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Microsoft teamsのweb会議をするための使い方は?

Microsoft TeamsはMicrosoftが提供するコミュニケーションツールです。業務やプロジェクトで複数人が同時にコミュニケーションを取る場合に便利な機能が備わっていますが、具体的な使用方法をご存知でしょうか。この記事ではMicrosoft Teamsの機能や始め方、使い方を解説します。

Microsoft teamsとは

Microsoft teamsとは、Microsoftが提供するコミュニケーションツールのことです。主な機能としては、チャットやテレビ会議、音声通話など、リモートワークやテレワークなどに必須の機能が備わっております。また、skypeとよく比較されることがありますが、skypeよりもよりコミュニケーションを円滑に出来るように作成されております。

例えば、skypeではスレッド機能やメンション機能がありませんが、Microsoft teamsではそういった機能が備わっております。そのため、Microsoft teamsはskypeよりも、よりコミュニケーションを円滑に進めることができるようバージョンアップされたものなのです。以下で、Microsoft teamsの機能についてさらに詳しく紹介します。

Microsoft teamsの機能は

Microsoft teamsには、主に以下3つの機能が備わっております。

・チャット機能
・テレビ会議機能
・ファイルの共有機能

チャット機能では、グループで利用したり個人で利用したりすることができます。メンション機能やスレッド機能などが搭載されており、必要な情報を必要な人だけに届けることが可能です。

テレビ会議機能では、最大300人(※期間限定、尚期間については未定)まで同時接続を行うことができます。会議中にチャットで画面共有をすることも可能です。

ファイルの共有機能では、ドラッグ&ドロップで簡単に共有することができます。メールで共有する方法もありますが、万が一メールが長文となってしまった場合、ファイルを探すのに一苦労です。ドラッグ&ドロップで簡単に共有することができれば、ファイルを探す手間も省けます。

Microsoft teamsの無料版の機能

Microsoft teamsの無料版で利用できる機能は、以下の通りです。
無料版
会話と通話 オンラインの音声/ビデオ通話
画面共有
背景をカスタマイズ
あらかじめスケジュールを設定した会議
最大300人が参加できるオンラインビデオ会議を開催可能
会議のレコーディング
最大10,000人のオンラインイベントを開催可能
Advance Communications
電話会議
電話システムとPSTN通話
チャットとコラボレーション Microsoft teamsが含まれています
最大ユーザー数 〇(500K)
teamsでの無制限チャット
teamsへのゲストアクセス
チャットでのファイル添付 〇(ユーザー1人当たり2GB)
チームやチャネル内でのファイル共有 〇(全チームで10GB)
officeドキュメントでの共同作業をteams内で行う
250を超えるteams向けのアプリやサービスを統合
生産性向上アプリとサービス Web版のWord、Excel、PowerPoint
Exchangeによるメールホスティングと独自のメールアドレス
OneDriveでの個人用ファイルストレージと共有
Microsoft365の追加サービス
デスクトップ版のOutlook、Word、Excel、PowerPoint、Access、Publisher
ビジネスアプリ
セキュリティとコンプライアンス Microsoft teamsのデータ暗号化
Microsoft365のすべてのアプリとサービスへのシングルサインオン
強制的な多要素認証
高度な監査と報告
電子情報開示
管理 ユーザーとアプリを管理するためのツール
Microsoft365サービスの使用状況レポート
ユーザー設定とポリシーを構成可能
同等のオンプレミスサーバーへのアクセス
サポート 稼働率99.9%を保証
24時間年中無休の電話サポート
FastTrack導入サポート
参考:Microsoft

Microsoft teamsの有料版の機能

Microsoft teamsの有料版で利用できる機能は、以下の通りです。
有料版(Microsoft365 Business Basic)
会話と通話 オンラインの音声/ビデオ通話
画面共有
背景をカスタマイズ
あらかじめスケジュールを設定した会議
最大300人が参加できるオンラインビデオ会議を開催可能
会議のレコーディング
最大10,000人のオンラインイベントを開催可能
Advance Communications アドオンとして利用可能
電話会議 アドオンとして利用可能
電話システムとPSTN通話
チャットとコラボレーション Microsoft teamsが含まれています
最大ユーザー数 〇(300)
teamsでの無制限チャット
teamsへのゲストアクセス
チャットでのファイル添付 〇(ユーザー1人当たり1TB)
チームやチャネル内でのファイル共有 〇(組織全体で1TB+ライセンスごとに10GB)
officeドキュメントでの共同作業をteams内で行う
250を超えるteams向けのアプリやサービスを統合
生産性向上アプリとサービス Web版のWord、Excel、PowerPoint
Exchangeによるメールホスティングと独自のメールアドレス
OneDriveでの個人用ファイルストレージと共有 〇(ユーザー1人あたり1TB)
Microsoft365の追加サービス
デスクトップ版のOutlook、Word、Excel、PowerPoint、Access、Publisher 
ビジネスアプリ
セキュリティとコンプライアンス Microsoft teamsのデータ暗号化
Microsoft365のすべてのアプリとサービスへのシングルサインオン
強制的な多要素認証
高度な監査と報告
電子情報開示
管理 ユーザーとアプリを管理するためのツール
Microsoft365サービスの使用状況レポート
ユーザー設定とポリシーを構成可能
同等のオンプレミスサーバーへのアクセス
サポート 稼働率99.9%を保証
24時間年中無休の電話サポート
FastTrack導入サポート
参考:Microsoft

