアスペースなどを契約し、従業員に利用してもらうケースも増えてきています。

従来は、都心にある企業が、地方創生への貢献を目的に、郊外や地方にオフィスを設置するケースなどが多く見られました。

自営型テレワークの種類

次に自営型テレワークです。企業や団体に雇用されていない個人がICTを活用することで、個人でオフィスを構えることなく働くスタイルを指します。

自営型テレワーク1|SOHO

自営型テレワークのうち「SOHO」と呼ばれるものは、専業性や独立自営の度合いが高い人が、自宅やレンタルオフィスを活用して、特定の事業に従事するスタイルを指します。

自営型テレワーク2|内職副業型勤務

内職副業型勤務は、SOHOよりも専業性が低く、比較的かんたんな作業を中心に業務を行う形の自営型テレワークです。自宅内だけで完結する仕事が多く、主に副業の一形態として行われています。

勤務頻度ごとのテレワークの種類

またテレワークは勤務頻度によって、常時テレワークと随時テレワークの2種類に分けることもできます。

常時テレワーク

出勤せずに、ほとんどテレワークで勤務する形態を常時テレワークと呼びます。

随時テレワーク

テレワークを行う頻度が週に数回の人は随時テレワークと呼びます。法務部で書類に押印が必要など、自宅だけの業務では対応できない人は、随時テレワークで勤務するケースが多くあります。

テレワークのメリット

様々な種類があるテレワークですが、政府が推進する理由はどこにあるのでしょうか?あらためてテレワークのメリットをおさらいしましょう。

メリット1|通勤・移動時間の削減になる

まずひとつに、通勤や移動にかかる時間が削減されることで、一日の時間を有効活用できるようになります。電車通勤などによるストレスも軽減されることでしょう。

また、オフィスにいるときは必要だった執務スペースから会議スペースなどへの移動など小さなロスタイムも削減できるため、業務時間を有効活用でき、より多くの業務に手をつけやすくなるというメリットがあります。

メリット2|ワークライフバランスがとれた仕事ができる

WLBとはワークライフバランスの略。日本語にすると「仕事と生活の調和」となります。通勤・移動時間が削減されること、余暇時間が長くなり、生活面のリズムも整うことで、仕事にも良い影響をもたらすような好循環が生まれると期待されているのです。

また、ワークライフバランスを重視する企業は、働きやすさが魅力となり、人材を確保しやすくなるとも言われています。

メリット3|オフィスにかかるコストを削減できる

企業にとっては、オフィススペースを削減することができるため、賃料や通信・光熱費などの諸経費を抑えることができます。コロナ禍では、オフィスを縮小したり、オフィス自体を無くすという決断をする企業が見られました。

メリット4|従業員ごとに適した働き方を選べる

子育てや介護などをしながら業務に従事する必要がある社員にとっても、自宅にいながら働けるテレワークは便利とてもな制度です。

また、身体に障害を抱えていたり高齢だったりなどして通勤が困難でも、勤労意欲の高い人材に、新しい働き方を提案するきっかけとなります。テレワークは、人材の多様化を実現する制度としても期待されているのです。

メリット5|感染症対策につながる

昨今、テレワークが注目されている理由として3密を避ける働き方である点が挙げられます。新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止を目的に、導入企業が増えました。また、すでに導入していた企業も、規程日数を拡大するなど制度変更を行いました。

従業員は、通勤などの移動を避けることで感染リスクを低減できるほか、仮に感染したり、感染が疑われたりする状態になっても自宅で静養しながら働き続けることができます。

こうしたパンデミック対策としてのメリットが明るみになったいま、テレワーク制度を導入する企業には、社員の安全に配慮しているという企業イメージがつきやすくなっています。

メリット6|補助金や助成金を活用できる

感染症対策の一環として、国や自治体はテレワークを推奨しています。そのため、テレワークに関する設備投資を援助する目的で、補助金や助成金が用意されています。条件に当てはまれば、テレワークに必要な機材の購入に助成金・補助金が出ます。

テレワークのデメリット

いくつものメリットが挙げられるテレワークですが、もちろんデメリットも存在します。導入の際には、以下の点に注意して行うようにしましょう。

自宅内に就業スペースを上手く取れない場合がある

まずひとつに、仕事用の部屋や書斎などを持っている家庭は少なく、場所として居住スペースと執務スペースを併用する必要が生まれます。そうした環境にある家庭では長時間、PC作業をするには不向きな場合も多いのです。

