【準備期間3ヶ月、VR内定式の裏側】社内カフェスペースをVRで再現、一度も来社したことのない内定者とも仮想空間で同じ体験を。

ーVR内定式実施の背景を教えてください。

藤原：もともとは、コロナの影響で大人数で集まれなくなった弊社カフェスペース「8cafe」を仮想空間上で再現し、そこに社員がアバターを介して集まると面白そうだなという思いつきからスタートしました。私がSlackで「VR空間でカフェスペースを再現してみませんか？」と提案してみたんです。すると、スタンプで「いいね」がいっぱいついて、だったらやりましょうということでプロジェクトチームが発足。社内のイノベーション文化を作っている創造推進ユニットが主体になり、有志を集めた部署横断型のプロジェクトチームが作られました。2020年7月のことで、内定式まであと3か月というタイミングでしたね。

2ヶ月ほどして、PJメンバーもVRに慣れてきて、プロトタイプも出来上がってきたところ、毎年8cafeで行われていた内定式がビデオ会議になるという話があり、それはなんだか味気ないなと思っていたところ、代表の江幡から代表から「VR空間で内定式できない？」というオファーがあり、メンバーとも相談して面白そうなのでやってみようとなりました。この時点で、内定式まであと１ヶ月というタイミングでした。    
内定者にとっては、コロナの影響でなかなか会えず、つながっている感がないのかなと思っていました。東京以外にお住まいの人もいて、面接も全てリモートで終わってしまった人もいました。一度もオフィスに来たことがないのに入社をするというのは、やっぱり少し不安もあるかと思います。また、内定者の皆さんは同期とも会えていない状態でした。そこで、たとえバーチャルであっても、ひとつの空間で皆が同じ体験をすることで、少しは不安が和らぐのではと考えたのです。

ー内定式までどのように準備を進めたのでしょうか？

白井：VR自体はもともと内定式用というわけではなく、先行分野の技術を小さく作って試してみよう、という意図でプロジェクトを動かしていました。内定式の話が持ち上がったタイミングでは、会社としてオフィシャルな場で使うつもりではなかったので、イベントで活用するにあたり、どんな順序で何が必要なのか考えるところから始めました。普通のスペックのPCだと動かなくなったり、ネット回線がパンクする可能性があったりしたので、参加者一人ひとりのPCや回線を確認するといった小さな作業も検討項目の中に入れました。スペックが足りない場合、PCの貸し出しができるのかと対応を考えていきました。

内定式参加者のほとんどがVR初体験だったので、その操作についてのレクチャーも大変でした。事前にチュートリアルを行う機会を設け、当日は何とかスムーズに進行できました。

ー当日は、会をスムーズに進めるために何に気をつけたのでしょうか？

白井：VR空間に入るのにも時間がかかりますので、事前にVR空間にログインしてもらいました。内定式が始まる1時間前には内定者の方に先に入っていただき、その30分後には経営幹部に入ってもらうなど、段階を踏みました。そのおかげで時間ぴったりに始められました。

また、VR空間内では音声が途切れるなど聞き取りにくい場合があることわかっていたので、Zoomにも同時に入ってもらい、Zoomを介して指示を出すようにしていました。

ー実際にVR内定式をやってみていかがでしたか？

高橋：Zoomと違って内定者や経営幹部のリアクションが伝わりやすく、会社の明るい雰囲気が伝えられたのが良かったなと思います。VR空間では参加者一人ひとりにアバターが割り当てられますが、そのアバターの上にびっくりマークが出たり、効果音が出たりして、それぞれの感情を表現できます。

また、準備段階でも内定者同士や内定者と社員の間でコミュニケーションがあり、それぞれの人柄が分かったことも良かったのではないかなと思います。内定者とも一緒にプロジェクトを作り上げているのに近い感覚でした。

白井：私は内定者と式の前に面談をしており、オンラインで彼らの不安を聞いていました。一度もオフィスに行ったことがなく、漠然とした不安を抱えているとのことでした。何かできることはないかなと思っていましたが、面談時は「大丈夫だよ、入社したら一緒にご飯に行こうよ」としか言えませんでした。

それが今回の内定式で「迎えて貰えた感がある」「一緒に楽しく過ごせた」と言ってくれたのを聞いて、これまで自分が伝えたかったことが伝わったのだとうれしくなりました。

私の場合は何度も会社に行き、いろんな方とお話をしてこの会社に入りたいと思い、入社をしました。せっかく私達の会社を選んでくれた内定者に、何か返したいという気持ちがあって、今回は少しでもそれができたのかなと思っています。

藤原： 我々は「ヒトに“HAPPY”を」という理念を掲げていて、そのためのサービスをデザインする会社です。この先、VR、AR、xRというテクノロジーは必ず活用されるようになると考えていたのですが、実は最初はARの方が注目度が高かったんです。ただ、コロナで急にVRが注目を集めるようになり、それで一気に研究対象をVRに切り替えたという背景がありました。

内定式を通じて、我々の理念を体験してもらいたかったですし、立場を越えて自分たちで空間をデザインして体験を作るのだということを感じてほしいと思っていました。そういう意味では、良い機会だったのかなと思っています。

白井：アンケートの回収もしていて、参加した内定者からは「内定証書を頂いた際に社員の方々からのリアクションをいただき，身が引き締まる思いになりました」「社員の方々が和気あいあいと進めてくださったことで自分達だけではなく、多くの方が内定式のために準備してくださったことをより実感できた時間でした」といった声をいただけました。我々が提供したかった体験を届けられたのではと思っています。

ー次回もVR内定式をやるなら、何をブラッシュアップしたいですか？

高橋：今回はステージをつくり込みましたが、アバターのつくりこみにもチャレンジしたいですね。          
内定式では社長 江幡のアバター（エバター）を作ることを目指しましたが、既存のアバター作成サービスではうまく表現できず断念したので、次回は何らかのアバターを0からモデリングしてリベンジしたいと思います。
                       
藤原： 内定式は失敗できないと思ったので、参加者には動きを制限してもらっていたのですが、VR でしかできないような、机の上に立ったり壁を歩いたりといった動きを自由にしてもらっても良いかなと思っています。

ー今後はVRを軸にサービスの展開をしたりするのでしょうか？

藤原：具体的にはまだ考えていません。社会やユーザーの声を聞きながら決めようと思っています。

ー他の会社がVRを使ったイベントの開催などする際、気をつけるべきことはありますか？

藤原：実際に沖縄支店からVRを使ったイベントを開催したいと相談が来ていますが、まずスペックがあるか、は気にして欲しいポイントです。せっかくシステムを導入しても、動かない可能性がありますので。

また、アバターのファシリテーションはすごく大事です。少し操作を間違っただけで、とんでもない方向に動いてしまったりしますので。曖昧な指示は出さないようにして、誰にでもわかるように「ここに立って下さい」と伝える必要があります。

白井：確かにファシリテーションは非常に大事です。VR空間に不慣れなメンバーに操作してもらったり、「顔を正面に向けてください」といった指示出しを言葉だけでうまくできるように準備したりしなければいけません。そのためには、いきなり本番の環境をつくるのではなく、まずは小さくやってみながら学ぶことが重要です。

VRと聞くとどうしてもイメージが先行してしまいがちです。ほんの少しでも体験すれば、どういうものなのかリアルに分かるので、現実的な企画が立てられます。やってみようと思われたら、いきなり挑戦する前にまずはVRを体験してもらえればと思います。