上記の有料版は、(Microsoft365 Business Basic)プランの表記です。有料版には、その他にも(Microsoft365 Business standard)や(Office 365 E3)などがあります。各プランによって使える機能が異なるので、詳しい詳細は公式サイトでご確認ください。

Microsoft teamsのメリット

コロナウイルスの影響もあり、近年では様々なWeb会議アプリが提供されております。そのため、何を選べばよいのか迷う方も多いのではありませんか。ここでは、代表的なWeb会議アプリ「zoom」とMicrosoft teamsを、以下の表で比較していきます。
Microsoft teams(無料版) zoom(無料版)
最大同時接続人数 300人 100人
アカウントの有無 無し 無し
顔出し表示人数 9人 25人
画面共有 あり あり
正直、どのWeb会議アプリも、機能面ではさほど変わらないといえます。ただし、Microsoft teamsは、マイクロソフト社が提供しているということもあり、マイクロソフト製品と連携することが大きな利点となります。例えば、WordやExcelなどと連携することにより、共同編集ができたりチーム外の人と情報を共有することができたりと、業務をスムーズに行いやすくなります。業務で頻繁にワードやエクセルを活用するのであれば、Microsoft teamsがおすすめです。

Microsoft teamsの使い方

Microsoft teamsの大まかな使い方は、以下のような流れになります。

手順①:Microsoft teamsをインストールする
手順②:Microsoft teamsにログインする
手順③:会議の参加者を招待する
手順④:テレビ会議を開始する

以下で、やり方を詳しく紹介します。

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Microsoft teamsの使い方の手順

Microsoft teamsの使い方を、パソコン版とスマホアプリ版に分けて詳しく紹介します。

・パソコン版(Windowsの場合)

手順①:Microsoft teamsのダウンロードページへ行き「デスクトップ版をダウンロード」を選択
手順②:「teamsをダウンロード」を選択
手順③:「続行」を選択
手順④:サインインして完了

・パソコン版(iOSの場合)

手順①:Microsoft teamsのダウンロードページへ行き「デスクトップ版をダウンロード」を選択
手順②:「teamsをダウンロード」を選択
手順③:「続ける」を選択
手順④:インストール先を選択し「続ける」を選択
手順⑤:「インストール」を選択
手順⑥:「閉じる」を選択し完了

・スマホアプリ版(iPhoneの場合)

手順①:「App Store」へいく
手順②:Microsoft teamsを検索し「入手」を選択
手順③:インストールの完了後サインインをして完了

・スマホアプリ版(androidの場合)

手順①:「Google Play」へいく
手順②:「インストール」を選択
手順③:インストールの完了後「開く」を選択
手順④:サインインを行えば完了

Microsoft teamsで会議を行う方法

Microsoft teamsのインストールが完了したら、早速利用してみましょう。ここでは、まず会議を行う方法について紹介します。

手順①:Microsoft teamsを開いたら「会議」を選択
手順②:すぐに会議を開始したい場合は「今すぐ会議」を選択
手順③:「今すぐ参加」を選択すれば完了

以下で、Microsoft teamsのチャット機能やWeb会議、背景変更方法などを詳しく紹介します。

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Microsoft teamsのチャット機能

Microsoft teamsのチャット機能の使い方を紹介します。

手順①:Microsoft teamsを開いたら「チャット」を選択
手順②:「新しいチャット」を選択
手順③:チャットをしたいメンバーの名前やグループ名を入力
手順④:チャットの画面が開いたらメッセージのやり取りを開始
手順⑤:「新しいメッセージの入力」にメッセージを入力
手順⑤:メッセージの入力完了後、「Enter」か「送信」を選択で完了

Microsoft teamsのweb会議

Microsoft teamsのWeb会議を行うためのやり方を紹介します。ここでは、組織内と組織外の2通りのやり方を紹介します。

・組織内の人とWeb会議をする場合

手順①:「参加者を表示」を選択
手順②:他のユーザーを招待にユーザー名かメールアドレスを入力
手順③:招待されたユーザーは「承認」を選択
手順④:「今すぐ参加」を選択すれば完了

・組織外の人とWeb会議をする場合

手順①:「参加者を表示」を選択
手順②:「その他の招待オプション」を選択
手順③:「会議のリンクをコピー」を選択
手順④:コピーしたリンクを参加者に送信
手順⑤:招待されたユーザーは、URLをクリックするとどの方法で会議に選択するかを決める
手順⑥:会議で表示する名前を入力し、「今すぐ参加」を選択
手順⑦:招待した側がユーザーを参加させる場合は、ユーザー名横のチェックマークを押せば完了

Microsoft teamsのweb会議時の背景変更方法

Microsoft teamsのWeb会議での背景変更方法について紹介します。

手順①:「背景の効果」をオン
手順②:表示された中から好きな背景画像を選択
手順③:背景が表示されれば完了

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