また、オフィスであれば簡単に利用できたコピー機やスキャナーなどの設備も自分で用意する必要があります。一部の住宅においては、オンラインMTGなどに適したインターネット回線を敷いていない家庭もあるでしょう。テレワークに適した環境を用意するには、労働者側に少なくない負担が生じると言えます。

また、家族と同居していて執務スペースを分けられていない場合、オンラインMTGなどを気兼ねなく行うことができません。特にコロナ渦においては、在宅状態にある家族が多いため、一層の配慮が必要となります。

電気代や通信費など個人負担の費用が増える

自宅で作業することで従業員の個人負担費用の増大も懸念されています。PCのみならず、普段家にいなかった時間に生活家電を利用することで電気代が増えます。また、インターネット回線などの通信費も、場合によっては個人で利用するよりも高いプランに加入する必要がある可能性もあります。これらの費用を企業がどこまで負担するか、従業員との交渉が必要となるケースも出てくるでしょう。

社内情報が第三者に漏れるリスクがある

テレワークを推進する際に、合わせて考えなくてはならないのが「情報漏洩リスク」です。企業で管理する紙文書、電子データ、情報システム等の「情報資産」は、基本的に外部の目に触れることはありません。しかし、テレワークを行う場合は、持ち運びが容易なノートパソコン等の端末で利用されます。自宅やカフェのネットワーク環境は、マルウェアなどの感染リスクが高いといえるでしょう。情報漏えいや情報の消失は、企業の損失につながります。

オフィスで働くよりも生産性が落ちる恐れがある

オフィス以外で働くことで集中力が持続しないという人も少なくありません。また、対面ではなくチャット等を使ったコミュニケーションが増えることで、従来よりも情報共有が円滑に行われず、かえって業務効率が落ちるケースも考えられます。

テレワークで期待される生産性の向上は諸刃の剣ともいえるものです。企業文化や従業員の業務内容などと照らし合わせ、自社にあった運用方法を見つける必要があります。

労務実態の把握がしにくい

テレワークが普及するなかで問題となっているのが、「隠れ残業」。そして、これによる長時間労働です。

テレワークによるコミュニケーション量の低下を補おうと、オンラインミーティングが増えたり、ビジネスチャットで大量のメッセージを送り合ったりすることで、かえってコミュニケーション量が増え、日中に業務に当てられる時間が減っているという声も聞かれます。そうした結果、残業時間が増えているのですが、マネージャーは、部下が実際にいつまで働いているのか見えにくくなってしまっているため、これを管理・是正することが難しくなっているのです。

テレワークの生産性が向上するツールやシステムの種類

テレワーク自体は、新しい働き方を推進していくためにも必要な制度です。どのようにすれば、デメリットを克服できるのでしょうか。いくつかの方法をご紹介します。

コミュニケーションツール

テレワークの普及に合わせ、社内のコミュニケーションツールを見直す動きが加速しています。特に注目されているにが、ビジネスチャットです。一般には「LINE」がチャットアプリとして浸透していますが、チャットはビジネスにおいても使いこなせばとても便利なツールです。プロジェクト単位の議論の場として、電話やメール、WEB会議などより優先してチャットを活用する企業も少なくありません。

一方で、初めて導入する企業には、これまでのメールベースのコミュニケーションからの脱却など、ちょっとした変化への適応が必須です。多くのビジネスチャットは無料で始められるので、プロジェクト単位、部署単位でお試し利用してみるなどスモールスタートしても良いでしょう。

労務管理ツール・システム

遠隔で働く従業員の労務状況をしっかりと管理するために勤怠管理ツールを見直すことも大切です。最低限必要な機能として勤務時間の記録ができることはあたりまえですが、フレックス勤務など柔軟な働き方に対応した設計が必要です。また、従業員がその日にどんな作業をしていたか記録できる機能も不可欠。外勤の営業マンであればGPSなどの活用も考えられます。

事業形態や職種に合わせてテレワークの種類を選ぼう

メリット、デメリットを鑑みると、現状ではテレワークに本当に適した職種は限られるものと思われます。現場から離れられないエッセンシャルワーカーの方々はもとより、お客さまとのコミュニケーションの多い営業担当者。社内調整が多い業務の担当者などは、コミュニケーション難からかえってテレワークで生産性を落とす可能性もあります。黙々と業務に従事できるような職種ほどテレワークに適しているかもしれません。

テクノロジーの発達で、どのような職種でもテレワークが簡単に効率よく行えるようになる時代が来ることを期待します。

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